保存制作好的数据:提高工作效率的关键

“电脑死机了!花了一上午时间做的表格全都消失了……”

我经常能在推特上看到有人这样哀嚎。于是,我通过推特上的自动投稿功能,每天发布下面的文章:

“我已经说过不止一遍了。使用 Excel 时,请注意设置自动保存,操作过程中也要经常按Ctrl +S 实时保存。这样是为了保护你花费宝贵时间制作的 Excel 表格。请一定要这样做。我每天都能够看到抱怨资料不翼而飞的推文。”

电脑处于不稳定的状态,制作表格时电脑突然死机导致做好的资料全部消失,这种悲剧也并不少见。或者在关闭文件时,最后鬼使神差地按下“不保存”,所有做好的资料顿时全部消失,我也经常听到有这种惨剧发生。

而这些事情,其实可以用非常简单的方法解决。那就是经常按快捷键Ctrl +S ,实时覆盖保存文件内容。

即使掌握了很多 Excel 的功能和函数,并且想要借此来高效地完成工作,但如果没能保存做好的资料那就是鸡飞蛋打。突发的死机、资料消失这种情况通常都是突然发生的。其结果就是,花了几十分钟、几小时甚至大半天做的表格全部消失。如此一来,我们就不得不重新制作,会使得工作效率大大降低。因此,如果注意经常保存文件,即便出现电脑死机这样的事,也能将损失程度控制在最低。

我偶尔也会看到这样的意见:“有时需要管理不同的版本,并不能随意保存。”但是,如果想要分别保存不同版本的文件,可以选择“另存为”,每次保存时可以在“文件名”中添加日期。只要不是做应用开发软件等相关的工作,一般我们在用 Excel 完成工作时,又有多少情况下需要我们保存不同版本的文件呢?

我们应该最优先考虑的是不要丢失制作完成的内容。最简单的解决办法就是经常按Ctrl +S 保存文件。

发布者

Excel22

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