决不能仅限于导出实数一览表。将得出的数字进行比较，才有其计算的意义。让我们再算一下“结构比率”吧。
➊ 单元格 I2中，销售额输入计算吉田的销售额占整体的比例的公式。
➋ 按下回车键，显示出吉田的销售额在整体中的所占比例。
➌ 拖拽复制到单元格 I7，即可显示每一名负责人所占的比例。
如此一来，即可显示每一名负责人的销售额所占比例，每一名负责人对公司的贡献程度等情况也会一目了然。
另外，比起“A 君的业绩比谁都高啊”这种模糊的说明，通过使用“A 君的销售额占全员的43%”这样带有具体数据表达，就会让说明变得更加详细、更有说服力。
如下所示，A 列为负责人，D 列为销售额数据。
A 列：负责人，D 列：销售额
以这个数据表格为基础，从 G 列开始，计算每一个负责人的销售额的总和。
在做这项工作时，我看到很多人发生了以下“惨剧”。
那么，怎样做才正确的呢？
这时我们可以使用 SUMIF 函数，我们看一下具体的操作步骤吧。
➊ 在单元格 H2内输入以下公式
=SUMIF(A:A,G2,D:D)
➋ 按下回车键后，单元格 H2内显示“吉田”负责的销售额。
➌ 将单元格 H2中的公式拖拽复制至 H6，则会显示相应的负责人的销售额。
➍ 想要得出所有负责人的销售额总和时，则需要双击单元格 H7，再按下 AUTOSUM 快捷键Alt += 。
➎ 按下回车键，可得出全员销售额的总和。
SUMIF 函数有三个参数。
按照步骤1输入“=SUMIF(A:A,G2,D:D)”这一公式，Excel 会自动识别，做出以下的处理：
如果要计算多个分开的单元格的总和，应该怎么做呢？
这时，按照以下方式，按下Ctrl 键并点击鼠标，就能轻松输入公式。
➊ 选中想要求和的单元格，输入=SUM(。
※这里选择了单元格 C14
➋ 按Ctrl 键，选择需要求和的单元格。
※如图所示，点击单元格 C2、C6、C10。
➌ 输入右括号，按回车键确定。
如此，单元格 C14中显示为
=SUM(C2,C6,C10)
像这样，在需要求和的单元格之间输入“,”来隔开，就能够大幅提升工作效率。
在 B12与 C12中输入数量与总销售额。
在 B12单元格里，输入 SUM(B2:B11)
其实，想要计算多个连续单元格范围内的总和，有更简便的方法，那就是使用ΣSUM 函数（SUM 函数中的一种），它的功能就是能够自动输入 SUM 函数和计算总和的范围。
可在【开始】栏目下点击ΣSUM 按钮，或者不使用鼠标，直接按快捷键。虽然这两种方法的区别甚微，但掌握快捷键总是方便的。先选择 B12，然后按下以下快捷键。
Alt +=
随后，就会像前文中的画面一样，系统自动指定合计单元格范围，目标单元格里也含有 SUM 函数。
并且，这时候如果在 B12与 C12都被选中的前提下，按下这个快捷键，处于自动选中合计单元格范围的 SUM 函数，会同时出现在这两个单元格中。
如果你是老师，你想以“考试分数在80分以上的是 A，80分以下的是 B”作为判断条件，在 B 列中输入所有分数后，C 列中会显示相应结果。可以按照下面的方法操作。
➊ 在单元格 C2中输入以下公式：
=IF(B2>=80,”A”,”B”)
➋ 按Enter 键，C2中得出“B”
➌ 将公式复制到其他单元格，系统会根据分数自动做出判断。
像这样，根据作为判断条件的数值，可以更改单元格中的数值或公式的结果。这就是 IF 函数的作用。
下面是 IF 函数的具体结构。
【公式】
=IF(条件表达式,条件为真,条件为假)
像这样表示函数构造的形式，叫作“公式”。不是说一定要准确无误地记住所有函数的公式。只要能做到看一眼就大概明白其中的含义，在实际操作中也能熟练运用就可以。
在此，我们来具体看一下函数结构中各部分所表示的含义。
