Excel 输入数值类型数据:整数、小数、分数

数值类型是Excel工作表中最重要的数据类型之一。众所周知,Excel最突出的一项特色就是它对于数据的运算、分析和处理,而最常见的处理的数据类型就是数值类型的数据,它常参与各类运算。数值类型的数据通常包括整数、小数和分数,它们的输入方法介绍如下。

输入整数

单击选择要输入数据的单元格,如单元格J5,直接输入整数,如“24800”,按下Enter键后,数据自动靠单元格右侧对齐,如图3-23所示。

图3-23 输入整数

输入小数

在单元格F6中输入数据“42500.5”,按下Enter键后,数据自动靠单元格右侧对齐,如图3-24所示。

图3-24 输入小数

输入分数

在单元格中输入整数和小数都非常简单,直接输入即可,但是,却不能直接输入分数。对于分数必须掌握一定的技巧才能正确地输入。当然,在平常登记现金日记账时,很少会使用分数进行登记,这里仅仅是为了介绍分数的输入方法而举的特例。

步骤01:直接输入分数。在单元格H8中输入“1/2”,如图3-25所示。

图3-25 直接输入分数

步骤02:显示为日期值。按下Enter键后,输入的数据自动显示为“1月2日”,如图3-26所示。

图3-26 显示为日期值

步骤03:正确的分数输入方法。删除刚输入的内容,重新在单元格H8中输入“01/2”,如图3-27所示。

图3-27 正确的分数输入方法

步骤04:按下Enter键后,单元格H8中显示的内容为“1/2”,显示为分数格式,如图3-28所示。

小技巧:数值显示为科学计数法格式

当在单元格中输入一个位数较多的数值时,按下Enter键后,如果当前单元格的列宽不足以显示所有的数字时,它会自动显示为科学计数法格式。如果用户想要显示常规数字格式,只需要调整该单元格所在列的列宽即可。

图3-28 显示为分数格式

Excel 判断测试对象是否为数值:ISNUMBER函数

如果需要判断测试对象是否为数值,可通过ISNUMBER函数实现。ISNUMBER函数的语法为:=ISNUMBER(value),其中value参数为需要进行检验的数值。若测试对象为数值,将返回逻辑值TRUE,否则返回FALSE。

下面举例说明ISNUMBER函数的使用方法。

01 在“A2”单元格中输入需要测试的数据值,本例输入数字“128”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=ISNUMBER(A2),然后按下“Enter”键确认即可。

alt

Excel 将数值转换为按指定格式表示的文本:TEXT函数

如果要将数值转换为按指定数值格式表示的文本,可通过TEXT函数实现,其语法为:=TEXT(value,format_text),各参数的含义介绍如下。

※ value:为数值、计算结果为数值的公式或者包含数值的单元格引用。

※ format_text:指定的数值格式。

下面以将数值“1000”转换为小数位数为2位的货币格式为例,具体操作如下。

01 在“B1”单元格中输入数值,在“C1”单元格中输入指定格式,本例输入“¥#.#00”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=TEXT(B1,C1),按下“Enter”键确认即可。

alt

Excel 能否将文本型数字转换成数值?

图5.35中C12的公式计算结果不正确,因为C2:C11区域中部分单元格的值是文本,而不是数值。如何才能快捷地将C2:C11区域中每个单元格的值都转换成数值呢?

图5.35 文本型数字导致求和出错

解题步骤

将文本型数字转换成数值有很多方法,最快捷地批量转换方法是分列,按以下步骤调用分列工具。

1.选择C2:C12区域。

2.单击功能区的“数据”→“分列”,弹出“文本分列向导”对话框。

3.不做任何设置,单击“完成”按钮,选区中的所有文本型数字都会转换成数值,C12 的公式也会相应地调整运算结果。图5.36是调整后的效果。

图5.36 转换效果

知识扩展

1.数值在单元格中显示为文本形式,其成因有两个:一是将单元格的数字格式设置为“文本”,然后再输入数值,二是先输入半角状态的撇号,然后再输入数值。不管哪种方式产生的文本型数字都可以通过分列转换成数值。

2.分列仅对列有效,一次转换一列数据。如果一个多行多列的区域都需要转换,如B2:G200,那么可以在旁边的一个空白单元格中输入数值0,并复制该单元格,然后选择B2:G200区域,调用“选择性粘贴”对话框,选中“数值”和“加”单选按钮,最后单击“确定”按钮。粘贴选项的设置界面如图5.37所示。

图5.37 设置粘贴选项

Excel 2019筛选特定数值段步骤图解

在对数据进行数值筛选时,Excel 2019还可以进行简单的数据分析,并筛选出分析结果,例如筛选高于或低于平均值的记录。打开“主科目成绩表.xlxs”工作簿,如图6-49所示。以语文成绩数据为例,说明筛选高于平均值记录的具体操作步骤。

STEP01:在数据区域选择任意单元格,这里选择C2单元格。切换至“数据”选项卡,单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,如图6-50所示。

图6-49 目标数据

单击“筛选”按钮

图6-50 单击“筛选”按钮

STEP02:在D1单元格处单击筛选按钮,在展开的下拉列表中选择“数字筛选”选项,在展开的级联列表中选择“高于平均值”选项,如图6-51所示。此时,工作表中只显示语文成绩高于平均值的数据区域,如图6-52所示。

图6-51 设置数字筛选条件

筛选出高于平均值的数据

图6-52 筛选出高于平均值的数据

Excel如何限制单元格的数值

在第5章中曾介绍过,输入日期时要用公历的形式输入,但这也是非常麻烦的工作。而且,在表格中输入数据的人可能并不是十分清楚输入日期的方法。

因此,在制作需要输入日期的表格时,应该把年、月、日的数据分别输入3个不同单元格中,以这3个单元格的数值为参数,用 DATE 函数填充日期数据。这样就可以避免每次都输入斜线,提高了输入效率。

将年、月、日分别输入3个不同的单元格中,以这3个单元格的数值为参数,用 DATE 函数填充日期数据

运用这种方法的话,在输入数据时就不会出现错误。前文中也曾提到,有时会使用已经制作好的表格,而有些人不清楚要按照公历的格式输入日期。这个方法让其他填写表格的人也能够正确输入日期数据,从而顺利推进工作。

如上表,在单元格 A1中输入“年份”,单元格 A2输入“月份”,单元格 A3输入“日期”。单元格 A6的 DATE 函数以单元格 A1、A2、A3的数值为参数生成日期数据。单元格 B6的 TEXT 函数引用单元格 A6的数据生成的星期数据。

这时,如果想要在输入月份的单元格中不出现1~12以外的数字,可以按照以下步骤操作。

➊ 选中只允许输入1~12的数值的单元格,即单元格 A2,点击【数据】菜单栏➛点击【数据有效性】。

➋ 从【允许】中选择【整数】。

➌ 【最小值】输入1,【最大值】输入12,并按【确定】。

这样在单元格 A2里,即便想要输入1~12之外的数值,系统也会立刻弹出下图中的提示,无法输入。

如果想输入1~12之外的数值,会出现警告提示

这样就能防止输入错误。