如果要格式化数据透视表中的数据，以便将数据统一为相同样式，可以进行值字段设置。下面介绍具体操作步骤。
打开“数据透视表.xlsx”工作簿，切换至“Sheet4”工作表，在数据透视表中选择包含数值数据的任一单元格，如A3单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”选项，打开“值字段设置”对话框，如图23-22所示。打开的“值字段设置”对话框如图23-23所示。
图23-22 选择“值字段设置”选项
图23-23 “值字段设置”对话框
打开“值字段设置”对话框后，即可根据需要设置值汇总方式和值显示方式。
字段设置可以控制数据透视表中字段的各种格式、打印、分类汇总和筛选器设置。如果要进行字段设置，可以按照以下步骤进行操作。
打开“数据透视表.xlsx”工作簿，切换至“Sheet4”工作表，在数据透视表中选择要进行设置的字段所在的单元格，如A5单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字段设置”选项，打开“字段设置”对话框，如图23-20所示。打开的“字段设置”对话框如图23-21所示。
图23-20 选择“字段设置”选项
图23-21 “字段设置”对话框
打开“字段设置”对话框后，即可根据需要设置字段的汇总和筛选、布局和打印等选项。
创建数据透视表后，可以像设置单元格格式一样设置数据透视表的选项。如果要打开“数据透视表选项”对话框，可以按照以下步骤进行操作。
打开“数据透视表.xlsx”工作簿，切换至“Sheet4”工作表，选择数据透视表区域中的任意单元格，如A3单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视表选项”命令打开“数据透视表选项”对话框，如图23-18所示。打开的“数据透视表选项”对话框如图23-19所示。
图23-18 选择“数据透视表选项”命令
图23-19 “数据透视表选项”对话框
打开“数据透视表选项”对话框后，即可根据需要设置数据透视表的布局和格式、汇总和筛选、显示、打印、数据等选项。
数据透视表共有5种不同的视图方式，在修改数据透视表字段时，可以更改视图以满足不同的需要。如果要改变视图，可以单击数据透视表字段列表顶部的“工具”下三角按钮，然后在展开的下拉列表中选择其中一项即可，如图23-13所示。
1）字段节和区域节层叠：这是默认视图，是为少量字段而设计的。
2）字段节和区域节并排：当在各区域中有4个以上字段时可以使用这种视图，如图23-14所示。
3）仅字段节：此视图是为添加和删除多个字段而设计的，如图23-15所示。
4）仅2×2区域节：此视图只是为重新排列多个字段而设计的，如图23-16所示。
图23-13 5种不同的视图方式
图23-14 字段节和区域节并排
图23-15 仅字段节
图23-16 仅2×2区域节
5）仅1×4区域节：此视图只是为重新排列多个字段而设计的，如图23-17所示。
图23-17 仅1×4区域节
在“字段节和区域节层叠”和“字段节和区域节并排”视图中，可以调整每一部分的宽度和高度以方便查看与操作。方法是，将鼠标指针悬停在两个部分的分隔线上，当指针变为垂直双箭头↕或水平双箭头↔时，将双箭头向上下左右拖动到所需位置，然后单击双箭头或按“Enter”键即可。
如果要删除数据透视表字段，可以执行下列方法之一。
在工作表中选择字段名称所在的单元格，这里选择B4单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除‘季度’”选项，即可删除“季度”字段，如图23-9所示。删除后的效果如图23-10所示。
图23-9 选择“删除‘季度’”选项
图23-10 删除“季度”字段效果
如图23-11所示，选择数据透视表区域的任意单元格，如B4单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示字段列表”选项，打开如图23-12所示的“数据透视表字段”对话框。然后在“请选择要添加到报表的字段”列表框中，取消勾选“季度”复选框，也可以实现图23-10所示的效果。
图23-11 设置显示字段列表
图23-12 取消勾选字段
如果要将字段添加到数据透视表中，可以执行下列操作之一。
1）在数据透视表字段列表的字段部分中选中要添加的字段旁边的复选框。此时字段会放置在布局部分的默认区域中，也可以在需要时重新排列这些字段。
2）默认情况下，非数值字段会被添加到“行标签”区域，数值字段会被添加到“值”区域，而OLAP日期和时间层次会被添加到“列标签”区域。
3）在数据透视表字段列表的字段部分右键单击字段名称，然后在弹出的快捷菜单中选择相应的命令：“添加到报表筛选”“添加到列标签”“添加到行标签”和“添加到值”，从而将该字段放置在布局部分中的某个特定区域中，如图23-8所示。
