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如下这张按负责人划分的销售额一览表。

按负责人划分的销售额一览表

像这样只看见实际数据，只能大概了解每名负责人之间的业绩对比，做出非常模糊的判断。最多得出这样的结论：

“山崎的销售额是最多的啊。”

“川又的销售额真是少得可怜。”

只能用抽象的形容词来说明。

我们经常可以听到这句话：用数据说话增加说服力。即使知道“每一名销售人员的销售额的业绩”的数据也没有任何意义。“用数据说话”最为重要的基础事项在于：

“实际数据，以百分比（比率、比例）表现才是有说服力的数据”

试着在这张表中追加每一名负责人的结构比率吧。

按负责人划分的销售额一览表中追加各负责人的结构比率

如此一来，大家就会知道每一名负责人销售额所占比例。将数据制作成图表的话，就会一目了然。

即使是口头说明，像下面这样解说的话，讲话人的说服力、聆听者的理解程度也会截然不同。

【Before】

山崎的销售额是最多的啊。

【After】

山崎的销售额构成比占整体的43%，约占整体的一半。

“最多的”这种措辞非常幼稚，而“占整体的43%”这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式，就迅速变成了商务级别的对话级别。

当然，只是改变表达方式并不是我们的工作。“了解了这一事实，接下来要采取什么行动”，将获得的数据作为下一次的计划、行动的根据来使用，才是分析数据的重点。

但是，突然让你“分析商务数据”，你也不知道如何分析数据资料，也不知道应该和什么样的数据做对比，这样你就会被困在 Excel 的数据中，即使花费了大量的时间，也无法得到满意的结果。在此，希望大家掌握分析商业数据上的三大基础指标。

• 同比率（与去年相比是增加还是减少）
• 预算与实绩相比（是否达到目标）
• 构成的比率（每项各占多少比例）

以上无论哪一种，都可以用简单的除法运算计算出来。

同比率 ～销售额是增长还是下降

【计算公式】

同比率=今年的数据÷去年的数据

在企业中评价销售额成绩的第一大指标，就是同比率。也就是说，与去年相比销售额是增长还是减少的数值。

• 去年的销售额为100万日元，今年的销售额为120万日元，则同比率为120%，“数据达标”。
• 去年销售额为100万日元，今年销售额为90万日元，则同比率为90%，“低于去年”。

并不是说，这个指标一定要超过100%。

销售额少于去年的话，可以对这一数据进行进一步的分析，研究同期增长率，找出销售额下降的主要原因。当然，有时比如由市场变化导致的销售额下降，这种无法明确其中原因的情况也是存在的，也有“某公司的大客户公司倒闭导致整体业绩下滑”这样问题并不出在自己公司的情况。无论是哪一种，都能分析出“销售额下滑”这一状况的原因所在。这种分析都可以从同比率这种简单的除法中看出来。

分析同比率最重要的一点是“同一时期、同一期间与去年作比较”。商务活动十分容易受到季节变动的影响。受季节变化、节假日影响较大的日本，同一款商品在不同季节的销路都会发生变化，季节不同，畅销商品也不一样。因此，需要大家思考以下这些问题。

• 检验当月的业绩➛得出“环比率”
• 检验每3个月的业绩➛得出“同比率”

有时候可以用“与上个月相比销售额是否有所增长”来进行分析。比如“9月份游乐场的游客数比上个月下降了40%”这样的结果，因为8月份为暑假期间，得出这样的结果并不奇怪，但如果与去年的9月份相比游客也是大幅减少的话，就能够快速判断出入园人数其实是在减少这种倾向。接下来，就可以面向10月份想出解决对策，付诸行动。

达成率 ～是否达成目标

【计算公式】

达成率=实际值÷预期值（目标值）

所谓达成率，即“预算金额”与“实际金额”的比率。这里的“预算金额”就是指目标。也就是说，达成率表示的是“高于还是低于目标金额”的指标。

“预算”在达成率中表示目标值，而有一些文化企业将“预算”这个词作为“公司可使用的资金”的意思来使用。但是，“预算与实绩管理”这个词是商务经营的基本用语，预算这个词本身就含有目标的意思。希望大家有所了解。

结构比率 ～数字明细各占多少比例

【计算公式】

结构比率=部分÷整体

全公司的销售总额等整体的统计数据，有必要进一步计算出详细的数据。像前文中提到的，我们可以从以下的角度进一步分析数据。

• 客户（年龄层）
• 地域
• 分公司
• 商品
• 负责人

以这些标准分析得出的各个构成要素在整体中占有的比例，这个比例数字就是结构比率。也被称作“份额”“构成比率”。由此，可以分析出各个要素的贡献度、偏重比例、依赖程度等。

通过运用前文中介绍给大家的 Excel 技巧，只是提高 Excel 的操作效率，并不能提高你的工作成果，以及作为商务人士的价值。Excel 只是一个工具。如果没有以“熟练运用这个工具，如何才能提高工作成绩？”这样的出发点来思考问题，那么无论掌握多少 Excel 函数和功能都没有任何意义。我们需要掌握的是准确并快速地完成反应工作成果的资料的能力。

使用 Excel 完成的主要工作是“制作表格”。那么，制作何种表格才能创造出有价值的工作？对他人有所帮助？能够从中获得利益？能够改善资金流动，等等，我们要想到成果后再去制作资料，这样才不会让时间和精力白费。

只有考虑到这一步并高效地工作，才是真正“在工作中能够熟练运用 Excel”。

在最后一章中，我想告诉大家一些重要的思考方式。

分析的基础在于数字的“分类”与“比较”

“上个月的销售额是3000万日元”

在销售会议上，如果你只用这一句话就结束了关于“上个月的销售情况”的报告，会怎样呢？

“哦，然后呢……？”

上司、同事们应该会产生这样的疑问。这样是万万不行的。

“我们知道了这些数据。但是这些数据代表了什么含义？”

可能有人会对你提出这样的疑问，如果你回答不上来，就有必要认真学习商业数据分析的基础知识。

实际上，这里有个很大的课题。在公司内部累积了各种各样的数据，但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用。因为没有人知道为了提高收益进行现状分析、设定目标、制定计划，应该如何灵活运用这些来之不易的数据。所以也无从下手。

所谓数字分析的基础，就是“分类、比较”。

首先，将数据细致拆分到某种程度。比如“销售额”这种数据，可考虑从以下角度进行划分。

• 按客户（年龄层）
• 按地域划分
• 按分公司划分
• 按商品划分
• 按负责人划分

接下来，将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比。“与某个标准相比，是高还是低？”如果不运用这样的指标，就无从评价这些数据是好是坏。

关于这一点，有几个标准解答范例，比如做以下说明。

“上个月的销售额为3000万，与去年同期相比增加了112%，达到目标达成率的108%。”

“按商品类别来看后，A 商品占全体的70%，可以说销售额大多来自这个商品。”

“因此，有必要提高其他商品的比例，建立更加稳定的利润结构”

从销售额减去劳动成本、原价等，可得到的“毛利”、“毛利率”等数据，验证这些数据时不仅要从销售额出发，还要以“销售件数”为着眼点进行分析，这也是非常重要的。

像这样的说明，并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好。事先了解工作中需处理的数据的基础，之后利用简单的除法运算，谁都能够做到。