设置有效性特定条件:Excel 2019自定义有效性设置

该项可以设置复杂的数据有效性限制。除了“自定义”之外,其他允许条件的设置都可以通过“自定义”的设置来达到希望的效果。例如限制A5单元格文本长度为11的自定义设置步骤如下。

STEP01:选择A5单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“自定义”选项,如图5-14所示。

选择自定义验证条件

图5-14 选择自定义验证条件

STEP02:在“公式”文本框中输入文本长度公式“=LEN(A5)=11”,然后单击“确定”按钮完成设置,如图5-15所示。

STEP03:设置完成后,在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入文本长度为11的数据,如图5-16所示。

图5-15 输入文本长度公式

输入长度为11的文本

图5-16 输入长度为11的文本

设置有效性特定条件:Excel 2019文本长度有效性设置

设置文本长度有效性条件主要用于限制单元格中能输入的字符长度,例如输入学生姓名必须为2~4个字符。有效性设置的具体操作步骤如下。

STEP01:选择A4单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“文本长度”选项,如图5-11所示。

图5-11 选择文本长度验证条件

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“最小值”文本框中输入“2”,在“最大值”文本框中输入“4”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-12所示。

设置文本长度

图5-12 设置文本长度

STEP03:设置完成后,在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入2~4个字符的文本,效果如图5-13所示。

输入2个字符的文本

图5-13 输入2个字符的文本

该项设置只限制字符串长度,对于输入何种字符并未做出限制。如果要限制比较复杂的数据有效性,则可以使用“自定义”有效性条件。

设置有效性特定条件:Excel 2019时间有效性设置

设置“时间”有效性条件主要用于限制单元格中只能输入某个时间段内的时间,例如学生早上入校时间必须是在7:05~7:40内到校,具体设置步骤如下所示。

STEP01:选择A3单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“时间”选项,如图5-8所示。

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“开始时间”文本框中输入“7:05”,在“结束时间”文本框中输入“7:40”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-9所示。

设置时间条件

图5-8 设置时间条件

 设置具体时间

图5-9 设置具体时间

STEP03:设置完成后,在设置时间输入限制的单元格中只能输入7:05~7:40之间的时间,输入效果如图5-10所示。

输入时间

图5-10 输入时间

设置有效性特定条件:Excel 2019日期有效性设置

工作表中还可以设置限制单元格中只能输入某个范围内的日期,例如只能输入2019年1月1日~2019年5月12日之间的日期。具体操作步骤如下。

STEP01:选择A2单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“日期”选项,如图5-5所示。

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“开始日期”文本框中输入“2019-1-1”,在“结束日期”文本框中输入“2019-5-12”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-6所示。

设置验证条件

图5-5 设置验证条件

设置限制日期

图5-6 设置限制日期

STEP03:设置完成后,在设置日期输入限制的单元格中只能输入2019年1月1日~2019年5月12日之间的日期,输入的日期不符合限制条件时,工作表中会弹出如图5-7所示的“Microsoft Excel”提示框。单击“重试”按钮即可重新在单元格中输入正确的日期。

图5-7 “Microsoft Excel”提示框

设置有效性特定条件:Excel 2019序列有效性设置

STEP01:新建一个空白工作簿,重命名为“有效性特定条件”。打开工作簿,切换至“Sheet1”新工作表,选择A1单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,如图5-1所示。

STEP02:打开“数据验证”对话框,如图5-2所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中可以选择验证条件,这里选择“序列”选项。

选择“数据验证”选项

图5-1 选择“数据验证”选项

图5-2 选择数据验证条件

数据有效性允许用户设置的条件有如下几种。

1)任何值:选择该项,用户可以在单元格内输入任何数据类型而不受影响,其他选项卡的设置不变。如果要把所有选项卡的设置都清除,则可以单击对话框下方的“全部清除”按钮。

2)整数:用于限制单元格中只能输入某一范围内的整数。

3)小数:用于限制单元格中只能输入某一范围内的小数(包含该范围内的整数)。

4)序列:用于限制单元格中只能输入某一特定的序列,可以是单元格引用,也可以手工进行输入。

STEP03:在“来源”文本框中输入数据来源为“真,假”,表示的是“真”或“假”,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图5-3所示。

图5-3 设置条件

STEP04:返回工作表后,再次单击设置有效性的单元格会显示一个控件按钮。单击控件按钮,在展开的下拉列表中选择“真”,工作表中便会显示“真”,如图5-4所示。这种设置在极大程度上为重复数据的录入节省了大量的时间。

显示控件

图5-4 显示控件