Excel图表制作之前:熟悉模板

大多数状态下我们往往通过更新数据区数据,来套用一个已经设定好格式的图表。制作一个图表有时花费的时间相当不菲,有些图表的制作过程和绣花相差无几,所以一个图表的格式如何被快速、准确地多次套用,是一个值得考虑的问题,通常可以采用以下方法:

保存为模板

在下次使用时直接套用该图表模板不失为一个好的方法。在Excel 2003中,选中图表>单击鼠标右键>图表类型>自定义类型>“选自:”自定义>[添加],如图5.4-22所示,填写“名称:”后确认,即可在图表类型的[自定义类型]中看到;在Excel 2007/2010中,选中图表>图表工具>设计>[另存为模板],如图5.4-23所示,保存后,即可在图表类型的[模板]中看到。

Excel 2003保存图表模板

图5.4-22 Excel 2003保存图表模板

Excel 2007/2010保存图表模板

图5.4-23 Excel 2007/2010保存图表模板

:Excel 2003图表自带的自定义类型模板保存在“Xl8galry.xls”中,请在Office 2003安装文件夹下搜索,用户自定义类型模板则保存在“xlusrgal.xls”中,请在Documents and Settings文件夹下搜索。修改时请备份!

Excel 2007/2010的图表模板为*.crtx格式,是基于XML格式的zip文件包,该文件修改起来并不方便。

对于经常用到的图表类型,请动动手指头,单击鼠标右键>图表类型>选中该图表类型,单击[设为默认图表类型]。

使用工作簿模板

当组合图表过于复杂,且包含定义名称时,使用自定义图表的图表模板功能有时并不是最佳选择,因为自定义图表的数据源是静态数组引用,和单元格无关。有些图表的制作基于单元格的数据排布技巧,如果脱离了这些单元格,再次套图将非常麻烦。此时最好的办法是将该工作簿保存为*.xlt或*.xlts/*.xltm的工作簿模板,这将极大地保存包括颜色在内的所有格式。

直接复制

当然最为直接的就是复制这个图表或包含该图表的工作表。复制图表会导致图表引用的数据源修改起来比较麻烦,因为它会带上很长的路径,所以若条件容许,最好使用工作表复制。

Excel图表制作之前:熟悉数据整理

Excel提供了多样的数据整理工具,其中数据筛选功能和数据透视表是使用最多的功能。数据筛选具有强大的条件排序、条件选取数据功能。当使用高级筛选时,可以将查询整理后的数据放置到其他区域,如图5.4-19所示。数据透视表则是较为复杂的数据整理工具,它可以通过SQL来获取数据,进一步整理;也可以多条件整理数据;以及在整理数据时进行数值运算;Excel 2010中增加了切片器,扩充了数据透视表功能,如图5.4-20所示。

Excel的数据高级筛选

图5.4-19 Excel的数据高级筛选

Excel 2010的数据透视表

图5.4-20 Excel 2010的数据透视表

:使用高级筛选功能时需留意“与”和“或”的条件格式,属于“与”的条件,需并列写在同行;属于“或”的条件,需写在同列。

使用数据透视表结果所作的图表为数据透视图,如图5.4-21所示。在Excel 2003中,这种图表与Excel常规图表在使用上的最大不同在于:图表的格式会在数据透视表数据变更后消失,无法固定,Excel 2010相对Excel 2003有很大改观。数据透视图最大的好处在于可以通过图表坐标轴、标题、图例旁的按钮标签改变图表所引用的数据,且可与数据透视表联动。不过此类图表外观控制不灵活,且无法更改图表数据源,对使用辅助系列作图有较大限制。

Excel 2010的数据透视图

图5.4-21 Excel 2010的数据透视图

Excel图表制作之前:图形对象

在Excel图表中可以插入图片、自选图形等图形元素,甚至二维柱形、条形、折线、XY散点图表系列的数据点,也支持使用复制粘贴的方式插入图形对象。Excel 2003图表中可以插入控件对象,但Excel 2007和2010不支持该功能。

不论版本,Excel图表其实也是图形对象,所以也具有Excel处理图形对象时的保护、对象位置、打印的相关设置。在Excel 2003中,按下键盘Ctrl键,单击图表>单击鼠标右键>设置对象格式,可见[保护]和[属性]选项卡,如图5.4-13所示;在Excel 2007中,选中图表,图表工具>格式>单击大小右侧的按钮,可见[属性]选项卡;在Excel 2010中,选中图表,图表工具>格式>设置所选内容格式,可见[属性]选项卡中图形对象保护、对象位置、打印的设置,如图5.4-14所示。

