Excel文件共享注意要点:请注意文件保存形式

有时,制作好的 Excel 文件并不仅限于自己使用,而是经常会以邮件附件的形式发送给同事、顾客和客户。因此,为了让接收方能够顺利地打开 Excel 文件,我们在发送文件时需要做好准备。虽然这似乎是微不足道的小事,但如果连这些地方都考虑不到的话,我想这样的人也是无法做好工作的。

请注意文件保存形式

“我的电脑打不开别人发过来的 Excel 表格……”

Excel 文件有几种保存形式。使用 Excel 2007以后的版本保存文件时,初始设定为“Excel 表格”,以“.xlsx”为扩展名。关于这个保存形式,有几点需要大家特别注意。

Excel 2003之前的版本,无法打开以“.xlsx”为扩展名的文件

虽然相比以前已经大幅减少了,但如今还是有不少企业在使用 Excel 2003之前的版本。

假设,我们以邮件附件形式给客户发送对方需要的 Excel 文件。这时候,如果客户的 Excel 软件版本为2003版,而你发送的文件扩展名为“.xlsx”的话,客户就无法打开该文件。这样只能“重新发送”。

“.xlsx”形式的表格无法保存宏

Excel 中有一个叫作“宏”的功能,可以自动处理数据。直接保存“.xlsx”的文件,其中如果包含宏,在想要保存时会出现以下对话框。

按【是】,不启用宏来保存

此处若一不留意按下【是】,很容易发生做好的宏消失不见的惨剧。

为了避免这样的情况出现,请将 Excel 文件的保存形式预先设置为“Excel 97-2003文件(*.xls)”。如果不需要处理超过65536行的数据,在实际工作中用这种版本的文件来保存就足够了。具体请按以下顺序设定。

【文件】➛【Excel 的选项】➛点击【保存】➛将【文件保存格式】下拉选项改为【Excel 97-2003文件(*.xls)】

【文件保存格式】设置为【Excel 97-2003文件(*.xls)】

用的不是2003以前的版本,又要处理65536行以上的表格数据,选择【Excel 启用宏的工作表(*.xlsm)】也可以保存。

解除Excel鸡肋功能:取消网址(URL)自动加超级链接

【自动更正】中的【键入时自动套用格式】选项卡,取消勾选【Internet 及网络路径替换为超链接】,之后输入网址与 URL 也不会自动改为超级链接形式了。

取消勾选【Internet 及网络路径替换为超链接】

此项也是被大家“诟病”的“闲杂功能”之一,没有特殊需要还是取消这个设置吧。

解除Excel鸡肋功能:取消自动更正选项、第一个字母自动大写

“明明打的是‘hsi’,电脑给我改成了‘his’……能不能别帮倒忙啊!”

“每次打英文单词,第一个字母都会被改成大写,有什么解决办法呢?”

“如果输入 URL 网址,会自动变成超级链接形式,真让人郁闷……”

诸如此类,Excel 里有很多明明不想这样做却会被电脑自动修正的功能,而且不清楚这些功能的使用方法,实际遇到的时候确实会觉得烦躁。如果每次都处理相同的问题就会浪费大量的时间。想要避免这种事情发生,需要事先了解如何解除这些功能。这样就能摆脱负面情绪,更快速地完成工作。其实,在 Excel“选项”中可以更改大部分功能的设置。

取消修正文字

这一功能称为“自动修正”,会修改输入到单元格中的字符串。如果将其关闭,电脑就不会自动修改你所输入的文字了。

➊ 【文件】➛【选项】➛【Excel 的选项】➛【校对】➛点击【自动更正选项】

➋ 【自动更正】选项卡中,取消勾选【键入时自动替换】

另外,根据需要,也可以取消“句首字母大写”“英文日期的第一个字母大写”等这些自动修正的设置。

保存制作好的数据:务必设定自动保存

同时,也要设定自动保存,并且间隔时间尽量要短,最好为一分钟。设定自动保存后,在电脑发生异常被迫终止操作时,会恢复到上一次保存时的状态。因此即使 Excel 被强制关闭,等到下次打开文件时也能自动恢复数据。也就是说,如果事先将自动保存的间隔时间设定为一分钟,遇到这种情况就能恢复到最新保存的版本了。

