分类：在单元格中创建图形分析销售利润

本章以产品单位利润的分析、销售税金、营业费用等在财务核算中与利润相关的实例，着重介绍了Excel中的条件格式和迷你图。使用条件格式相关的知识点包括使用条件格式突出显示数据、使用项目规则选取数据、使用数据条分析数据、使用色阶分析数据、使用图标集分析数据以及自定义规则等；迷你图相关的知识包括迷你图的创建、更改迷你图类型、更改迷你图数据和位置、设置迷你图显示属性以及为迷你图应用样式等。

迷你图是Excel 2016中新增加的功能，接下来将通过一个具体的实例，进一步对迷你图相关知识进行巩固和应用。打开实例文件“公司年度盈利统计.xlsx”工作簿。

步骤01：在“插入”选项卡中的“迷你图”组中单击“柱形图”按钮，如图15-92所示。

步骤02：在“创建迷你图”对话框中的“数据范围”框中设置为单元格区域B3:F3，在“位置范围”框中设置为单元格G3，然后单击“确定”按钮，如图15-93所示。

步骤03：此时单元格G3中会显示创建的默认样式的迷你图，如图15-94所示。

图15-92　单击“柱形图”按钮

图15-93　设置数据范围和位置范围

图15-94　创建的默认的迷你图效果

步骤04：在“迷你图工具–设计”选项卡中的“显示”组中勾选“高点”复选框，如图15-95所示。

图15-95　显示“高点”

步骤05：在“迷你图工具–设计”选项卡中的“样式”组中单击“标记颜色”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“高点”选项，从下级下拉列表中单击“黑色，文字1”，如图15-96所示。

图15-96　设置高点颜色

步骤06：在“插入”选项卡中的“迷你图”组中单击“折线”按钮打开“创建迷你图”对话框。设置“数据范围”为单元格区域B3:F3，设置“位置范围”为单元格G4，然后单击“确定”按钮，如图15-97所示。

图15-97　创建折线迷你图

步骤07：创建好迷你图后，用同样的方法将折线迷你图中的高点设置为“黑色，文字1”，如图15-98所示。

图15-98　迷你图效果

步骤08：用同样的方法，以单元格区域B5:F5为数据区域，分别在单元格G5和G6中创建列迷你图和折线迷你图，并将高点设置为红色，得到的迷你图最终效果如图15-99所示。

图15-99　迷你图最终效果

迷你图存在于单元格上，而单元格又是用户平时操作最频繁的对象，经常会在图表、文本框或者图片中引用单元格。但是迷你图并不是真正存在于单元格内的“内容”，它只能被看作覆盖在单元格上方的图层，用户不能通过直接引用的方式来引用它，需要先将它转换为图片。下面以一个具体的实例，来介绍如何在图表中引用迷你图，生成组合图表。

已知某企业各分公司在某年度上半年各月的利润，并且已使用迷你图分析了各分公司利润的趋势。现需要创建一个图表，要求既可以比较各分公司1~6月的利润总额，也能反映各月的利润变化趋势。打开实例文件“各分公司上半年利润统计表.xlsx”工作簿。

步骤01：选择单元格区域A3:A6和单元格区域H3:H6，如图15-82所示。

图15-82　选择数据区域

步骤02：打开“插入”对话框，单击“条形图”标签，选择“簇状条形图”子类型，如图15-83所示。

图15-83　选择图表类型

步骤03：创建好条形图后，隐藏图表中的网格线，并在图形外侧显示数据标识，得到的图表效果如图15-84所示。

图15-84　创建并设置条形图

步骤04：打开“设置数据系列格式”对话框，单击“填充”标签，在“填充”区域单击选中“无填充”单选按钮，如图15-85所示。

步骤05：在“设置数据系列格式”对话框中单击“边框颜色”标签，单击选中“实线”单选按钮，从“颜色”下拉列表中选择“绿色”，设置“宽度”值为“1.5磅”，如图15-86所示。