Excel 2003图表对象格式

图5.4-13 Excel 2003图表对象格式

Excel/2010图表对象格式

图5.4-14 Excel/2010图表对象格式

作为图形对象,Excel图表同时也支持选取多个图形对象,单击鼠标右键>组合>组合,可将多个对象组合在一起。

:Excel 2007的组合功能不可以将照相机的镜像图形对象和图表组合在一起。

Excel支持将图表选择性粘贴为静态图形,如图5.4-15所示。Excel 2003不支持使用PNG、JPEG、GIF、位图等这些点阵类型的图形对象。

Excel 2010图表对象的选择性粘贴

图5.4-15 Excel 2010图表对象的选择性粘贴

如果粘贴对象是增强型图元文件,则可以单击鼠标右键>组合>取消组合,将其打散,不过建议这样的操作放到PowerPoint中来操作,分解得会比较好。当图表过于复杂时,通过该方式获得的矢量图形在Excel 2007中解释得会比较糟糕,尤其在打印预览时。

学习思考


在Microsoft Office中,不同的软件对应不同的应用。虽然Excel中也可完成Word、PowerPoint的某些操作,但毕竟术业有专攻,专业的事应该交由专业工具去处理。在Office软件中:

  1. Excel基于数据的加工与分析;
  2. Word基于文本编辑与排版;
  3. PowerPoint基于多媒体对象的关系处理,尤其是自选图形和矢量图形。

不论版本,选中一个图表,单击鼠标右键>位置/移动图表,将看到如图5.4-16所示的对话框,Excel图表支持使用图表工作表和作为工作表嵌入对象来存储图表。图表工作表的图表区可以容纳多个图表,但在嵌入式图表中,不支持该项操作。

Exced 2010移动图表对话框

图5.4-16 Exced 2010移动图表对话框

Excel给图形对象添加了多种实用功能,可以设置不同图形对象的叠放层次、对齐方式。其中对齐到网格是一个控制图表位置及大小非常好用的功能,它可以将对象以单元格边框作为参考基准,进行大小、位置的调整。Ctrl+鼠标选中图表,在Excel 2003中,绘图工具栏>绘图,如图5.4-17所示;在Excel2007/2010中,图表工具>格式>排列选项集,如图:5.4-18所示,选择相应工具即可。

Excel 2003图形对象的对齐

图5.4-17 Excel 2003图形对象的对齐

Excel 2007/2010图表对象的对齐

图5.4-18 Excel 2007/2010图表对象的对齐

Excel图表制作之前:函数、定义名称及条件格式

图表的制作过程常常要使用到一些作图必要的辅助计算,这些计算通常由函数完成。Excel提供了非常丰富的工作表函数(如图5.4-8所示),从时间到数值、文本,从数学到工程与科学无所不包,从某种角度而言,Excel的强大在于其有强大的工作表函数,使用者发问最多的Excel功能一般也是函数的使用。

Excel函数对话框

图5.4-8 Excel函数对话框

这些函数通过相互嵌套可以变为功能多样的公式,编制一个嵌套公式其实和使用VBA编程,以及Excel内部处理功能按钮的逻辑没有两样,只是其返回的是数值结果。

定义名称可以看作是Excel对函数公式的一种封装形式。Excel图表系列的数据源、单元格公式中通过对名称的调用,可直接调用定义名称所定义的公式及地址引用。要使用定义名称,在Excel 2003中,插入>名称>定义名称;在Excel 2007/2010中,公式>定义名称,即可在如图5.4-9[Excel 2003]和图5.4-10[Excel 2007/2010]所示的对话框中输入名称,然后在引用位置中输入函数公式即可。当然不是所有的函数公式都支持被直接封装,一般而言,大多数复杂的嵌套数组公式无法被直接封装到名称中。

Excel 2003定义名称

图5.4-9 Excel 2003定义名称

Excel 2007/2010定义名称

图5.4-10 Excel 2007/2010定义名称

:在定义名称中所有单元格地址引用建议使用绝对引用,不建议在实际输入时使用键盘左右方向键。

定义名称的范围包括工作簿和工作表两种。属于工作簿引用的可以被其他工作簿调用,但修改时必须打开所属工作簿,必须注明相应的工作簿名称,并使用英文半角单引号将工作簿名称括起来。范围是工作表的引用只能使用在当前工作表中,无法被其他工作簿调用。

条件格式是Excel通过函数公式对单元格文字、背景、边框的动态格式设置,Excel 2007/2010还提供了更加丰富的格式化设定。在Excel 2003中,格式>条件格式,即会看到如图5.4-11所示的对话框;在Excel 2007/2010中,开始>条件格式,可见如图5.4-12所示的下拉菜单。Excel 2003支持最多3个条件格式,Excel 2007/2010则为64个。

