Excel 2016 如何加密文件?

如何才能让Excel文件拥有打开密码,只有知道密码的人才能打开文件呢?

解题步骤

Excel 2016的文件菜单中有专门的按钮用于加密文件,在“另存为”对话框中也提供了加密文件的功能。下面以通过文件菜单加密文件为例,操作步骤如下。

1.单击功能区的“文件”→“信息”→“保护工作簿”→“用密码进行加密”,操作界面如图2.12所示。

图2.12 打开加密对话框

2.在弹出的“加密文档”对话框中输入密码,当单击“确定”按钮后会要求确认密码,再次输入密码后即加密成功(见图2.13)。

图2.13 输入保护密码

3.保存并重启工作簿,Excel会弹出如图2.14所示的对话框,要求输入密码,否则无法打开工作簿。

图2.14 要求输入密码

知识扩展

1.加密文件的安全性远远高于加密工作表,破解难度更大。谈加密文件的安全性需要区分文件格式,如果是“*.xls”格式,那么破解难度稍微小一点,如果是“*.xlsm”或“*.xlsx”格式,采用数字加英文、标点为密码且长度超过10时,破解成功的概率接近0。

2.加密工作表的目的是防止意外修改,加密文件的目的是防止无密码者随意查看数据。

3.本例的加密方式不属于保护工作簿,在下一个疑难中会讲解加密工作簿的具体步骤。

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Excel 2016 可以按区域设置密码吗?

图2.5所示的工作表中包含三个班级的成绩表,要求此表允许三个老师可以查看,但是三个老师只能修改自己的区域。例如,一班的老师只有修改A1:B11区域的权限,二班老师只有修改E1:F11区域的权限,三班老师只有修改G1:H11区域的权限。

图2.5 成绩表

能否为3个班级的区域指定3个不同的密码,然后每个老师只能修改自己的区域呢?

解题步骤

Excel提供了一个“允许用户编辑区域”工具,用于对同一个工作表中的区域指定不同的密码,具体操作步骤如下。

1.单击功能区的“审阅”→“允许用户编辑区域”,弹出如图2.6所示的对话框。

图2.6 “允许用户编辑区域”对话框

2.单击对话框中的“新建”按钮,弹出“新区域”对话框,然后将标题修改为“一班”,将引用单元格修改为“=A1:B11”,直接选择区域就会自动产生区域地址,最后将区域密码设置为“a”,操作界面如图2.7所示。

3.单击“确定”按钮,然后在弹出的新对话框中再次录入密码“a”,操作界面如图 2.8 所示。

图2.7 指定第一个区域和密码

图2.8 确认密码

4.重复步骤2和步骤3,继续添加标题为“二班”、“三班”,区域为“=D1:E11”、“=G1:H11”,密码为“b”、“c”的两个区域,添加完成后“允许用户编辑区域”将显示为如图2.9所示的状态。

图2.9 添加3个区域后的对话框状态

5.单击“允许用户编辑区域”左下角的“保护工作表”按钮,然后在图2.10所示的对话框中输入密码“qwert”,单击“确定”按钮后再次确认密码。

图2.10 对工作表加密

6.返回工作表后,在一班A1:B11区域的任意单元格输入字符,Excel会弹出的图2.11所示的对话框,要求取消密码保护,否则禁止修改。

图2.11 取消“一班”区域的密码

7.输入密码“a”,然后A1:B11区域将自动解锁,允许随意编辑。

8.在D1:E11区域输入字符,同样会弹出如图2.11所示的对话框,要求输入密码,不过此处必须使用密码“b”,否则会解密失败。

9.在A1:B11、D1:E11和G1:H11以外的区域输入字符,Excel仍然要求输入密码,否则禁止修改。不过在A1:B11、D1:E11和G1:H11以外的区域的密码是“qwert”,而不是“a”、“b”、“c”中的任何一个。

知识扩展

1.“允许用户编辑区域”可以对多个区域指定不同的密码,适用于分区域控制权限的工作表,让多人各自控制自己的区域。

2.“允许用户编辑区域”在指定分区密码后,必须搭配工作表保护使用,否则分区密码无效。

3.输入分区密码后,仅仅是暂时解除密码、允许编辑,保存并重启工作簿后密码仍然存在,需要重新输入密码才可以继续编辑单元格。

4.分区密码和工作表密码一样脆弱,极易被破解,因此不能过于依赖此工具。

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Excel 2016 如何加密工作表?

通常领导的桌上有很多文件夹和物品,任意物品掉在键盘上都可能破坏单元格中的数据。同时由于领导通常仅需查看报表,不需要编辑数据,因此最安全的办法是将报表发送给领导前保护所有的工作表数据,只能查看、不能编辑,从而避免误删、误改。

那么应该如何保护工作表数据?

解题步骤

在审阅选项卡中,Excel提供了安全性相关的菜单,具体操作步骤如下。

1.单击功能区的“审阅”→“保护工作表”,弹出“保护工作表”对话框。

2.在对话框中的文本框中输入密码,操作界面如图2.1所示。通常密码不少于6位。

3.单击“确定”按钮后Excel会继续弹出如图2.2所示的对话框,要求确认密码。在其中再次输入与步骤2相同的密码,然后单击“确定”按钮。

图2.1 输入密码

图2.2 确认密码

保护成功后,审阅选项卡中原本名为“保护工作表”的按钮将自动变成“撤销工作表保护”按钮。

4.随意修改任意单元格的值,Excel会弹出如图2.3所示的提示框,表示当前单元格禁止修改。

图2.3 禁止修改的提示框

5.单击功能区的“审阅”→“撤销工作表保护”按钮,然后输入密码,单击“确定”按钮后再修改任意单元格,将不再有限制。如果忘记密码则无法编辑。

知识扩展

1.不允许批量设置工作表的密码,只能一次设置单张工作表的密码。

2.工作表密码只能防止误删数据,并不能避免破解。解除工作表密码比较简单,有很多软件可以实现。笔者自己开发的 Excel 插件“E 灵”就可以瞬间解除工作表密码,下载地址:http://excelbbx.net/Eling.rar。以 下 网 址 则 是 动 画 演 示:http://excelbbx.net/Eling/JieChuMiMaBaoFu.htm。

3.保护工作表并非总是保护工作表中所有单元格,而是只保护工作表中“锁定”属性打钩的单元格。Excel 2016默认有1 048 576×16 384个单元格,每个单元格的“锁定”属性都是单独控制的。如果不想保护A10:C20区域,那么选择A0:C20区域,然后按组合键<Ctrl+1>,弹出“设置单元格格式”对话框,并将“保护”选项卡中的“锁定”复选框去掉勾即可,操作界面如图2.4所示。

图2.4 取消单元格的“锁定”属性

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