在固定资产清单中，有些数据是固定的，如固定资产“类别”“使用状况”等。我们在输入数据时会经常输入重复的内容，并且稍有不慎就会输入错误的内容。为了避免此类状况的发生，可以利用Excel中数据的有效性进行数据的填充，具体操作步骤如下。
步骤01：切换到“固定资产管理表”工作表，选中“类别”列区域，在“数据工具”选项中，单击“数据验证”下拉按钮，在其下拉的列表中选择“数据验证”选项，如图8-2所示。
步骤02：在弹出的“数据验证”对话框中，单击“设置”选项卡，在“允许”项里设置为“序列”，并输入相应的“来源”内容，如输入：“电器，交通工具，器材工具，其他”。之后单击“确定”按钮完成数据验证的设置。
步骤03：在每个“类别”框里完成数据的输入，如图8-4所示。
图8-2 选择数据验证
图8-3 设置数据验证内容
图8-4 输入验证后类别数据
步骤04：利用同样的方法，完成对“使用状况”的数据验证的设置，并输入相关数据。
当编制好科目汇总表后，需要根据科目汇总表中的数据来登记总账时，可以通过设置数据验证来获取总账科目，操作方法如下。
步骤01：单击选择单元格C2，如图3-108所示。
步骤02：在“数据”选项卡中的“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“数据验证”选项，如图3-109所示。
步骤03：在打开的“数据验证”对话框中的“验证条件”区域中单击“允许”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“序列”选项，单击“来源”框右侧的单元格引用按钮，如图3-110所示。
图3-108 选中单元格C2
图3-109 单击“数据验证”选项
图3-110 选择序列
步骤04：在“科目汇总表”中选择单元格区域A6:A22，如图3-111所示。
图3-111 选择序列数据区域
步骤05：返回“数据验证”对话框，此时在“来源”框中显示单元格引用公式“=科目汇总表！$A$6:$A$22”，如图3-112所示。
图3-112 “数据验证”对话框
步骤06：单击“输入信息”选项卡，在“标题”框中输入“请选择科目”，在“输入信息”框中输入“请从下拉列表中选择总账科目”，如图3-113所示。
步骤07：单击“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“错误总账科目！”，然后单击“确定”按钮，如图3-114所示。
步骤08：选中单元格C2时，屏幕上会显示设置的提示信息，如图3-115所示。
步骤09：单击单元格C2右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择总账科目，如图3-116所示。
图3-113 设置提示信息
图3-114 设置出错警告
图3-115 显示提示
图3-116 选择科目
步骤10：当试图在单元格C2中输入一个不存在的科目时，屏幕上会弹出如图3-117所示的出错提示框。
图3-117 出错提示