Excel 打印整个工作簿

前面我们讲的知识都是打印工作簿中的单个或多个工作表,接下来我们就具体来讲解一下怎么打印整个工作簿。

步骤01:打开“会计报表.xlsx”工作簿,单击“文件”选项卡,然后在左侧导航栏中的单击“打印”选项,随即弹出“打印”对话框,在“设置”选项下选择打印的内容为“打印整个工作簿”,右侧为设置完成后的打印预览图,如图18-91所示。

图18-91 设置打印内容为“整个工作簿”

步骤02:预览第6页和第7页的打印内容,发现表格被打印在了两页上,如图18-92和图18-93所示。

步骤03:单击“页面设置”按钮,打开“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡,然后在“方向”组合框中单击“横向”单选按钮,如图18-94所示。

图18-92 第6页预览图

图18-93 第7页预览图

步骤04:切换到“页边距”选项卡,然后在“居中方式”组合框中选中“水平”和“垂直”两个复选框,然后单击“确定”按钮返回预览窗口,如图18-95所示。

图18-94 选择“页面”方向

图18-95 设置居中方式

步骤05:此时,工作表已经被调整到一个页面上,如图18-96所示。

图18-96 最终打印预览图

步骤06:用户若对预览的效果比较满意,就可以对整个工作簿的内容进行打印。

Excel 打印收入与费用分析图表

前面我们已经学习了如何打印会计凭证和工资条,接下来我们接着学习打印收入与费用分析图表,具体步骤如下。

步骤01:打开“会计报表.xlsx”工作簿,切换到“收入与费用分析图表”工作表,选中该工作表中的图表,切换到“页面布局”选项卡下,单击“页面设置”组中的“其他页面设置按钮”,如图18-87所示。

图18-87 单击“其他页面设置”按钮

步骤02:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡,将页面“方向”设置为“横向”,然后单击“打印预览”按钮,如图18-88所示。

步骤03:随即弹出“打印”对话框,此时系统会自动地在“设置”选项中显示要打印的内容为“打印选定图表”,如图18-89所示。

图18-88 设置页面方向

图18-89 默认打印选项

步骤04:同时在弹出的“打印”对话框中可以预览打印效果,如图18-90所示。如果对预览的打印效果比较满意,便可以打印选中的图表。

图18-90 预览打印效果

Excel 打印会计报表

由于资产负债表、利润表和现金流量表分别位于不同的工作表中,因此用户可以用前面介绍的方法分别打印这3个工作表。除此之外还可以一起打印这3个工作表,下面我们来学习一下具体的操作方法。

如果用户要打印工作簿中的多个工作表,可以同时选中多个工作表后再打印,此时多个工作表可分别打印在单独的页面上。打印会计报表的具体步骤如下。

步骤01:打开实例文件“会计报表”,切换到“资产负债表”工作表,按住Ctrl键不放,依次单击工作表标签“利润表”和“现金流量表”,然后单击“文件”选项,在左侧导航栏中选择“打印”按钮,打开“打印”对话框,随即可在弹出的“打印”窗口中预览打印效果,如图18-86所示。

图18-86 预览打印效果

步骤02:如果对预览的打印效果比较满意,可以在“打印”对话框中的“设置”选项中根据实际情况设置各个打印选项,设置完毕后即可打印选中的3个工作表。

Excel 会计报表页面设置:现金流量表

步骤01:打开“会计报表.xlsx”工作簿,切换到“现金流量表”工作表,单击“视图”选项卡下“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮,进入分页预览状态,如图18-75所示。

图18-75 进入分页预览状态

步骤02:拖动鼠标调整分页符的位置,最终效果如图18-76所示。

图18-76 调整分页符位置

步骤03:单击“文件”选项,在左侧导航栏中单击“打印”选项,打开“打印”对话框,然后单击“页面设置”按钮,如图18-77所示。

步骤04:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“页边距”选项卡,然后在“居中方式”组合框中选中“水平”复选框,如图18-78所示。

步骤05:切换到“页眉/页脚”选项卡,单击“自定义页眉”按钮,随即弹出“页眉”对话框,系统会自动将鼠标指针定位在“左”文本框中,然后单击“插入图片”按钮,如图18-79所示。

图18-77 单击“页面设置”按钮

图18-78 设置“居中方式”

