作者：Excel22

在利用 Excel 管理客户档案时，最方便的莫过于能自动显示距离每位客户的生日、合同的更新日期还有几天这样的数据。如果想要在含有更新日期数据表格中的“剩余天数”一栏，实时计算出“距离更新日期还有几天……”，可以用“更新日期减去当前的日期”。

例如，按以下方式输入，就能导出截止到单元格 B2中的日期的剩余天数。

=B2-TODAY()

在单元格 C2中输入=B2-TODAY()

B2中的日期数据所对应序列值，与 TODAY 函数导出的当前日期的序列值，二者相减就会得出上述结果。“利用序列值来处理日期的相关计算”，希望诸位读者朋友能够从这个事例中掌握这个诀窍。

那么相反地，如果想从日期数据中提取出年、月、日的数据，需要用到 YEAR 函数、MONTH 函数、DAY 函数。例如，从单元格 A1中的日期数据分出年、月、日数据，可利用相应的函数按以下方式导出。

• =YEAR(A1)➛A1的公历年
• =MONTH(A1)➛A1的月份
• =DAY(A1)➛A1的日期

我在前文中曾经提过“在输入日期时，请务必用“/”将年、月、日隔开。”但如果实际上这样操作非常麻烦。因此，需要“将年、月、日分别输入到不同的单元格，用作日期字段”，这样能够提高操作效率。但是想要分别输入不同的单元格时，需要将所在单元格的格式设置为非日期数据（序列值），否则 Excel 就无法自动将之认定为日期形式来处理。也就是说无法进行天数、时间段和年龄等计算，也不能将这日期自动转换成星期。

这时，要用到可以把年、月、日3个数值变为日期数据，即序列值的函数，那就是 DATE 函数。在导出显示日期形式的单元格中输入以下公式。首先，输入“=DATE(”，然后按住Ctrl 键，同时按顺序点击单元格 A2、B2、C2，这样能够快速完成操作。

=DATE(A2,B2,C2)

在单元格 D2中输入=DATE(A2,B2,C2)

DATE 函数是按照顺序在第一参数到第三参数中输入年、月、日的数字，并以此制作日期数据（即序列值）的函数。想要计算不是正确日期格式的日期数据时，应该先使用 DATE 函数将其转换为日期数据。

如果需要处理的日期数据为2014年1月1日，有时会用“20140101”的8位数值形式保存。如果想把它变为正确的日期数据，还是需要用到 DATE 函数来处理。这时，我们就用到后面接下来会介绍的 LEFT 函数、MID 函数、RIGHT 函数，分别抽出相应的年、月、日的数据，再逐个组入 DATE 函数。

【例】

=DATE(LEFT(A1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2))

关于这个技巧，我会在下一章的关于字符串操作中详细讲解。

如果要详细解说应该如何处理时间数据，反而会阻碍大家的理解……真要详细地讲，那么这样的解说将会变成读起来都会觉得很厌烦的长篇大论。所以，在这里我只给大家介绍解决对策。

首先，我们来了解一下 TIME 函数。它是处理时间数据的函数，能够指定时、分、秒。比如要制作“9:30:00”这样的时间数据，我们可以输入下面的公式：

=TIME(9,30,0)

反过来，单元格 A1中含有时间数据（如“9:00”）时，想要从此单元格中分析出小时、分、秒的数值的话，就要用到 HOUR 函数、MINUTE 函数和 SECOND 函数。分别可通过以下公式导出相应的数值。

• =HOUR(A1) : 导出单元格 A1中时间数据的小时数
• =MINUTE(A1) : 导出单元格 A1中时间数据的分钟数
• =SECOND(A1) : 导出单元格 A1中时间数据的秒数

在处理任何时间数据时都可以用下面的函数公式，这样能够导出绝对没有误差的时间数据（假定单元格 A1中含有时间数据）。

=HOUR(A1)*60+MINUTE(A1)

这样一来，如果单元格 A1中是“8:25”则会自动返回“505”这个数值。这个数字表示的是从“上午0:00”到“上午8:25”经过的分钟数，正好是505分钟。像这样，将时间数据转换为不含小数点的整数，就能在计算时避免出现误差。

以上一个出现误差的案例，可通过以下方式解决。

出现误差的时候，中途增加处理步骤

在 E 列与 F 列中，输入前文中提到的相应函数，将开始时间与结束时间转换为分别距离上午0:00的分钟数。

将 E 列到 G 列的单元格的格式改为“数值”。将这些转换后的数值相减，就会得到 G 列上的经过的分钟数，由于结果是不含小数点的整数，也不会产生误差。在单元格 G4中输入的是这两项经过的分钟数是否为相同值的判定逻辑式（=G3=G2）。结果为 TRUE，就是说判定为经过的时间相同。