图23-8 选择字段添加到的区域
4）在数据透视表字段列表的字段部分单击并按住某个字段名，然后将其拖放到布局部分中的某个区域。如果要多次添加某个字段，则重复该操作。
如果要创建数据透视表，必须连接到一个数据源，并输入报表的位置。下面通过实例说明如何创建数据透视表。
STEP01：打开“数据透视表.xlsx”工作簿，切换至“Sheet1”工作表。选择工作表中的任意一个单元格，如B2单元格，切换至“插入”选项卡，在“表格”组中单击“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，如图23-2所示。
STEP02：打开“创建数据透视表”对话框后，在“请选择要分析的数据”列表区域中单击选中“选择一个表或区域”单选按钮，然后在“表/区域”单元格引用框中设置引用的区域为“$A$1:$C$14”单元格区域，在“选择放置数据透视表的位置”列表区域中单击选中“新工作表”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成数据透视表的创建，如图23-3所示。
图23-2 单击“数据透视表”按钮
图23-3 创建数据透视表
STEP03：此时Excel会将空的数据透视表添加至指定位置，并在窗口右侧显示数据透视表字段列表，以便添加字段、创建布局以及自定义数据透视表，如图23-4所示。
STEP04：在右侧“数据透视表字段”窗格中，选中要添加到报表的字段，本例中依次勾选“产品名称”“季度”和“销售额”复选框，此时，“产品名称”字段和“季度”字段会自动添加至“行”标签，“销售额”字段会自动添加至“Σ值”标签。添加字段后的数据透视表效果如图23-5所示。
图23-4 空的数据透视表被添加至指定位置
图23-5 添加字段后的效果
STEP05：为了更方便地观察比较销售数据，可以对“季度”字段进行进一步的调整。在“选择要添加到报表的字段”列表框中，选中“季度”字段，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加到列标签”选项，如图23-6所示。最终创建的数据透视表如图23-7所示。
图23-6 设置“季度”字段
图23-7 数据透视表创建效果
在Excel中，使用数据透视表可以快速汇总大量数据，并能够对生成的数据透视表进行各种交互式操作。使用数据透视表可以深入分析数值数据，并且可以回答一些预料不到的数据问题。数据透视表主要具有以下用途。
当需要分析相关的汇总值，特别是在要合计较大的数字列表并对每个数字进行多种不同的比较时，通常使用数据透视表。例如，在如图23-1所示的数据透视表中，可以方便地看到D5单元格中第3季度非常可乐销售额与其他产品第3季度或其他季度的销售额的比较。
图23-1 数据透视表
在数据透视表中，源数据中的每列或每个字段都称为汇总多行信息的数据透视表字段。在上面的例子中，“产品名称”列称为“产品名称”字段，非常可乐的每条记录在单个非常可乐项中进行汇总。
数据透视表中的值字段（如某一产品某一季度的“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的D5单元格包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“产品名称”列包含“非常可乐”和“季度”列包含“三季度”的每一行。默认情况下，值区域中的数据采用以下两种方式对数据透视图中的基本源数据进行汇总：数值使用SUM函数，文本值使用COUNT函数。
前面讲过的几种对数据的合并，都只是单纯地把数据表合并起来。如果用户希望在将数据表合并的同时还希望合并后的数据可以按升序或降序的顺序排列，这时，用户应该进行怎么样的操作呢？
利用数据透视表合并数据，可解决这一问题。
利用数据透视表合并数据的具体操作步骤如下。
STEP01：打开“成绩求和.xlsx”工作簿，在“Sheet1”工作表中选择任意单元格，这里选择B2单元格，切换至“插入”选项卡，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，如图8-60所示。
STEP02：在“请选择要分析的数据”列表区域中单击“选择一个表或区域”单选按钮，然后设置“表/区域”为“Sheet1!$A$2:$C$6”单元格区域，并在“选择放置数据透视表的位置”列表区域中单击选择“新工作表”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成数据透视表的创建，如图8-61所示。
图8-60 单击“数据透视表”按钮
图8-61 设置数据透视表区域
STEP03：选择新建的数据透视表，打开“数据透视表字段”对话框，在“选择要添加到报表的字段”列表框中依次勾选“学生姓名”“成绩”“总分（含加分）”复选框，此时的工作表如图8-62所示。