Excel 2003条件格式设定

图5.4-11 Excel 2003条件格式设定

图5.4-12 Excel 2007/2010

Excel图表制作之前:Excel选项操作

由于Excel对1900日期系统中1900年视为闰年,所以该日期系统有Bug,如果不需要和Lotus软件相兼容,在Excel 2003中,工具>选项>[重新计算],在Excel 2007/2010,文件>Excel选项>高级>公式,勾选“1904日期系统”。该系统和1900日期系统的差异是:数值0通过数字格式转化后,其起始日期为1904-1-1日。


微软官方对此Bug给出了详细说明,请参见以下网址:

http://support.microsoft.com/kb/214019


在选中一个图表的前提下,Excel 2003在上述所讲[选项]对话框中可以设定[图表]选项卡,如图5.4-6所示。Excel 2007/2010需单击鼠标右键>选择数据>[选择数据源]>“隐藏单元格和空单元格”,如图5.4-7所示。

Excel2003选项对话框中的图表选项卡

图5.4-6 Excel2003选项对话框中的图表选项卡

Excel 2007隐藏和空单元格设置

图5.4-7 Excel 2007隐藏和空单元格设置

空单元的相关选项主要针对:柱形图、条形图、折线图、XY散点图、面积图、雷达图等图表系列,且数据源中包含未输入任何内容的空单元格。需要特别说明的是,面积类图表空单元格的绘制其实都以零值代表,但数据点标签的值引用会受选项的不同而变化。

  • 不绘制/空距:无数据点,且当设置数据点间连线时,空单元格的位置会被设置为无连线,面积图不支持。
  • 以零值代表/零值:数据点被赋值为0,处在数值坐标0的位置,该选项一般为默认选项。
  • 以内差值替换/用直线连接数据:无数据点,且当设置数据点间连线时,空单元格的引用数值会被内差值替换,视觉上为忽略空值,两点直接相连。柱形和条形图不适用此选项。

:如果在组合图表中包含了该设置不支持的图表类型,以上3个选项将无法设置。

提示


Excel图表遵循两种方式的内差值计算:

  • 非平滑曲线,采用两点间数值平均的算法;
  • 平滑曲线采用三次贝塞尔曲线算法,该算法较为复杂。

只绘制可见单元格数据/显示隐藏行列中的数据:该选项和隐藏单元格相关,Excel 2003和Excel 2007/2010在设置上正好相反。Excel 2003的“显示名称”和“显示值”选项,主要针对鼠标移至图表相应元素时,鼠标指针右下角出现的提示标签内容,该标签为只读模式,无法设置。

在Excel的全局选项中还包括诸如公式计算的最大误差精度设定(默认为0.001)等众多设定,需要花些时间来研究一下这些设定;这将会对接下来的操作助益良多。

:在Excel 2003选项中,如果[编辑]选项卡的“单元格拖放”选项未被选中,则本节所述的拖曳功能将无法实现。

Excel图表制作之前:熟悉粘贴操作

无论Excel版本,选择一个数据区域,键盘Ctrl+C组合键复制,然后选中图表,键盘Ctrl+V组合键粘贴,会直接在图表中新添一个图表系列,该系列图表类型会和图表中最高叠放优先级的图表系列保持一致。若在复制后,使用菜单中的选择性粘贴选项,则会调用如图5.4-5所示的对话框。

Excel图表的选择性粘贴

图5.4-5 Excel图表的选择性粘贴

:Excel 2003在图表较为复杂,使用上述拖拽方法,当拖拽单元格区域的单元格个数少于图表中最高叠放优先级图表系列的数据点个数时,会弹出图表的选择性粘贴对话框。

小技巧


在Excel 2003中添加一个图表系列:

菜单>[添加图表系列]调用[添加数据]对话框,如右图所示。

Excel图表制作之前:熟悉拖拽操作

不论Excel版本,鼠标选中图表或图表元素,当鼠标变为时,均可通过拖拽方式来移动这些对象;当选中图表区或绘图区时,鼠标移至如图5.4-4所示的8个点位置,出现箭头时可以通过拖拽改变图表区的大小,该方法也适用于图表绘图区。

Excel鼠标拖曳图表尺寸的位置

图5.4-4 Excel鼠标拖曳图表尺寸的位置

Excel 2003还支持选择一个数据区域,将其拖曳进图表,来添加一个图表系列,该系列图表类型会和图表中最高叠放优先级的图表系列保持一致。如果该图表仅有一个图表系列,则拖曳区域的数据将变为该系列的新增数据点。除此之外Excel 2003还支持5.3.1节所述的拖曳系列数据点的功能。

