Excel 设置万元显示格式

在Excel单元格里,如果表格中的数值太大,想直接以万元为单位进行显示,该怎么设置单元格式呢?这里我们以资产负债表的设置为例。

步骤01:按住Ctrl键,选择“数值”列,分别是B列、D列、F列、H列,右键鼠标,在弹出的对话框中选择“设置单元格格式”选项,如图2-64所示。

步骤02:在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡,在“分类”选项下选择“自定义”弹出“自定义类型”页面,在“类型”文本框中输入“0!.!00000”,单击“确定”按钮,如图2-65所示,设置后的效果如图2-66所示。

图2-64 选择设置单元格格式

图2-65 自定义类型

图2-66 效果预览图

Excel 如何拆解金额?

支票或收据中都会有图 7.48 所示形式的金额拆解过程,将一个多位数的金额按值的大小拆分到对应的多个单元格中,是否有办法一次性将图中所有金额拆解完成呢?

图7.48 待拆解的金额表

解题步骤

如果金额都统一长度,那么利用分列工具就可以一次性拆解所有金额,本例中金额长短不一,因此需要使用公式来完成,具体操作步骤如下。

1.选择B2单元格,然后输入以下公式:

2.将B2的公式向右填充到L2。

3.将B2:L2的公式向下填充到第7行,此时所有金额都会自动拆解到B2:L7区域中,效果如图7.49所示。

图7.49 金额拆解结果

知识扩展

1.函数 COLUMN 用于生成指定单元格的列号,当参数包含多个单元格时,仅生成第一个单元格的列号,例如:

=COLUMN(A1)——结果为1,A1单元格的列号为1;

=COLUMN(G22)——结果为7,G列的列号为7;

=COLUMN(F5:H8)——结果为6,参数包含12个单元格,但只生成F5的列号6,如果参与数组运算,则会生成12个列号,不过本例中的公式不是数组公式

本例中COLUMN的参数是相对引用,因此当公式向右填充到L列时,它生成的值是1~11的自然数序列。

2.RIGHT函数用于提取指定字符串右边若干位的字符,它的语法如下:

RIGHT(text,[num_chars])

其中第一参数代表字符串,第二参数代表提取长度,当忽略此参数时则调用默认值1。

=RIGHT(B1)——当B1单元格的值是“中国人”时,公式返回“人”;

=RIGHT(B1,3)——当B1单元格的值是“中国人”时,公式返回“中国人”;

=RIGHT(B1,20)——当B1单元格的值是“中国人”时,公式返回“中国人”,第二参数20大大超过了第一参数的字符长度,此时会自动忽略超过总长度的部分。

3.LEFT函数和RIGHT函数的功能相反,它用于提取指定字符串左边若干位的字符。参数含义和函数用法与RIGHT一致。

4.本例中的金额有0位、1位或2位小数,从带有小数点的数值中提取字符会把小数点也提取出来,而右边的拆解区域未保留小数点位置,因此公式的第一步就是将目标数值乘以100从而去掉小数点。然后在目标数值前添加“¥”,其中右边的“¥”用于防错,将它放置在金额的左方,打印出来后可以防止他人在金额前面手工添加数值,从而影响金额的正确性。而¥前面的空格则是占位符,将它提取出来放置在¥前面的单元格中,仅仅占位,没有实质用处。假设没有空格,那么公式的拆解结果区域中会产生多个¥。

5.公式“=LEFT(RIGHT("¥"&$A2*100,12-COLUMN(A1)))”的整体含义是:首先对金额去除小数点,并在前面添加“¥”,然后利用Right函数分别提取左边1位、2位、3位、4位……11位字符,最后用Left函数从Right产生的结果中提取左边一位字符。

当金额是164257.45时,从“¥16425745”右边分别提取1位、2位、3位、4位……11位字符,产生的结果为“¥16425745”、“¥16425745”、“¥16425745”、“16425745”、“6425745”、“425745”、“25745”、“5745”、“745”、“45”、“5”。此时仔细观察这一组数据,它的最左边一位字符就是题目中所需要的拆解结果,因此公式的最外层使用了Left函数提取最左边的字符。

数据显示的特殊方法—用户自定义

输入单元格的数据,可以使用设定多种表现形式,是指【设置单元格的格式】中的【自定义】。那么,它到底能做到些什么事情呢?

  • 自动以千元单位显示金额
  • 输入公司名称后,自动添加“公启”二字
  • 在计算每小时的工资时,工作时间超过24小时的情况,时间数值以“25:00”的形式显示(一般情况下,每24小时自动归零,25:00会显示为“1:00”)

首先,选择想要设置的单元格,按Ctrl +l 打开【设置单元格格式】。一定要牢记这个快速打开单元格格式设置的方法(请勿按数字键盘上的“1”)。

Ctrl +l 打开【设置单元格格式】

【数字】选项卡中的【分类】中选择【自定义】,右侧出现【类型】输入栏。输入的值,就可以进行不同的设定。接下来,我们逐个看一下。