图18-79 单击“插入图片”

步骤06:随即弹出“插入图片”对话框,在“查找范围”下拉列表中选择图片的保存位置,然后在列表框中选择要插入的图片,然后单击“插入”按钮,如图18-80所示。

图18-80 选择插入的图片

步骤07:返回“页面”对话框,此时,“左”文本框中会显示“&[图片]”字样,然后单击“设置图片格式”按钮,如图18-81所示。

图18-81 单击“设置图片格式”按钮

步骤08:随即弹出“设置图片格式”对话框,切换到“大小”选项卡,然后在“比例”组合框中的“高度”微调框中输入“20%”,单击“确定”按钮,返回“页眉”对话框,如图18-82所示。

步骤09:单击“确定”按钮返回“页面设置”对话框,此时可在页眉预览框中预览页眉的设置效果,如图18-83所示。然后单击“确定”按钮返回预览窗口,预览打印效果如图18-84所示。

图18-82 调整图片比例

图18-83 预览页眉的设置效果

图18-84 预览效果

步骤10:单击“视图”选项卡下“工作簿视图”组中的“普通”按钮即可恢复到普通视图状态,如图18-85所示。

图18-85 普通视图状态

Excel 会计报表页面设置:利润表

步骤01:打开“会计报表.xlsx”工作簿,切换到“利润表”工作表,功能区切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“其他页面设置”按钮,如图18-65所示。

步骤02:随即打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,在“打印区域”文本框中输入“A1:D24”,然后单击“打印预览”按钮,如图18-66所示。

步骤03:随即可在弹出的窗口中预览打印效果,如图18-67所示。

图18-65 单击“其他页面设置”按钮

图18-66 单击“打印预览”

图18-67 预览打印效果

步骤04:单击“页面设置”按钮,弹出“页面设置”对话框,切换到“页边距”选项卡,在“上”和“下”微调框中均输入“3”,如图18-68所示。

步骤05:切换到“页眉/页脚”选项卡,单击“自定义页眉”按钮,如图18-69所示。

图18-68 设置页边距

图18-69 单击“自定义页眉”按钮

步骤06:随即弹出“页眉”对话框,将鼠标指针定位在“右”文本框中,然后单击“插入数据表名称”按钮,此时,“右”文本框中显示出“&[标签名]”字样,然后单击“确定”按钮,返回“页眉”对话框,如图18-70所示。

图18-70 插入数据表名称

步骤07:单击“自定义页脚”按钮,弹出“页脚”对话框,在“右”文本框中输入“第页”,然后将鼠标指针定位在“第”和“页”之间,如图18-71所示。

图18-71 在“右”文本框中输入页脚

步骤08:单击“插入页码”按钮,此时在“右”文本框中显示出“第&[页码]页”字样,如图18-72所示。

图18-72 单击“插入页码”按钮

步骤09:单击“确定”按钮,返回“页面设置”对话框,此时即可在页脚预览框中预览页脚的设置效果,如图18-73所示。

图18-73 预览页脚的设置效果

步骤10:单击“确定”按钮,返回预览窗口预览打印效果,如图18-74所示。最后关闭预览窗口即可。

图18-74 预览打印效果

Excel 会计报表页面设置:资产负债表

对资产负债表进行页面设置的具体步骤如下。

步骤01:打开“会计报表.xlsx”工作簿,切换到“资产负债表”工作表,切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“其他页面设置”按钮,如图18-50所示。

步骤02:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡,在“方向”组合框中选中“横向”单选按钮,然后在“缩放”组合框中选中“调整为”单选按钮,其他选项保持默认设置,如图18-51所示。

步骤03:切换到“页边距”选项卡,在“居中方式”组合框中选中“水平”复选框,如图18-52所示。

步骤04:切换到“页眉/页脚”选项卡,在“页眉”下拉列表中选择“资产负债表”选项,然后单击“自定义页眉”按钮,如图18-53所示。

步骤05:随即弹出“页眉”对话框,此时“中”文本框中显示出“&[标签名]”字样。选中该文本,然后单击“格式文本”按钮,如图18-54所示。

图18-50 单击“其他页面设置”按钮

图18-51 设置“页面”选项

图18-52 选中“居中方式”

图18-53 单击“自定义页眉”