※上述例子（B2>=80）中，表示单元格 B2的值是否在80以上
也就是说，之前列出的公式，其实是一个命令句“B2的值大于等于80输入 A，不是则输入 B！”
那么，应该怎么操作才能在向下拖拽复制公式的时候保持被除数固定不变呢？答案就是“绝对引用”。请试着用以下方式输入公式。
➊ 在单元格 C2输入公式=B2/B11。
➋ 点击单元格 B11，按F4 。可以看到，以 B11为引用单元格后，出现了符号$。
➌ 从单元格 B2开始拖拽至第11行，这次并没有出现错误，能够正常计算。
如果不知道这个方法，就需要手动输入每一个被除数，这样就会浪费很多时间。
顺带一提，指定引用单元格后，多次按下F4 键，$符号的所在位置也会发生变化。
即使知道“$符号为绝对引用”，还是有很多人不清楚按 F4可以输入$这一操作方法。请大家一定要善用F4 键。
如需纵向、横向复制含有公式的单元格时，一般会有两种需求：只固定行、只固定列。这时，可用上述方法切换。
有时候，我们需要将公式复制到其他单元格中。这时，如事先没有掌握相关知识，就会浪费一些不必要的时间。例如，下图是不同地区的分公司的销售额一览表，其中，处理“结构比率”一栏时，请输入正确的公式。
各分公司的“结构比率”，是将各个分公司销售额除以全公司的销售额计算得出的。因此，首先请在 C2中输入“=B2/B11”。
在单元格 C2输入=B2/B11
※选择单元格 C2➛输入等号（=）➛点击单元格 B2➛输入斜线（/）➛点击单元格 B11
详细的内容我会在第七章介绍，这里只稍微提一下。在“设置单元格格式”中，可以预先将 C 列的表示形式设为百分比，那么就可以知道北海道分公司在整个公司的销售额中所占的比例。
接下来，同样在 C3～C11中输入计算占比的公式，就可以得出所有分公司的销售额在整体中所占的比例。当然，如果你在单元格中逐个输入相同的公式，做完的时候太阳都下山了。
而且如果你这么做……还会出现这样的乱码：
表格中显示“#DIV、0!”
单元格中出现“#DIV/0!”，似乎计算进行得并不顺利。
那么到底出了什么问题？我们选中单元格 C3，按下F2 键。
【F2 键的功能】
于是，所选单元格的引用单元格如下图。
选中单元格 C3，按下F2 键
除数引用了正确的单元格（B3），被除数本应引用 B11中的数值，但却引用了单元格 B12的数值。就是说，指定被除数时出现了偏差。
为什么会发生这种情况？
原来，将最初输入的公式向下复制的同时，所引用的单元格也一同被“拖拽”向下移动。
一开始在 C2中输入“=B2/B11”，其实是引用了 B2和 B11数值。这是因为从单元格 C2的位置关系来看，系统将 B2和 B11这两个单元格分别当作为“用于计算的分子与分母的单元格”。从含有公式的单元格 C2来看，与单元格 B2和 B11的位置关系如下：
而且，这种位置关系在被复制的单元格里也是同样。直接拖动复制，向下1格的 C3如先前画面所示，会自动变为“=B3/B12”。
作为除数的 B3，在含有公式的单元格 C3看来，就是“向左1格的单元格”，选中时会保持这种识别也没有问题。但是，关于被除数的话，在 C3看来引用的是“向左1格、向下9格的单元格”，也就是 B12。而 B12是一个空白单元格，那么这个算式就是 B3数值除以一个空白单元格数值……换句话说，被除数其实是0。
数学中最基本的常识就是被除数不能为0。因此，单元格 C3最终表示的结果就会是“#DIV/0!”这样的乱码。
像这样，在复制包含公式的单元格作为引用时，结果有所偏差的状态叫作“相对引用”。
输入函数时，在单元格中一定要先在半角英文模式下输入等号（=），基础操作如下。这种表示函数结构的，叫作“格式”。
【格式】
=函数名（参数1，参数2……）
