Excel 自定义自动筛选:筛选文本

在实际工作中,在对数据进行筛选的时候,简单的自动筛选或许并不能满足用户的需求。这时候,可以通过自定义筛选来设置比较复杂的筛选条件。要设置多个条件进行筛选,可以通过“自定义自动筛选方式”对话框进行设置,从而得到更为精确的筛选结果。常见的自定义筛选方式有:筛选文本、筛选数字、筛选日期或时间、筛选最大或最小数字、筛选平均数以上或以下的数字、筛选空值或非空值,以及按单元格或字体颜色进行筛选。打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿。

对于文本值,通常的自定义筛选方式有:“等于”“不等于”“开头是”“结尾是”“包含”和“不包含”等选项,用户可以根据实际需要选择最适合的筛选方式。以应收账款数据为例,假如要筛选出“火星人科技有限公司”和“山城电子实业有限公司”的数据行,操作步骤如下。

步骤01:单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,在标题行的单元格中显示筛选下三角按钮,如图6-56所示。

图6-56 显示筛选按钮

步骤02:单击“二级科目”单元格右侧的筛选按钮,从筛选列表中单击“文本筛选”选项,然后从下级下拉列表中单击“等于”选项,如图6-57所示。

图6-57 单击“等于”选项

步骤03:设置第一筛选条件。单击“自定义自动筛选方式”对话框右上角的下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“火星人科技有限公司”,如图6-58所示。

步骤04:设置第二筛选条件。单击选中“或”单选按钮,从左面的下拉列表中选择“等于”,从右下角的下拉列表中选择“山城电子实业有限公司”,然后单击“确定”按钮,如图6-59所示。

图6-58 设置第一筛选条件

图6-59 设置第二筛选条件

步骤05:返回工作表中,此时筛选结果将显示“二级科目”为“火星人科技有限公司”或者“山城电子实业有限公司”的行,如图6-60所示。

注意:自定义筛选中的“与”和“或”

“与”和“或”在Excel中分别代表两种逻辑运算,即“与运算”和“或运算”。“与运算”类似于乘法运算,当同时成立时才返回逻辑值TRUE,否则返回FALSE;“或运算”类似于加法运算,只要满足其中一个条件就返回逻辑值TRUE,都不满足时才返回FALSE。在“自定义自动筛选方式”对话框中,如果选中“与”单选按钮,则筛选结果必须同时满足上下两个条件,而如果选中“或”单选按钮,则只要满足其中任何一个条件就会被筛选出来。Excel中分别用符号“AND”和“OR”代表“逻辑与”和“逻辑或”。

图6-60 筛选结果

Excel 输入文本类型数据

文本数据是指由文字、数字、符号等组成的字符串,它在Excel中以文本的形式存储。Excel中的文本类型数据包括普通文本类型和数值型文本数据。

输入普通文本类型数据

步骤01:单击选择要输入内容的单元格,如单元格D5,输入内容“期初余额”,如图3-14所示。还可以在编辑栏中输入数据。

图3-14 直接在单元格中输入文本

步骤02:单击选择要输入数据的单元格,如单元格D6,在编辑栏中输入“提取现金备用”,如图3-15所示。

输入数值型文本数据

步骤01:直接输入数值。假如,在单元格J2中要输入现金日记账账页的编号,单击选择单元格J2,输入内容“0125896”,如图3-16所示。

图3-15 在编辑栏中输入文本

图3-16 直接输入数值

步骤02:自动存储为数字。按下Enter键后,系统会动将输入的数字串存储为数字格式,删除最前面的0,如图3-17所示。

步骤03:正确的输入方法是在单元格J2中先输入一个单撇号,然后输入一个空格,最后再输入编号数字串,如图3-18所示。

步骤04:正确的输入结果。按下Enter键后,单元格中会显示输入的数字串,但同时单元格左上角会显示一个绿色的小三角,即错误检查标记,如图3-19所示。

隐藏错误检查标记

在默认的情况下,如果将数字存储为文本格式,或者数字前面有撇号,系统会在单元格的左上角显示错误检查标记,即绿色的小三角。用户也可以将它隐藏起来,操作方法如下。

图3-17 自动存储为数字

图3-18 正确的输入方法

图3-19 显示错误检查标记

步骤01:单击选中单元格J2,此时单元格左侧会显示一个带下三角按钮的标记,单击标记中的下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“错误检查选项”选项,如图3-20所示。