自动保存的设定方法如下所示:

【文件】➛【选项】➛点击【保存】选项卡➛在【工作薄保存】中勾选“保存自动恢复信息”➛保存间隔时间设为1分钟

通过这一方法,再也不用担心做好的表格突然丢失了。

这一点,可以说是提高操作效率的最基本的前提。

有效利用Excel和电脑快捷键

善用键盘

不只是 Excel,操作电脑一般都需要使用键盘和鼠标。只用鼠标时,不得不逐步点击各项菜单,如果是用键盘的话,一次就能够完成这些操作。这就是“快捷键”功能。

例如,“设置单元格的格式”这一步,我发现很多人是将光标移至单元格上,点击鼠标右键,再选择“设置单元格格式”。接下来我要教给大家一个方法:只需按快捷键“Ctrl +l ”,立刻就能打开“设置单元格格式”。

【设置单元格格式】,按“Ctrl +l ”立刻打开

诸如此类,不使用鼠标就能完成的操作数不胜数。这样的方法掌握得越多,操作就会变得越来越顺畅。

还有前面提到过的“查找和替换”这两个功能。

“想删除 Excel 表格中电话号码中的连字符。”

“想将半角格式的连字符统一替换为全角。”

使用快捷键“Ctrl +H ”就能立刻完成。

如果使用鼠标的情况下,至少需要完成以下3个步骤(2010版本)。

点击开始菜单➛找到功能区最右侧的“查找和选择”并单击➛点击“替换”

即使事先知道【开始】菜单中有“查找和替换”这个选项,顺利找到的话最快也要花3秒钟。按照熟悉程度的不同,在这上面花费的时间可能有3倍的差。要是动作慢的人,甚至会花5秒钟以上。我们的日常工作需要熟练使用电脑,因此一定要熟练使用快捷键。

另外,在想要“复制粘贴”时我们可以使用快捷键Ctrl +C (复制)和Ctrl +V (粘贴)。即便如此简单的操作,有人还是会使用鼠标右键来完成,这也会导致工作速度变慢。在速度上,甚至可能会与其他人产生10倍以上的差距。

重要快捷键一览表

只要掌握几种常用的快捷键,操作速度就能提升10倍,更能掌握 Excel 的基础操作步骤。如果想要迅速提升 Excel 的操作效率,首先要了解以下快捷键操作。

  • Ctrl +l ➛打开“设置单元格格式”
  • Ctrl +S ➛保存。要经常保存文件
  • Ctrl +Z ➛撤销,回到上一步。操作错误时,请冷静地按下这个快捷键
  • Ctrl +F ➛查找工作表上或者文件内的字符串(检索功能)
  • Ctrl +H ➛一次性修改或删除多个字符串(替换功能)
  • Ctrl +Enter ➛一并输入多个单元格
  • Ctrl +D ➛复制上一个单元格的内容
  • Ctrl +R ➛复制左边单元格的内容
  • F4 ➛设定公式的绝对引用
  • Ctrl +F2 ➛在 Excel 2007之后的版本中,此快捷键可以显示打印预览
  • Ctrl +F11 ➛添加工作表
  • Alt += ➛运行“自动求和”
  • Ctrl +C ➛复制
  • Ctrl +V ➛粘贴
  • Ctrl +X ➛剪切
  • Alt +Enter ➛单元格内换行
  • Ctrl +空格 ➛选中活动单元格所在的整列
  • Shift +空格 ➛选中活动单元格所在的整行(活动单元格为半角英文)
  • Ctrl + - (减号)➛删除单元格、行、列
  • Shift +Ctrl + + (加号)➛插入单元格、行、列