标签：排序

Excel 更改数据透视表的排序方式

在数据透视表中可以方便地对数据进行排序，下面通过实例介绍具体操作步骤。

步骤1：打开要进行排序操作的数据透视表文件，如图24-27所示。

步骤2：单击“产品名称”列右侧箭头，然后单击弹出菜单中的“降序”命令，如图24-28所示。

图24-27　打开数据透视表文件

图24-28　单击“降序”命令

步骤3：经过以上操作，产品名称更改为按降序排列，如图24-29所示。

图24-29　产品名称更改为按降序排列

步骤4：单击“产品名称”列右侧箭头，然后单击弹出菜单中的“其他排序选项”命令，打开“排序（产品名称）”对话框。

提示：也可以单击“产品名称”列下方的任一单元格，然后选择“数据透视表工具”|“选项”|“排序”命令，打开“排序（产品名称）”对话框。

步骤5：选中“升序排序（从A到Z）依据”单选按钮，并在下方列表中选择“产品名称”，如图24-30所示。

步骤6：单击“确定”按钮，将产品名称的排序方式改回升序。

提示：如果要设置更多的排序选项，可以单击“排序（产品名称）”对话框中的“其他选项”按钮，打开“其他排序选项（产品名称）”对话框，然后设置自动排序、主关键字排序次序、排序依据、方法等选项，如图24-31所示。例如，如果希望每次更新报表时都自动排序数据，则选中“每次更新报表时自动排序”复选框。

图24-30　选中“升序排序（从A到Z）依据”单选按钮

图24-31　“其他排序选项（产品名称）”对话框

Excel 在当前数据范围内重新应用筛选和排序

用户在当前数据范围内已经应用了筛选或排序，如果还想在当前数据范围内重新应用筛选或排序命令，则可以执行以下操作步骤。

步骤1：在已经应用了筛选或排序的数据区域中单击任意单元格。

步骤2：依次单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“重新应用”命令或还可以依次单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“重新应用”按钮即可。

Excel 取消当前数据范围的筛选和排序

在对工作表进行了数据筛选后，如果要取消当前数据范围的筛选或排序，则可以执行以下操作。

  • 单击设置了筛选的列标识右侧的按钮，在弹出的“筛选”列表中选择“从‘**’中清除筛选”命令即可。
  • 如果在工作表中应用了多处筛选，用户想要一次清除，则可以依次单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“清除”命令即可。
  • 如果在工作表中应用了多处筛选，用户想要一次清除，还可以依次单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“清除”按钮即可。

Excel 按颜色进行排序或筛选

在Excel中不但可以关键字进行排序和筛选，还可以按颜色进行排序和筛选，如图21-21所示工作表，以下将通过实例说明如何按颜色进行排序或筛选操作。

步骤1：在数据区域选择任意单元格，例如这里选择B4。

步骤2：选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“筛选”命令，此时在单元格A1、B1、C1、D1的右侧都会出现一个按钮。

步骤3：单击单元格C1右侧的按钮，弹出如图21-22所示的“筛选”列表。

步骤4：如果是要按颜色进行排序，则将鼠标指针移动到“按颜色排序”命令上，会弹出如图21-22所示右侧的“按单元格颜色排序”子菜单，从中选择一种颜色即可，如这里选择“黄色”，此时的工作表如图21-23所示。

图21-21　目标数据

图21-22　“筛选”列表

步骤5：如果是按颜色进行筛选，则将指针移动到“按颜色筛选”命令上，也会弹出与“按单元格颜色排序”相类似的子菜单。在子菜单中选择一种颜色即可，如这里选择“黄色”，此时的工作表如图21-24所示。

图21-23　按颜色进行排序的结果

图21-24　按颜色进行筛选的结果

Excel 按多个条件进行排序

当按单个条件进行排序时，有两名员工的工资都是1850，如图21-15所示，此时可以按其他条件进行排序，即按多个条件进行排序。

图21-15　目标数据

以图21-15为例，按多个条件进行排序的具体操作步骤如下。

步骤1：选择数据区域中的任意单元格，例如这里选择B2。

步骤2：选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“自定义排序”命令，弹出“排序”对话框。

步骤3：在对话框中单击“主要关键字”按钮，从弹出的列表中选择“工资”项，“次序”选择为“降序”。

步骤4：单击对话框左上方的“添加条件”按钮，此时在“主要关键字”的下方出现了“次要关键字”项。

步骤5：单击“次要关键字”按钮，从弹出的列表中选择“工龄”，“次序”为“升序”。

步骤6：单击“确定”按钮，此时的工作表如图21-16所示。

图21-16　多个条件排序结果

在Excel 2016中除了上述的基本排序功能外，还可以按自定义的条件进行排序。如果是要按“董事长、副董事长、总经理、副总经理、办公室主任、办公室副主任”职位进行排序时，需要先将这些数据定义为序列，然后进行自定义排序即可。

