必须清楚制作表格的目的

运用这些方法实际分析销售额的资料如下。

按全国各分公司的销售额,得出同比率、达成率、结构比率的表格

这是某企业的全国各分公司的销售额数据,这张表格里含有同比率、达成率和各分公司在所有分公司的销售额中所占的比率。除了同比率,其中还有一个指标表示实际差额——“去年差额”。另外,同时比较同比率与达成率,以及在表格中添加结构比率这些数据也有重大意义。其中最重要的是要明确这些问题:

“在表格中想要表达什么?”

“制作表格的目的是什么?”

为何不仅要添加同比率,还要添加“去年差额”?

首先,在表格中添加同比率,以及表示实际差额的去年差额的意义是什么?比如说,以酒税区分“啤酒”为例,来看一下首都圈与冲绳的同比率吧。

首都圈的同比率为107%,冲绳是132%。首都圈的同比率为107%这个数据表示对比去年有所增长,可以说是个很好的成绩。但是与冲绳的132%比较后,就能得出“冲绳比首都圈地区增长得更多”的结论。另外,也会这么想“冲绳的销售人员比首都圈的更加努力,因此获得了比去年更好的成绩”。

这时,除同比率的数据外,如果设有表示与去年的实际差额的“去年差额”项目,就能从另一个的角度解读这份资料了。确实,冲绳地区的销售额销售人员在努力增加销售额,所以同比率的数据比较高。但是,同比率这种表示增长率的指标,如果分母小的话,那么得出的结果会呈现出大幅增加的状态。因此,

“对比首都圈与冲绳的销售额增长度后,显然冲绳地区的销售人员更为优秀”

不能只是说明这点,通过对比去年差额这种表示实际差额的数据,

“首都圈也积累增加了大额交易,对全公司的贡献程度很高”

就能够做出补充说明,所以才要追加“去年差额”这个数据。

以百分比表现数据很重要,但是反过来说,“百分比也要和实际数字一同解释说明”。如“利润率”这一指标很重要,但比较各企业经营情况的时候不能只比较利润率,同时还应比较“利润额”,这样才能做出最正确的判断。

添加同比率&达成率的理由

在表格中并列添加同比率和达成率是有明确理由的。

我们来对比一下首都圈的同比率和达成率吧。同比率为107%意味着今年的销售业绩超过了去年,而达成率的86%意味着远远未达到预算目标。这时就会引出一个疑问:

“这个目标值(预算)是否恰当?”

从而会让大家反思“目标值是不是过高”?

有些公司会把是否达成预算(目标)作为评价销售经理或者销售部门业绩的考核标准。那么要采用这样的指标当然需要设置一个合适的目标值。如果设定了无论如何都达不到的目标,没有达到目标就无法得到认可……但人类是情感动物,这样做会打击员工的积极性。

这种情况下,作为检验目标值是否恰当的方法之一,可以比较同比率和达成率。也就是说:

“虽然销售额同比率为107%,但是这个数字远远未达到目标值,这是否说明原来设置的目标值过高?”

这样就有进一步商量讨论的余地了。

这时,如果只是提出“目标值设得过高”也没有任何说服力。而通过展现同比率这一指标,

“虽然同比率达到了107%,却还是远远没有达到目标值,这样的目标值到底是如何计算出来的呢?”

这样就会促使大家进一步讨论,从而提出合适的目标。

为什么要添加结构比率

原则上来说,得出的数据并不会出现特别异常的情况。拥有巨大市场的首都圈等大城市的结构比率相对较高也是理所应当的事。

而在此添加结构比率是为了观察是否存在结构比率突然增大或突然减少的情况。如果平时构成比率并不高的地区的构成比率突然增大,

“这一地区是不是发生了什么事情,会不会存在潜在商机?”

“这一地区的负责人是不是采取了特殊举措?”

像这样进一步调查,就能得到新的发现。

同时考查实际业绩和百分比,这一点很重要。“只看实际业绩”或“只看百分比”,都会引起遗漏或错误判断现状的问题。

学会“用数据说话”

如下这张按负责人划分的销售额一览表。

按负责人划分的销售额一览表

像这样只看见实际数据,只能大概了解每名负责人之间的业绩对比,做出非常模糊的判断。最多得出这样的结论:

“山崎的销售额是最多的啊。”

“川又的销售额真是少得可怜。”

只能用抽象的形容词来说明。

我们经常可以听到这句话:用数据说话增加说服力。即使知道“每一名销售人员的销售额的业绩”的数据也没有任何意义。“用数据说话”最为重要的基础事项在于:

“实际数据,以百分比(比率、比例)表现才是有说服力的数据”

试着在这张表中追加每一名负责人的结构比率吧。

按负责人划分的销售额一览表中追加各负责人的结构比率

如此一来,大家就会知道每一名负责人销售额所占比例。将数据制作成图表的话,就会一目了然。

即使是口头说明,像下面这样解说的话,讲话人的说服力、聆听者的理解程度也会截然不同。

【Before】

山崎的销售额是最多的啊。

【After】

山崎的销售额构成比占整体的43%,约占整体的一半。

“最多的”这种措辞非常幼稚,而“占整体的43%”这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式,就迅速变成了商务级别的对话级别。

当然,只是改变表达方式并不是我们的工作。“了解了这一事实,接下来要采取什么行动”,将获得的数据作为下一次的计划、行动的根据来使用,才是分析数据的重点。

商务工作中Excel分析数据的3个基础指标

但是,突然让你“分析商务数据”,你也不知道如何分析数据资料,也不知道应该和什么样的数据做对比,这样你就会被困在 Excel 的数据中,即使花费了大量的时间,也无法得到满意的结果。在此,希望大家掌握分析商业数据上的三大基础指标。