计算机在处理小数点以后的数值的计算时肯定会出错，我们一定要牢记这一点。Excel 在计算含有小数的数值时，无法得出正确答案。计算机的数据是以二进制表示的，如果公式中存在无法识别的小数数值，在计算时就会出现误差。在用 Excel 计算序列值为小数数值的时间数据时，也同样会发生这一问题。

例如，将 B 列的开始时间与 C 列的结束时间做减法，在 D 列中显示经过的时间。A 和 B 的经过时间在目标单元格中皆显示为1:01，但比较这两个单元格，却判断为不同值（D4单元格）。

明明经过了相同的时间，却被判定为不同值

之所以会发生这种情况，是由于各时间数据中实际上包含了以秒为单位的数值，如果不知道一些简便的处理方法，在进行相关处理时就会变得非常麻烦。

接下来我们来看一下如何处理具体时间。一般输入时间数据时，需要用“:”隔开时、分、秒，如下：

13:00:00

在记录田径竞技成绩时一般需要精确到秒，而在管理工作时间等事务时不必精确到秒，只用“：”区隔小时和分即可。

时间的数据也可以转换成序列值。日期的序列值为整数，而时间的序列值则为0～1的小数。

日期的序列值，以1900年1月1日为起始（即1），每加上1就代表第二天的日期（Excel 能够处理的最后日期为9999年12月31日，其序列值为2958465）。另一方面，时间的序列值，以上午0时0分0秒为起始（即0），每多1秒就会加上“1/86400”。因为，一天是24（时）×60（分）×60（秒）=86400（秒），因此第二天上午0时0分0秒的序列值为1。

【例】

• 上午6:00的序列值：0.25
• 中午12:00的序列值：0.5
• 下午6:00的序列值：0.75

虽然，在实际操作中我们没有必要记住这些序列值，但是与日期相同，如果单元格的格式被设置为常规，单元格中就会出现不明所以的小数。这时候，我们要知道这是“时间的序列值”，并且将单元格的格式更正为“时间”。

Excel 中的日期数据几乎都是以“2014/1/1”的形式显示在单元格中的。而日期数据的实质其实是“序列值”。

比如说，在单元格 A1中输入2014/1/1，在设置单元格格式的选项中可以将 A1的显示形式变更为“数值”，就会出现41640。这就是序列值。

这种序列值，按照“以1900年1月1日为第1天”的算法，算出单元格中的日期为第几天。那么，2014年1月1日从1900年1月1日算起正好是第41640天，所以“2014/1/1”的序列值即为41640。

“单元格输入1，出现了‘1900/1/1’。这什么意思啊？”

我经常听到这样的疑问。这是因为目标单元格的表现形式变成了日期的缘故。这时候，如果将单元格的格式改回“数值”或“常规”，就会正常地显示数字“1”了。

实际处理日期数据时，一般不需要在意序列值。明明输入的是日期却出现“41702”这种数字，如果发生这种状况，我们需要知道这是代表日期的“序列值”，其原因是单元格的格式为“日期”而不是“数值”或“常规”，这样我们就可以做相应的处理了。

在看 Excel 函数的相关解说时，若是看到“做成序列值”“将参数指定为序列值”这种说法，要意识到“序列值=日期”。Excel 中在处理关于日期的数据时，比如计算天数、年龄，从日期数值中得出星期几的函数，就是利用这种序列值处理的。

例如，用 Excel 计算从2014年3月28日到2014年4月3日为止一共有多少天。我们可以在单元格 A2输入“2014/3/28”，B2单元格输入“2014/4/3”，为了得出这两个日期之间的天数，在单元格 C2输入下列公式。

=B2-A2

这样，从 B2的日期减去 A2日期得到的结果“6”会显示在单元格 C2中。

单元格 B2的日期数据“2014/4/3”，对应的序列值为41732。

单元格 A2的日期数据“2014/3/28”，对应的序列值为41726。

用 B2的序列值减去 A2的序列值，即“41732-41726”，就可以得出“6”这个答案。

经常能够遇到的情况则是：像 A2为“20140328”、B2为“20140403”这样的形式，虽然在 Excel 中不会被当成数据来处理，如果直接将这两个数据看作是日期并做减法，想要计算出这中间的天数，是无法得出正确结果的。

这2个数据说到底只是代表“20140328”这个数字，并不是指“2014年3月28日”这个日期。因此，在输入有“=B2-A2”的单元格，虽然是将上述2个八位数做减法，却会得出“75”这个结果。这时，我们应该把代表日期的序列值改为日期形式再进行计算。