Excel图表制作之前:熟悉工具栏

在Excel 2003中选中图表后,菜单栏中的“数据”会变为“图表”下拉菜单,如图5.4-1所示。针对图表Excel也提供了专有的工具栏,合理使用工具栏可以将图表制作过程变得简单和快捷。Excel 2003中该工具栏默认不显示:要调用需鼠标指向Excel工具栏的空白处,单击鼠标右键,勾选“图表”选项,如图5.4-2所示;Excel 2007/2010中,当鼠标选中一个图表,在菜单中就会出现如图5.4-3所示的“图表工具”选项集,包括了[设计]、[布局]、[格式]3个选项卡,涵盖了80%与图表相关的选项。

图5.4-1 Excel 2003图表菜单

Excel 2003图表工具栏

图5.4-2 Excel 2003图表工具栏

Excel 2007/2010图表工具菜单

图5.4-3 Excel 2007/2010图表工具菜单

需特别留意Excel 2007/2010菜单中,每个选项群组标签右下角的按钮,这个按钮很小,使用者一般很难发现和注意。单击该按钮,一般会弹出更为细致的该选项设置对话框。

Excel带有一个照相机功能,该功能可以将单元格区域作为镜像图形,使单元格变为图形,也可利用其将图表和单元格“拼合”。该功能按钮默认不在工具栏显示,要将其显示到工具栏,在Excel 2003中,鼠标指向Excel工具栏的空白处,单击鼠标右键>自定义>[工具]选项卡>“类别:”中选择“工具”>“命令:”中选中“照相机”,然后使用鼠标拖至工具栏,关闭自定义对话框即可;在Excel 2007/2010中,文件>Excel选项>快速访问工具栏>“命令:”选项中“不在功能区的命令”选中“照相机”,单击[添加]及[确认]按钮即可。

:Excel 2007的“文件”指按钮。

Excel图表制作之前:使用相关快捷键

Excel提供了大量有用的快捷键,这些快捷键可以帮助我们快速完成鼠标多次点击才能完成的特定功能,其中有些快捷键是必须掌握的图表制作技能,因为这类操作通常无法通过鼠标来完成。要获取与图表相关的所有快捷键,最简单的方法是利用Excel的帮助系统[F1键],在Excel 2003中,在窗体右上角输入框中输入“快捷键”,并按下回车键;在Excel 2007/2010中,鼠标单击窗体右上角的按钮,在帮助系统的搜索栏中输入“快捷键”,并按下回车键。以下列出一些图表制作中需要经常使用的快捷键:

a)Delete键

鼠标点取一个图表中的元素,按下该键可以快速删除或隐藏该元素。

b)Ctrl键

当按下该键,鼠标单击图表可使图表变为图形对象;

当按下该键,可使用鼠标点取嵌入图表的多个非图表元素;

鼠标点取图表或嵌入图表中的非图表元素,使用Ctrl+C组合键可执行复制操作,使用Ctrl+V组合键可执行粘贴操作。

c)←或→键

鼠标选中一个图表系列,使用该键可通过向左或向右方向选择相应的1个数据点。

d)↑或↓键

鼠标选中任意一个图表元素,使用该键可在不同图表元素间切换。当图表较为复杂时,鼠标选取一个图表系列将非常困难,使用该键将变得非常简单。

e)F11键

选中数据,使用该键可以快速以默认图表类型完成一个图表。

f)F9键

鼠标选中一个图表系列,光标移至编辑栏的SERIES公式末尾,使用该键可以使该系列的源数据由单元格引用变为数值引用。同时亦是Excel函数公式的重算触发键。

g)F4键

含有单元格引用的公式,在编辑栏中鼠标选取单元格地址,使用该键可以在单元格绝对引用或相对引用方式间切换。此外该功能键还可重复上一次操作,在使用上,Excel 2003为一组操作,而Excel 2007/2010为单步操作。

Excel图表制作之前

在Excel中制作一个图表,不仅需要熟悉与图表直接相关的操作,还需要了解与图表制作间接相关的Excel功能。这些操作有些与图表制作效率相关,有些与图表操作环境相关,有些则可帮助我们实现图表的一些特殊要求。除此之外从作图准备开始还需规划好图表制作的路线图,这将帮助我们理清头绪,指明从哪里来到哪里去。

使用Excel制作图表,我们必须了解快捷键、工具栏、拖拽操作、粘贴操作、Excel选项、函数、定义名称、自定义格式、图形对象、数据整理、模板等这些与图表间接相关的功能。下面就一起来学习吧~