Excel 创建采购记录单

采购结束,采购部门需对采购的材料登记汇总,从而形成采购记录单。创建采购记录单表格的基本步骤如下。

步骤01:打开实例文件“进销存管理.xlsx”工作簿,切换到“采购记录单”工作表,在表格中输入相关的表格标题和列标题,并进行格式设置,如图5-21所示。

图5-21 在表格中输入相关文本

步骤02:对“采购数量”列和“交货数量”列设置数据有效性(以“整数”为条件)。同时选中单元格区域“D3:D20”和“J3:J20”,然后将功能区切换到“数据”选项卡,单击“数据工具”组中的“数据验证”下拉按钮,选择“数据验证”选项,如图5-22所示。

步骤03:弹出“数据验证”对话框,切换到“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“整数”选项,然后在“数据”下拉列表中选择“大于”选项,在“最小值”文本框中输入“0”,如图5-23所示。

图5-22 选择“数据验证”选项

步骤04:切换到“输入信息”选项卡,在“选定单元格时显示下列输入信息”组合框中的“输入信息”文本框中输入“请输入整数!”,如图5-24所示。

图5-23 设置验证条件

图5-24 设置“输入信息”

步骤05:切换到“出错警告”选项卡,在“输入无效数据时显示下列出错警告”组合框中的“样式”下拉列表中选择“停止”选项,然后在“标题”文本框中输入“输入错误”,在“错误信息”文本框中输入“请输入整数!”,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图5-25所示。

步骤06:选中设置了数据有效性的单元格,单元格下方便会显示“请输入整数!”提示信息,如图5-26所示。

步骤07:设置“金额”列公式。在单元格G3中输入公式“=IF(AND(B3<>””,D3<>””,F3<>””),F3*D3,””)”,按Enter键完成输入,随即返回计算结果,如图5-27所示。

步骤08:在第一个空白记录行输入采购记录,并将单元格区域“F3:G12”中的数字格式设置为保留两位小数的货币格式,如图5-28所示。

图5-25 设置出错警告

图5-26 查看设置有效性的单元格

图5-27 设置“金额”列公式

图5-28 输入第一列行

步骤09:完成采购记录单。根据上一步骤,在第二个空白记录行输入采购记录,完成采购记录单,如图5-29所示。

图5-29 完成采购记录单

Excel 填写采购申请单

采购申请单主要包括申请部门、申请时间、原料名称、规格型号、采购数量以及库存数量等内容。

填写采购申请单的具体步骤如下。

步骤01:打开实例文件“进销存管理.xlsx”工作簿,切换到“采购申请单”工作表,选中C4单元格,切换到“数据”选项卡下,单击“数据工具”组中的“数据验证”下拉按钮,选择“数据验证”选项,如图5-13所示。

图5-13 选择数据验证

步骤02:弹出“数据验证”对话框,切换到“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”选项,然后在“来源”文本框中输入“办公部,销售部”,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图5-14所示。

图5-14 设置验证条件

步骤03:单击单元格C4右侧的下拉三角按钮,在弹出的下拉列表中选择“销售部”选项,如图5-15所示。

图5-15 选择“销售部”选项

步骤04:自动显示当前日期的年值,选中单元格E4,输入公式“=YEAR(TODAY())”,按Enter键完成输入,该单元格中就会显示出当前日期的年值,如图5-16所示。

图5-16 计算当前日期的年值

步骤05:自动显示当前日期的月值。选中单元格G4,输入公式“=MONTH(TODAY())”,按Enter键完成输入,该单元格中就会显示出当前日期的月值,如图5-17所示。

步骤06:自动显示当前日期的日值。选中单元格I4,输入公式“=DAY(TODAY())”,按Enter键完成输入,该单元格中就会显示出当前日期的日值,如图5-18所示。

步骤07:在表格的相应位置输入申请采购的材料的相关信息,如图5-19所示。

步骤08:一般情况下,申请部门需要根据自己的实际需要设置需求时间,假设此时采购的材料要在10天后使用,那么可以在单元格H7中输入以下公式“=TODAY()+10”,按Enter键完成输入,便可以返回计算结果。然后将该单元格中的公式填充到H8单元格中,如图5-20所示。

图5-17 计算当前日期的月值

图5-18 计算当前日期的日值

图5-19 输入相关数据

图5-20 计算需求时间

采购申请单填写后需交由上级管理人员审核,审核批准后可由采购部门统一采购。

Excel 采购相关函数:MONTH函数的语法和功能

MONTH函数的功能是返回给定日期所属月份,下面我们来看一下它的语法和具体应用。

一、函数语法

MONTH(serial_number)

参数说明:serial_number代表指定的日期或引用的单元格。

二、函数实例——计算入职员工的入职月份

步骤01:在D2单元格里输入“=MONTH()”,然后在括号里面输入有日期的单元格的代号就行了,如图5-7所示。注意,不需要输入引号。

图5-7 输入公式计算入职月份

步骤02:双击D2单元格的右下角,向下填充单元格,效果如图5-8所示。

图5-8 向下填充完成表格

Excel 采购相关函数:YEAR函数的语法和功能

YEAR函数用于返回指定日期中的年份,返回的年份的值范围是整数1900~9999。下面我们具体来看一下它的语法和应用。

一、函数语法

YEAR(serial_number)

参数说明:serial_number表示需要提取年份的日期。

二、函数实例——计算入职员工的入职年份

步骤01:先添加辅助列“入职年份”,在C2单元格中输入函数YEAR,serial_number参数引用单元格B2,如图5-4所示。

图5-4 输入公式计算入职年份

步骤02:双击C2单元格的右下角,向下填充单元格,效果如图5-5所示。

图5-5 向下填充完成表格

注意事项:如果输入的日期不在年份值范围1900~9999内(即是年份小于1900或年份大于9999),/如20015 YEAR函数将返回#VALUE!错误值,如图5-6所示。

图5-6 输入日期错误

Excel 采购相关函数:TODAY函数的语法和功能

TODAY函数,用于返回当前时间的序列号,下面我们具体来介绍一下该函数。

一、函数语法

TODAY()

二、函数说明

TODAY函数返回的是电脑设置的日期,当电脑的时间设置正确时,该函数返回的结果才是当前日期。

TODAY函数无法实时更新函数的结果,可以重新计算工作表以更新该函数的结果。

如果单元格格式在输入函数前为“常规”,则结果会将单元格格式更改为“日期”。可以使用“设置单元格格式”来修改“常规”或“日期”格式,如图5-1所示。

图5-1 设置单元格格式

(3)函数实例—圣诞节倒计天数

步骤01:使用DATE函数返回圣诞节的日期序列号,并使用TODAY函数返回当前的日期序列号,将这两个日期序列号相减,即在文本框中输入公式“=DATE(2016,12,25)-TODAY()”得到圣诞节倒计的天数,如图5-2所示。

图5-2 输入公式计算圣诞节倒数的天数

步骤02:由于TODAY函数无法实时更新,如果需要更新,在“公式”选项卡中的“计算”选项中单击“开始计算”或“计算工作表”选项进行更新工作表,如图5-3所示。

图5-3 单击“开始计算”或“计算工作表”实时更新