图3-20 单击“错误检查选项”选项

步骤02:随后弹出“Excel选项”对话框。单击“公式”标签,在“错误检查规则”选项区中取消勾选“文本格式的数字或前面有撇号的数字”复选框,然后单击“确定”按钮,如图3-21所示。

图3-21 设置错误检查规则

步骤03:返回工作表中,此时单元格J2左上角的绿色小三角消失了,如图3-22所示。

图3-22 隐藏错误检查标记

Excel 设置文本格式

步骤01:先对工作表的标题进行设置,选中文本“记账凭证”,功能区切换到“开始”选项卡,在“字体”组中将字体改为“华文中宋”,字号改为“20”,“倾斜”字体,然后单击“字体颜色符号”下拉按钮,在展开的下拉框中选择字体颜色是“蓝色,个性色1”,如图1-81所示。

图1-81 设置文本格式

步骤02:按照上述步骤,对整个表格的字体格式进行设置,设置效果如图1-82所示。

图1-82 设置文本格式效果

Excel 检测一个值是否为文本:ISTEXT函数

如果需要检测一个值是否为文本,可通过ISTEXT函数实现。ISTEXT函数的语法为:=ISTEXT(value),其中value参数为指定用于检测是否为文本的数据。若测试对象为文本,将返回逻辑值TRUE,否则返回FALSE。

下面举例说明ISTEXT函数的使用方法。

01 在“A2”单元格中输入需要测试的数据值,本例输入数据“信息函数”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=ISTEXT(A2),然后按下“Enter”键确认即可。

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Excel 返回值引用的文本:T函数

如果需要返回某个值所引用的文本,可通过“T”函数实现。T函数的语法为:=T(value),其中参数value为需要进行测试的数值。

下面举例说明T函数的使用方法。

将单元格中的文本转换为文本

01 在“B1”单元格中输入需要转换的内容。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=T(B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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将单元格中的数字转换为文本

01 在“B1”单元格中输入需要转换的内容。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=T(B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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注意 使用T函数时,若指定的值为文本,则返回文本,否则返回空文本。

Excel 返回文本字符串中第一个字符的数字代码:CODE函数

如果需要返回文本字符串中第一个字符的数字代码,可通过“CODE”函数实现。CODE函数的语法为:=CODE(text)。

注意 其中参数text表示指定加双引号的文本或文本所在的单元格,该函数的功能与CHAR函数相反。

下面以返回符号“&”的数字代码为例,具体操作如下。

01 在“B1”单元格中输入需要转换为数字代码的字符,本例输入“&”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=CODE(B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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Excel 将文本转换为数字:VALUE函数

如果需要将文本内容转换为数字,可通过“VALUE”函数实现。VALUE函数的语法为:=VALUE(text)。

注意 其中“text”参数表示指定能转换为数值的文本或文本所在的单元格。

下面以将货币格式的1000转换为数字为例,具体操作如下。

01 在“B1”单元格中输入需要转换的文本,本例输入“¥1,000”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=VALUE (B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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Excel 将数值转换为按指定格式表示的文本:TEXT函数

如果要将数值转换为按指定数值格式表示的文本,可通过TEXT函数实现,其语法为:=TEXT(value,format_text),各参数的含义介绍如下。

※ value:为数值、计算结果为数值的公式或者包含数值的单元格引用。

※ format_text:指定的数值格式。

下面以将数值“1000”转换为小数位数为2位的货币格式为例,具体操作如下。

01 在“B1”单元格中输入数值,在“C1”单元格中输入指定格式,本例输入“¥#.#00”。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=TEXT(B1,C1),按下“Enter”键确认即可。

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Excel 通过LENB函数计算文本字符串中代表字符的字节数

如果需要得到文本字符串中用于代表字符的字节数,可通过“LENB”函数实现。LENB函数的语法为:=LENB(text),其中参数text为要查找其长度的文本,而空格也将作为字符进行计数。

下面举例说明LENB函数的使用方法。

01 在“B1”单元格中输入需要计算字符数的文字。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=LENB(B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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Excel 通过LEN函数计算文本字符串的字符数

如果需要得到文本字符串中的字符数,可通过“LEN”函数实现。LEN函数的语法为:=LEN(text),其中参数text为要查找其长度的文本,而空格将作为字符进行计数。

下面举例说明LEN函数的使用方法。

01 在“B1”单元格中输入需要计算字符数的字符串。

02 在需要显示结果的单元格中输入公式:=LEN(B1),然后按下“Enter”键确认即可。

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注意 函数LEN是面向使用单字节字符集(SBCS)的语言,无论默认语言设置如何,函数LEN始终将每个字符(不管是单字节还是双字节)按1计数。