图18-54 单击“字体”按钮

步骤06:随即弹出“字体”对话框,从中设置字体格式。这里我们将“字体”设置为“华文隶书”,“字形”设置为“加粗”,字体大小设置为“12”磅,单击“确定”按钮返回“页眉”对话框,如图18-55所示。

图18-55 设置字体格式

步骤07:此时,“中”文本框中文本的字体已经发生了变化,然后单击“确定”按钮,返回“页面设置”对话框,如图18-56所示。

图18-56 文本字体发生变化

步骤08:此时即可在页眉预览框中预览页眉的设置效果,如图18-57所示。

步骤09:在“页脚”下拉列表中选择“第1页,共?页”选项,随即页脚预览框中显示出设置的预览效果,如图18-58所示。

图18-57 预览页眉的设置效果

图18-58 设置“页脚”

步骤10:切换到“工作表”选项卡,在“打印区域”文本框中输入“A1:H37”,然后单击“打印预览”按钮,如图18-59所示。

图18-59 设置打印区域

步骤11:随即在弹出的窗口中可以预览打印效果,如图18-60所示。

步骤12:功能区切换到“视图”选项卡,单击“工作簿视图”选项卡下的“分页预览”按钮,进入分页预览状态,如图18-61所示。

步骤13:将鼠标指针移到表格的下边框上,当指针变成对顶箭头形状时按住不放,向下拖动至合适的位置后释放,即可将分页符调整到当前位置,如图18-62所示。

图18-60 预览打印效果

图18-61 单击“分页预览”按钮

步骤14:再次切换到“视图”选项卡下,单击“显示比例”组中的“100%”按钮,效果如图18-63所示。

图18-62 将分页符调整到当前位置

图18-63 最终分页预览图

步骤15:如果想要恢复到普通视图状态,功能区切换到“视图”选项卡下,单击“工作簿视图”中的“普通”按钮即可,如图18-64所示。

图18-64 单击“普通”按钮

Excel 打印多份工资条

打印多份工资条的具体步骤如下。

步骤01:打开“工资表.xlsx”工作簿,切换到“工资条”工作表,选中单元格区域B1:M39,然后选择“文件”,在左侧导航栏中单击“打印”选项,打开“打印”对话框,如图18-47所示。

图18-47 单击“打印”按钮

步骤02:在“打印份数”微调框中设置打印份数为“2”,选择“打印机”类型为电脑安装的打印机,这里为“Snagit 12”,并设置打印区域为“打印选定区域”,其他选项保持默认设置,如图18-48所示。

图18-48 设置打印选项

步骤03:设置完成后便可以在右侧预览打印效果,如图18-49所示。

图18-49 预览打印效果

步骤04:如果对预览效果比较满意,就可以单击“打印”按钮开始打印了。

Excel 工资条的页面设置

对工资条进行页面设置的具体步骤如下。

步骤01:打开“工资表.xlsx”工作簿,切换到“工资条”工作表,然后对每个工资条的题头重新进行单元格合并,以便完整地显示单元格中的内容,如图18-40所示。

步骤02:功能区切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“其他页面设置”按钮,如图18-41所示。

图18-40 重新合并单元格题头

图18-41 单击“其他页面设置”按钮

步骤03:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡,然后在“方向”组合框中选择“横向”单选按钮,如图18-42所示。

步骤04:切换到“页边距”选项卡,在“上”“下”“左”“右”微调框中分别输入“3”“3”“1.5”“1.5”,在“页眉”和“页脚”微调框中分别输入“1.5”和“1.5”,然后在“居中方式”组合框中选择“水平”和“垂直”两个复选框,如图18-43所示。

步骤05:切换到“工作表”选项卡,在“打印区域”文本框中输入“B1:M39”,然后单击“打印预览”按钮,如图18-44所示。

步骤06:随即可在弹出的窗口中预览打印效果,如图18-45所示。

步骤07:拖动右侧的下拉框,可以预览其他页面的打印效果,此时第2页中只有3条记录,如图18-46所示。随后关闭预览页面。

图18-42 选择页面方向

图18-43 设置页边距

图18-44 设置工作表区域

图18-45 打印预览图

图18-46 预览其他页面的打印效果

Excel 设置工资条的打印区域

设置打印区域的方法有很多种,下面我们将介绍常见的3种设置打印区域的方法。

使用“设置打印区域”菜单项

使用“设置打印区域”菜单项设置打印区域的具体步骤如下。

步骤01:打开“工资表.xlsx”工作簿,切换到“工资条”工资表,选中单元格区域B1:M39,单击“文件”选项,在左侧导航栏中选择“打印”选项,打开“打印”对话框,在“设置”选项下选择“打印选定区域”,如图18-29所示。