步骤06：单击选择迷你图，右击从弹出的快捷菜单中单击“复制”选项，如图15-87所示。

步骤07：右击工作表中的任意位置，从快捷菜单中单击“选择性粘贴”选项，从下级列表中单击“粘贴为图片”选项，如图15-88所示。

图15-85　设置无填充

图15-86　设置边框

图15-87　复制迷你图

图15-88　粘贴迷你图

步骤08：使用类似的方法复制粘贴其余的迷你图，如图15-89所示。

图15-89　复制粘贴其余迷你图

步骤09：依次选择图像格式的迷你图，按下Ctrl+C快捷键，然后分别选中图表中的数据点，按下Ctrl+V将迷你图粘贴到数据系列中，如图15-90所示。

图15-90　将迷你图粘贴到图表中

高手支招：快速删除迷你图

虽然迷你图是存在于单元格中的图表，但迷你图并不是真正的像文本和数字那样存放在单元格中的，因此不能使用键盘上的Delete键删除单元格中的迷你图，而需要使用专门的清除命令完成。

如果要清除某一个迷你图，先选中该迷你图，然后在“迷你图工具–设计”选项卡中的“分组”组中单击“清除”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“清除所选的迷你图”选项，如图15-91所示。如果要清除整个迷你图组，在下拉列表中单击“清除所选的迷你图组”选项即可。

图15-91　单击“清除所选的迷你图”选项

同普通的图表类似，Excel也为迷你图提供了丰富的内置样式，用户在创建好迷你图后，可以为迷你图应用样式来进一步美化迷你图。打开实例文件“迷你图.xlsx”工作簿。

步骤01：单击选择迷你图，如图15-72所示。

图15-72　选择迷你图

步骤02：在“迷你图工具–设计”选项卡中的“样式”组中单击选择适当的样式，这里我们选择“迷你图样式着色1”，如图15-73所示。

步骤03：更改样式后的迷你图效果如图15-74所示。

步骤04：在“样式”组中单击“迷你图颜色”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“粗细”选项，从下级下拉列表中单击“1.5磅”，更改线条粗细，如图15-75所示。

步骤05：更改线条为1.5磅的迷你图效果如图15-76所示。

图15-73　选择迷你图样式

图15-74　更改样式后的迷你图效果

图15-75　设置粗细

图15-76　更改后的迷你图

步骤06：在“样式”组中单击“标记颜色”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“标记”选项，从下级下拉列表中单击“红色”，更改标记颜色，如图15-77所示。

图15-77　选择标记颜色

步骤07：迷你图最终效果如图15-78所示。

高手支招：隐藏迷你图中的空值

如果工作表中存在空值，则以默认方式创建的折线迷你图中间就会有空距。在Excel 2016中，对于如何处理空值问题，系统给出了3个可供用户选择的选项，分别是：“空距”“零值”和“用直线连接数据点”，用户可以根据实际工作的需要进行选择。打开实例文件“迷你图1.xlsx”工作簿。

步骤01：选中工作表中已经创建好的迷你图，在“迷你图工具–设计”选项卡中的“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“隐藏和清空单元格”选项，如图15-79所示。

步骤02：随后弹出“隐藏和空单元格设置”对话框。单击选中“用直线连接数据点”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图15-80所示。设置后的迷你图效果如图15-81所示。

图15-78　迷你图最终效果

图15-79　单击“隐藏和清空单元格”选项

图15-80　设置空单元格

图15-81　最终迷你图效果

在默认的情况下，创建的“折线”迷你图样式很简单，图表中也没有显示数据标记。实际上，在迷你图中，不仅可以显示数据标记，还可以显示出“高点”“低点”“负点”“首点”和“尾点”等特殊值。在上一节中修改了迷你图的数据，接下来需要在迷你图中显示标记。