Excel 按单个条件进行排序

排序是统计工作中经常涉及的一项工作，在Excel中可以将数据按单个条件进行排序、多个条件进行排序还可以自定义条件进行排序。

如果需要将数据按某一字段进行排序，此时可以使用按单个条件进行排序的方法。

按单个条件进行排序的具体操作步骤如下：

步骤1：选择数据区域中的任意单元格。

步骤2：选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“自定义排序”命令，弹出“排序”对话框。

步骤3：从对话框“主要关键字”列表中选择关键字，然后在“次序”列表框中选择“升序”或“降序”即可。

步骤4：单击“确定”按钮。

此时的数据已经按刚才选择的“主要关键字”以及选择的次序进行了排序。

Excel 按自定义序列进行排序

如图21-13所示，如果是按楼层的层数来进行升序排序，则会出现“八楼、二楼、九楼……”的排列次序。如何实现“一楼、二楼、三楼……”的顺序实现升序排列，是一个非常现实的问题。可以使用设置自定义序列，然后再按自定义序列进行排序。

图21-13　目标数据

步骤1：选择数据区域中的任意单元格，例如这里选择单元格A2。

步骤2：选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“自定义排序”命令，弹出“排序”对话框。

步骤3：在对话框中单击“次序”按钮，从弹出的列表中选择“自定义序列”命令，弹出“自定义序列”对话框。

步骤4：在对话框“输入序列”下方的文本框中输入“一楼，二楼，三楼，四楼，五楼，六楼，…，十七楼”。

提示：在输入“一楼”“二楼”时，中间一定要用英文逗号隔开。

步骤5：单击对话框右侧的“添加”按钮，然后单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。

步骤6：单击“确定”按钮，此时的工作表如图21-14所示。

图21-14　实现排序结果

提示：在“自定义”序列对话框“输入序列”文本框中输入完序列后，一定要在单击“添加”按钮后，再单击“确定”按钮才能生效。

Excel 按字数进行排序

在现实的工作过程中，用户有时需要按字数进行排序，如在制作一份歌曲清单时，如图21-11所示。人们习惯性地按照歌曲名字的字数来将它们分类。

但Excel 2016并不能直接按字数对其进行排序，如果要实现这一操作，必须要先计算出每首歌曲名字的字数，然后才可以进行排序。

步骤1：在单元格C1中输入“字数”。

步骤2：在单元格C2中输入公式“＝LEN（B2）”，将指针移动到填充柄处，按住左键向下拖动至数据区域末尾处。

步骤3：单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“升序”按钮即可。

步骤4：此时工作表中就按字数排列好了歌曲名，如图21-12所示。

图21-11　歌曲清单

图21-12　按字数排序后的工作表

步骤5：如果不再需要C列，则可以将其删除。

Excel 按笔划进行排序

前面讲过文本排序，其实笔划排序就是文本排序的一种。在默认情况下，Excel 2016对中文字的排序方式是按照“字母”顺序的，以中文姓名为例，字母顺序即按姓的拼音的首字母在26个英文字母中出现的顺序进行排列，如果同姓，则依次计算名的第二个字、第三个字。

但在中国人的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。这种排序的规则是：按姓氏的笔划数多少排列，同笔划数内的姓氏按起笔顺序排列（横、竖、撇、捺、折），笔划数和笔形都相同的字，按字形结构排列，先左右、再上下，最后整体字。如果姓氏相同，则依次看“名”的第二、三个字，规则同姓氏。接下来以姓名排序为例，说明笔划排序的具体操作步骤。

步骤1：单击希望按笔划排序数据区域中的任一单元格。

步骤2：单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框。

步骤3：在对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框。

步骤4：在该对话框中选择“笔划排序”，然后单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。

步骤5：在“排序”对话框中选择“次序”为“升序”。

步骤6：单击“确定”按钮即可。

Excel 特殊班级排序一例

在使用Excel工作表进行成绩统计时，一般都是将成绩按班级输入并计算出个人总分，然后将所有班级成绩组合到一起，再以总分为关键字从高到低排序，如图21-8所示。

图21-8　目标数据

填充校总名次，然后再按班级顺序排列，以便以班级为单位打印输出成绩单。这样一看成绩单，就能知道班级在全校前20名或前50名有多少学生，以及每个学生在全校的名次等。但是在Excel系统不识别“一班、二班、三班……”的顺序，而是以第一个汉字的拼音的第一个字母顺序排列，排完的顺序是“二班、六班……”，让人看起来很不舒服，而且不方便。通过以下方法设置序列，然后再进行排序即可。

步骤1：单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框。

步骤2：在对话框中选择“主要关键字”排序为“班级”，然后单击“次序”按钮，从弹出的列表中选择“自定义序列”命令，弹出如图21-9所示的“自定义序列”对话框。

图21-9　“自定义序列”对话框

步骤3：在对话框“输入序列”文本框中输入“高一一班，高一二班，高一三班，高一四班，高一五班，高一六班”，单击“添加”按钮。

提示：在输入“高一一班，高一二班，高一三班，高一四班，高一五班，高一六班”时，中间一定要用英文逗号隔开。

步骤4：在自定义序列列表框中找到并选中刚添加的序列。

步骤5：单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。

步骤6：单击“确定”按钮，此时的工作表如图21-10所示。

图21-10　排序结果