  • 同比率(与去年相比是增加还是减少)
  • 预算与实绩相比(是否达到目标)
  • 构成的比率(每项各占多少比例)

以上无论哪一种,都可以用简单的除法运算计算出来。

同比率 ~销售额是增长还是下降

【计算公式】

同比率=今年的数据÷去年的数据

在企业中评价销售额成绩的第一大指标,就是同比率。也就是说,与去年相比销售额是增长还是减少的数值。

  • 去年的销售额为100万日元,今年的销售额为120万日元,则同比率为120%,“数据达标”。
  • 去年销售额为100万日元,今年销售额为90万日元,则同比率为90%,“低于去年”。

并不是说,这个指标一定要超过100%。

销售额少于去年的话,可以对这一数据进行进一步的分析,研究同期增长率,找出销售额下降的主要原因。当然,有时比如由市场变化导致的销售额下降,这种无法明确其中原因的情况也是存在的,也有“某公司的大客户公司倒闭导致整体业绩下滑”这样问题并不出在自己公司的情况。无论是哪一种,都能分析出“销售额下滑”这一状况的原因所在。这种分析都可以从同比率这种简单的除法中看出来。

分析同比率最重要的一点是“同一时期、同一期间与去年作比较”。商务活动十分容易受到季节变动的影响。受季节变化、节假日影响较大的日本,同一款商品在不同季节的销路都会发生变化,季节不同,畅销商品也不一样。因此,需要大家思考以下这些问题。

  • 检验当月的业绩➛得出“环比率”
  • 检验每3个月的业绩➛得出“同比率”

有时候可以用“与上个月相比销售额是否有所增长”来进行分析。比如“9月份游乐场的游客数比上个月下降了40%”这样的结果,因为8月份为暑假期间,得出这样的结果并不奇怪,但如果与去年的9月份相比游客也是大幅减少的话,就能够快速判断出入园人数其实是在减少这种倾向。接下来,就可以面向10月份想出解决对策,付诸行动。

达成率 ~是否达成目标

【计算公式】

达成率=实际值÷预期值(目标值)

所谓达成率,即“预算金额”与“实际金额”的比率。这里的“预算金额”就是指目标。也就是说,达成率表示的是“高于还是低于目标金额”的指标。

“预算”在达成率中表示目标值,而有一些文化企业将“预算”这个词作为“公司可使用的资金”的意思来使用。但是,“预算与实绩管理”这个词是商务经营的基本用语,预算这个词本身就含有目标的意思。希望大家有所了解。

结构比率 ~数字明细各占多少比例

【计算公式】

结构比率=部分÷整体

全公司的销售总额等整体的统计数据,有必要进一步计算出详细的数据。像前文中提到的,我们可以从以下的角度进一步分析数据。

  • 客户(年龄层)
  • 地域
  • 分公司
  • 商品
  • 负责人

以这些标准分析得出的各个构成要素在整体中占有的比例,这个比例数字就是结构比率。也被称作“份额”“构成比率”。由此,可以分析出各个要素的贡献度、偏重比例、依赖程度等。

Excel数据分析的基础

通过运用前文中介绍给大家的 Excel 技巧,只是提高 Excel 的操作效率,并不能提高你的工作成果,以及作为商务人士的价值。Excel 只是一个工具。如果没有以“熟练运用这个工具,如何才能提高工作成绩?”这样的出发点来思考问题,那么无论掌握多少 Excel 函数和功能都没有任何意义。我们需要掌握的是准确并快速地完成反应工作成果的资料的能力。

使用 Excel 完成的主要工作是“制作表格”。那么,制作何种表格才能创造出有价值的工作?对他人有所帮助?能够从中获得利益?能够改善资金流动,等等,我们要想到成果后再去制作资料,这样才不会让时间和精力白费。

只有考虑到这一步并高效地工作,才是真正“在工作中能够熟练运用 Excel”。

在最后一章中,我想告诉大家一些重要的思考方式。

分析的基础在于数字的“分类”与“比较”

“上个月的销售额是3000万日元”

在销售会议上,如果你只用这一句话就结束了关于“上个月的销售情况”的报告,会怎样呢?

“哦,然后呢……?”

上司、同事们应该会产生这样的疑问。这样是万万不行的。

“我们知道了这些数据。但是这些数据代表了什么含义?”

可能有人会对你提出这样的疑问,如果你回答不上来,就有必要认真学习商业数据分析的基础知识。

实际上,这里有个很大的课题。在公司内部累积了各种各样的数据,但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用。因为没有人知道为了提高收益进行现状分析、设定目标、制定计划,应该如何灵活运用这些来之不易的数据。所以也无从下手。

所谓数字分析的基础,就是“分类、比较”。

首先,将数据细致拆分到某种程度。比如“销售额”这种数据,可考虑从以下角度进行划分。

  • 按客户(年龄层)
  • 按地域划分
  • 按分公司划分
  • 按商品划分
  • 按负责人划分

接下来,将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比。“与某个标准相比,是高还是低?”如果不运用这样的指标,就无从评价这些数据是好是坏。

关于这一点,有几个标准解答范例,比如做以下说明。

“上个月的销售额为3000万,与去年同期相比增加了112%,达到目标达成率的108%。”

“按商品类别来看后,A 商品占全体的70%,可以说销售额大多来自这个商品。”

“因此,有必要提高其他商品的比例,建立更加稳定的利润结构”

从销售额减去劳动成本、原价等,可得到的“毛利”、“毛利率”等数据,验证这些数据时不仅要从销售额出发,还要以“销售件数”为着眼点进行分析,这也是非常重要的。

像这样的说明,并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好。事先了解工作中需处理的数据的基础,之后利用简单的除法运算,谁都能够做到。