步骤01：在“迷你图工具–设计”选项卡中的“显示”组中勾选“标记”复选框，如图15-70所示。

图15-70　勾选“标记”复选框

步骤02：随后，迷你图中会显示数据标记，如图15-71所示。

图15-71　显示数据标记

迷你图创建好了后，用户还可以修改迷你图的数据区域和迷你图显示的位置。通常，用户可以编辑单个迷你图的数据，也可以编辑组位置和数据，分别介绍如下。打开实例文件“迷你图.xlsx”工作簿。

编辑单个迷你图的数据

如果只是其中某一个迷你图需要修改源数据，则可以使用“编辑单个迷你图的数据”命令，操作步骤如下所示。

步骤01：单击选择要编辑的迷你图，在“迷你图工具–设计”选项卡中的“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“编辑单个迷你图的数据”选项，如图15-62所示。

图15-62　单击“编辑数据”按钮

步骤02：随后，屏幕上打开“编辑迷你图”对话框，并显示迷你图现在的数据区域，如图15-63所示。

步骤03：单击对话框中的单元格引用按钮，选择新的数据区域为B3:G3，然后单击“确定”按钮，如图15-64所示。

图15-63　显示原数据区域

图15-64　选择新的数据区域

步骤04：更改后的迷你图效果如图15-65所示。

编辑组位置和数据

如果整个迷你图组的数据区域都需要修改，则可以使用编辑组位置和数据选项，而不必一个一个地去修改。

步骤01：单击选中迷你图组中的任意一个迷你图，在“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“编辑组位置和数据”选项，如图15-66所示。

步骤02：随后屏幕上会弹出“编辑迷你图”对话框，并在该对话框中显示迷你图组现有的数据范围和位置范围，如图15-67所示。

步骤03：在“编辑迷你图”对话框中的“数据范围”框中，将列标F全部更改为G，然后单击“确定”按钮，如图15-68所示。

步骤04：更改数据范围后的迷你图组如图15-69所示。此时每个迷你图中都包含了1~6月的数据。

图15-65　更改后的单个迷你图

图15-66　选择编辑组位置和数据

图15-67　打开“编辑迷你图”对话框

图15-68　选择数据范围

图15-69　更改数据范围后的迷你图组

Excel 2016中的迷你图包含3种类型，即“折线图”“柱形图”和“盈亏图”。当在工作表中创建了迷你图后，Excel窗口会显示“迷你图工具－设计”功能区，通过该功能区中的“类型”组可以更改迷你图类型。以上节中创建的迷你图为例，如果需要将迷你图类型更改为“列”，操作方法如下所示。

步骤01：在工作表中单击选中迷你图，此时Excel窗口会显示“迷你图工具–设计”功能区。在“迷你图工具–设计”选项卡中的“类型”组中单击“柱形图”按钮，如图15-60所示。

图15-60　选择柱形图

步骤02：更改类型后的迷你图效果如图15-61所示。

图15-61　更改类型后的迷你图效果图

迷你图作为一个将数据形象化呈现的制图小工具，创建方法非常简单。在Excel 2016中，在“插入”选项卡中有一个“迷你图”组，当用户需要创建迷你图时，在该组中选择一种迷你图类型即可。打开实例文件“各分公司营业费用统计表.xlsx”工作簿。

步骤01：选择迷你图类型。在“插入”选项卡中的“迷你图”组中单击“折线图”按钮，如图15-55所示。

图15-55　选择折线图

步骤02：随后打开“创建迷你图”对话框，单击“数据范围”框右侧的单元格引用按钮，如图15-56所示。

步骤03：此时“创建迷你图”对话框会折叠显示，选择单元格区域B3:G3，单击“位置范围”框右侧的单元格引用按钮，选择单元格H3，单击“确定”按钮，如图15-57所示。

图15-56　单击单元格引用按钮

图15-57　设置数据范围和位置范围

步骤04：返回工作表中，创建的迷你图效果如图15-58所示。

图15-58　迷你图效果图

步骤05：向下拖动单元格H3右下角的填充柄至单元格H7，得到其余行的迷你图，如图15-59所示。

图15-59　使用填充功能复制迷你图