STEP04：使用同样的方法为“成绩2”单元格区域创建数据透视表，结果如图8-63所示。
图8-62 添加报表字段
图8-63 为“成绩2”创建数据透视表
STEP05：切换至“Sheet4”工作表，然后选择A18单元格。切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“合并计算”按钮，打开如图8-64所示的“合并计算”对话框。在对话框中单击“函数”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“求和”选项，在“引用位置”文本框中依次添加“成绩1”和“成绩2”数据透视表所在的单元格区域“$A$3:$C$8”和“$A$11:$C$16”，然后在“标签位置”列表框中同时勾选“首行”复选框和“最左列”复选框，最后单击“确定”按钮完成合并计算。
图8-64 设置合并计算函数
STEP06：此时，工作表中会显示利用数据透视表合并计算的结果，如图8-65所示。
可以看出，使用数据透视表合并的数据，不但对数据表进行了合并，还对学生姓名进行了排序。如果用户想要进行更多的设置，可在数据透视表的单元格区域中单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“数据透视表选项”命令，打开如图8-66所示的“数据透视表选项”对话框。在对话框中可以任意切换至各个选项卡，然后对其进行设置，最后单击“确定”按钮即可。
图8-65 使用数据透视表合并数据
图8-66 “数据透视表选项”对话框
Excel数据透视表是强大的数据整合处理引擎，可非常方便和灵活地对数据进行汇总、加工、处理。架构在数据透视表基础上的数据透视图，具有灵活的数据查询功能，是Excel中最为直接的交互式图表。可借助数据透视表，结合定义名称，使用常规图表来制作交互图表。
在实际作业中，我们往往需要处理未经加工处理的杂乱数据。图14.3-1的表格是一个混合了多种产品、多状态、多属性的进货与销售数据表，共使用了761条记录，其次该数据表的数据日期分布很零散，需按年按季度来汇总统计。这样的数据若使用图表表达，就必须借助如图14.3-2所示的数据透视表功能。否则，使用一般方法来处理数据将非常费事，且很难快速制作出有价值的图表。
图14.3-1 数据透视图案例原始数据
图14.3-2 原始数据整理后的数据透视表
在使用原始数据来生成图14.3-2的数据透视表时，该透视表的布局如图14.3-3和图14.3-4所示。当生成透视表后，需选中透视表的“发生日期”字段，单击鼠标右键，在弹出菜单中：Excel 2003选“组及显示明细数据”> “组合”；Excel 2007/2010选“创建组”。在弹出的对话框（如图14.3-5所示）中，点选“季度”与“年”，Excel 2007/2010另需在“年”字段的设置“布局和打印”中勾选“以表格形式显示项目标签”。
图14.3-3 Excel 2003数据透视表布局
图14.3-4 Excel 2007/2010数据透视表布局
图14.3-5 字段分组设置对话框
由于数据透视表在处理该案例的“数量”和“金额”两项求和项时，交互作业无法直接使用图表上的交互按钮来完成，必须借助“数据透视表字段列表”窗格来处理，因此这个案例中分别使用如图14.3-6所示的两个数据透视表来处理“数量”和“金额”两项求和项。
图14.3-6 原始数据整理后的最终数据透视表
注：两个数据表间要保留足够的间隔单元格，因为数据透视图的交互展示，是直接对数据透视表的操作，这种操作会导致单元格格式的变化，尤其是透视表间的间距太小时。
当完成数据透视表的布局后，制作数据透视图就变得非常简单。直接选中相应的数据透视表，然后制作簇状柱形图，依次可生成如图14.3-7所示的两个数据透视图，这两个图表的交互作业完全依赖于数据透视图的交互按钮。
图14.3-7 最终数据透视图
虽然此类数据透视图表制作起来非常简单，但可视化效果并不好。以下列举了一些数据透视图表的局限，供读者使用数据透视图表时参考：
1．按钮类元素所占的图表面积太大且无法移动位置，由于数据透视图的数据信息一般都比较大，因此展示效果给人较强的局促感。
2．数据透视图中图表元素的格式化设置，往往随交互按钮的触发操作而导致丢失，因为每次的数据交互，数据透视图都进行了再次完全重绘。
3．数据透视图对组合类图表的支持非常有限。有时在交互操作后，系列的图表类型会发生变化，尤其是在改变图表系列个数时。
数据透视表可以实现数据处理中经常被提及的OLAP的多维分析操作，包括钻取（Drill-down）、上卷（Roll-up）、切片（Slice）、切块（Dice）以及旋转（Pivot）。这是一组对普通人而言不知是何物的术语，为了更好地使大家理解这些概念，以下将以图14.3-1的数据表展开简单说明。