图18-29 选择“打印选定区域”

步骤02:随即可将选中的单元格区域设置为打印区域,打印预览效果如图18-30所示。

图18-30 预览打印区域

使用“页面设置”对话框

在“页面设置”对话框中也可以设置打印区域,具体的操作步骤如下。

步骤01:打开“工资表.xlsx”工作簿,切换到“工资条”工资表,功能区切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“其他页面设置”按钮,如图18-31所示。

图18-31 单击“其他页面设置”按钮

步骤02:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡,单击“打印区域”文本框右侧的折叠按钮,如图18-32所示。

图18-32 单击折叠按钮

步骤03:随即弹出“页面设置–打印区域”对话框,然后选择单元格区域B1:M27,如图18-33所示。

步骤04:单击展开按钮返回“页面设置”对话框,此时“打印区域”文本框中显示出用户选中的单元格区域,如图18-34所示。

图18-33 设置打印区域

图18-34 返回“页面设置”对话框

步骤05:单击“打印预览”按钮,即可在弹出的窗口中预览打印效果,此时预览的打印内容就是已经设置的打印区域,如图18-35所示。

图18-35 预览打印区域

高手支招:如果要取消上述两种方法设置的打印区域,需将功能区切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“打印区域”下三角按钮,在展开的下拉框中选择“取消打印区域”,即可取消设置完的打印区域,如图18-36所示。

图18-36 取消打印区域

隐藏非打印区域

如果将工作表的部分数据隐藏起来,剩余部分就是用户要打印的区域。下面我们具体来看一下怎么隐藏非打印区域。

步骤01:打开“工资表.xlsx”工作簿,切换到“工资条”工作表,同时选中D列和E列,功能区切换到“开始”选项卡下,单击“单元格”组中的“格式”下拉按钮,在展开的下拉列表中单击“可见性”列表下的“隐藏和取消隐藏”展开按钮,在展开的列表框中选择“隐藏列”选项,如图18-37所示。

图18-37 选择“隐藏列”选项

步骤02:随即可将选中的D列和E列隐藏起来,如图18-38所示。

步骤03:单击“文件”选项,在左侧导航栏中选择“打印”选项,随即出现“打印”对话框,右侧为打印预览图,如图18-39所示。

图18-38 查看隐藏列后的工作表

图18-39 预览“隐藏列”的打印图

Excel 打印会计凭证

对会计凭证的页面进行设置并预览设置效果后,如果对设置的效果满意就可以打印了。

步骤01:打开“记账凭证.xlsx”工作簿,打开“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡下,单击“打印”按钮,如图18-25所示。

步骤02:随即弹出“打印”对话框,在“打印份数”微调框中设置打印份数为“1”,选择“打印机”类型为电脑安装的打印机,这里为“Snagit 12”,并设置打印区域为“仅打印活动工作表”,如图18-26所示。

步骤03:设置完成后,单击“打印”按钮即可开始打印活动的工作表。

高手支招:在“打印机”选择框下方单击“打印机属性”按钮,随即会弹出当前所选打印机的文档属性对话框,从中可以设置打印机的属性。下面我们具体来操作一下。

图18-25 单击“打印”按钮

图18-26 设置打印选项

步骤01:单击“打印机属性”按钮,打开当前所选打印机的文档属性对话框,切换到“布局”选项卡下,在“方向”框中选择“横向”,设置“页序”为“从前往后”,在“页面格式”选项下,设置“每张纸打印的页数”为“1”,如图18-27所示。

步骤02:切换到“纸张/质量”选项卡,在“纸盒”选项下,我们将“纸张来源”设置为“自动选择”,选择打印“颜色”为“黑白”,如图18-28所示。

步骤03:单击“确定”按钮,即可完成设置。

图18-27 设置布局

图18-28 设置“纸张/质量”