格式中的“参数”是函数必须的构成要素。如果存在多个参数，就用逗号（，）隔开，从第一个开始按顺序称作参数1、参数2……比如运用 IF 函数的话，函数构成如下：
=IF（测试条件，真值，假值）
这一情况中，“测试条件”为参数1、“真值”为参数2，“假值”为参数3。不同的函数，指定不同的参数会得出怎样不同的结果，记住这些内容，其实也是在慢慢提高 Excel 的操作技能。
Excel 2007之后的版本中，在输入函数的过程中会出现候补名单，运用TAB 键即可快速输入函数。在此以 SUM 函数为例，请大家看一下输入函数的具体步骤。
➊ 半角模式下输入等号（=）。
➋ 在输入需要的函数的过程中会出现候补名单。
➌ 用光标键从候补菜单中选择要使用的函数名，用TAB 键确定（此操作可补充输入函数名称，也会显示前括号）。
➍ 括号中输入参数。
➎ 最后输入右括号，按Enter 键或TAB 键确定。
按下Enter 键后，活动单元格自动向下移动一个；按下TAB 键后，活动单元格自动向右移动一个，输入后续的内容十分方便。
“用 Email 发送 Excel 时，请先好好检查一下‘设置打印区域’再发送。”
在我还是一个上班族的时候，我的领导不止一次这样提醒过我。我认为打印出来是1张完整的页面，但实际打印出来却足足打了3页。我经常被领导训斥“太浪费打印纸了！”
用 Email 发送 Excel 文件时，收件人有可能会打印 Excel 文件。如果你没有事先确认“设置打印区域”，本来只想打印在1张纸上，而实际打印区域却是2页，造成了纸张的浪费。当然了，需要打印的人也有必要事前进行确认，但还是需要制作文件的人事前设定好打印范围。
比如，你制作了一个比较大的表格。
如果想完整地将这张表格横向打印在1张 A4纸上，具体的设置方法如下。
➊【页面布局】➛【纸张方向】点击【横向】
➋ 【视图】➛点击【分页预览】
➌ 呈现以下画面
可以看到，蓝色虚线就是转换页面的地方，这样直接打印的话，这张表将被打印在4页纸上。
用鼠标拖拽蓝色虚线，即可调整设置为1张打印页面。
用鼠标拖拽蓝色虚线，调整为打印在一张纸上
虽然只是偷懒了一下，但是这样不仅会给别人带来麻烦，也会给自己增加不必要的工作。请一定要提前设置好打印页面。
通常来说，新建 Excel 文件时，最初的工作表数量为3个（Excel 2013版开始，基本设定为1个）。这样一来，假设你把表格数据输入第1张工作表中，以邮件附件形式发送给了同事、上司或客户。对方收到后，一打开发现总共有3张工作表，然后很可能会逐一去检查第2张、第3张工作表里是否有内容。
“为什么要给我发送空白的工作表……”
为了不引起不必要的误会，希望各位读者要注意删掉多余的工作表。
也许这件事看似很简单。但还是希望大家对他人抱着“不给别人添麻烦”的态度去做这件事。
可是不管怎么说，每次都要特意删掉多余的工作表也很麻烦，并且也容易忘记。因此，请大家按照以下步骤设置，在新建 Excel 表格时设定为保留1个工作表。
【文件】➛【Excel 的选项】➛【常规】➛点击【新建工作薄时】➛【包含的工作表数】设定为1后点击确定
【包含的工作表数】设定为1
有时候我也会听到有人这样问：“大多数情况下使用 Excel 文件时都会变成3个以上工作表，一开始就设定为3个不行吗？”针对这一疑问，我想反问一下：
“如果最终还是少于3个工作表的话，不仅需要特意删除，还有可能忘记删除，留下这样的隐患有什么好处呢？”
如果想要更多的工作表，使用快捷键Shift +F11 就能立刻追加。并且在 Excel 2013版中，初始工作表数量已自动设定为1个。“一开始就觉得工作表有3张比较好”这种想法也没有意义。实际上，有非常多的朋友和我说：“幸亏知道了这个方法”。