名词解释：
■ OLAP（On-line Analytical Processing，联机分析处理）：
基于大数据量、多指标基础上的各种数据整理与分析方式集合，简单理解就是：Excel中基于数据透视表的各类透视过程。对于复杂的大型数据集而言，Excel的处理能力不足应付时，可以使用微软专门基于SQL Server的工具集Microsoft SQL Server OLAP Services，该工具是为处理数据的OLAP应用而生。
❶数据立方体（Data Cube）：
其实就是需要分析的原始数据集合，此处图片只是示意，实际的数据维度远不止3维。此处可以理解为图14.3-1的数据表。
❷钻取（Drill-down）：
将汇总数据拆分成更细节的数据，比如图14.3-2的透视表在未进行分组时的日期状态。
❸旋转（Pivot）：
即互换维的位置，简单而言就是行列转换，Excel中的转置功能即属于此操作。如基于图14.3-2的数据表透视表将“发生日期”和“品种”两个字段进行相应的交换。
❹切块（Dice）：
选择特定区间数据或者某特定指标进行分析，如选择图14.3-1数据表中所有产品上半年的销售数量与销售金额。
❺切片（Slice）：
选取特定维度的数据进行分析，如只选择图14.3-1数据表中各季度产品A的销售数量数据。
❻上卷（Roll-up）：
钻取的逆操作，简单地理解就是Excel的分类汇总，如只将图14.3-1数据表中日期销售数量汇总为各年度数据。
这些概念也许显得晦涩和难懂，但其实在制作交互式图表的过程中，我们都有意或无意在使用这些操作方法，因为交互式图表依赖这样的数据操作。如果单纯使用函数公式来处理如此庞杂的数据，将变得不具可操作性，因此借助Excel的数据透视表功能就显得非常必要。随着Excel的推陈出新，Excel在不断加强数据透视表功能，在Excel 2010中，已经添加了切片器功能，该功能基于数据透视表和SQL应用。
图14.3-7 透视图表在操作上的不友好，导致我们必须要考虑一个非常现实的问题：如何借助常规图表结合数据透视表来制作交互式图表。有个非常令人困扰的问题是：如果图表引用的数据来源自Excel的数据透视表，该图表会被Excel强制变为数据透视图。
Excel 2003中，可以先使用图表向导来生成一个空白图表，然后使用数据拖曳方式添加系列，但该方法并不非常可靠，在不确定的状况下，该图表依然会被Excel自动设置为数据透视图。在Excel 2007和2010中则完全无望，拖曳功能也不再被支持。但并非没有办法来实现这样的操作，借助定义名称的方法，传统Excel图表和数据透视表可以被有机地结合在一起。图14.3-8所示的案例，就是图14.3-7的常规图表演绎，该图仅使用了一个图表来展示“数量”和“金额”两项求和项。
图14.3-8 数据透视表和定义名称结合的案例
这个图表的制作过程基于图14.3-7案例数据透视表，通过使用4个数据透视表来实现，这些透视表和图14.3-3的结构基本相同。制作方法说明如下：
1．参照图14.3-6数据透视表的生成过程，生成如图14.3-9所示的4个数据透视表。
图14.3-9 图14.3-8案例4个数据透视表
2．新增“类别”、“状态”两个辅助列，相关内容参照图14.3-8设置即可。再依次新增4个触发链接列“状态”、“类别”、“年度”、“分类”，除“分类”为5个单元格外，其余皆为1个单元格。
3．分别添加以下工作表控件：两个组合框、两个分组框、3个选项按钮、5个复选框。分组框并不参与触发作业，仅为视觉分组，排布和外观设定参照图14.3-8设置即可，数据源区域和单元格链接从上到下依次为：
4．分别定义“AData”、“BData”、“CData”、“DData”、“EData”、“分类”、“刻度”7个定义名称，公式如下所示：
5．生成无数据的簇状柱形图，依次添加6个图表系列，这6个图表系列的SERIES公式依次为：
6．将系列6“刻度”的图表类型改为XY散点图，并将图表按照图14.3-8右侧图表样式美化即可。
图14.3-8案例图表是为了学习如何将数据透视表和定义名称结合，以及如何使用选项按钮和复选框工作表控件。该案例图表仅比直接使用数据透视图的可视化效果好，但并不是一个值得称道的图表。
小技巧
交互式图表动态设置数值坐标刻度，使其保持一致。
由于涉及“金额”和“数量”两个不同量纲，图表的数值坐标无法直接手工设定为统一刻度，图14.3-8的系列6“刻度”即是为保证刻度的一致性而设（图表中并未隐去，实际作业中可设置其为无标记点）。
注：本章所有的案例，均对图表的数值坐标进行了统一设置。
文档14.3-2是图14.3-8案例使用列表框工作表控件的复选选项实例，文档中获取复选数值使用了xlm4.0宏表函数。该文档仅限在Excel 2003中使用，在Excel 2007/2010中已不可使用，因为该功能已经不被支持，若需使用应借助VBA来处理。