Excel数据只有4种类型：数值、文本、日期、函数

一般来说，即便说熟练使用 Excel，“在正确的单元格内输入正确的内容”才是最基础的操作。那么，在一般单元格中输入的数据都是什么呢？

需要输入单元格的数据大致可分为4种类型。只要掌握这4种数据类型，就能解决大部分的难题。

数值

0、1、2、3……用于计算、统计。

关于数值，请注意这一点：“计算有小数点的数值时会出现误差”。在 Excel 中无法正确算出小数点以后的数据这一点会令人感到意外。比如说，单元格内输入“0.1”，却并不准确指代“0.1”本身这个数值。关于这一问题，我会在后面详细解释。（参照 P134）。

文本

除数值之外的汉字、阿拉伯数字，以及其他符号等。

关于此项请注意，如果在函数状态下使用文本，请用双引号（“”）圈起来。

【例】

=IF(A1>=80,”A”,”B”)

作为数值的80直接输入到表格即可，而输入文字项“A”与“B”则需要用双引号标示。

日期、时间（序列值）

如果想在 Excel 中正确输入日期，例如“2014/1/1”这样，公历公元纪年法的年、月、日分别用“/”（斜线）隔开，以半角格式输入。

输入时间时需要则像“13:00”一样，将小时与分钟用“:（冒号）”隔开，以半角格式输入。

像这样表示日期、时间的数据形式实际上就是“序列值”。由此可见，在 Excel 中日期和时间也可看作是数值的一种。

另外说明一点，Excel 可表示的日期范围是从1900/1/1到9999/12/31。

公式、函数

在 Excel 中，可以计算和处理各类数据。为此，我们需要在单元格里输入公式与函数。因此，多掌握 Excel 的实践技巧和函数方面的知识十分重要。

输入函数、公式时，全部要用半角英文，从等号（=）开始输入。

如何组合使用Excel函数和功能

面对复杂的操作任务，应该寻找“有没有能够轻松解决的功能”，掌握方法并熟练运用。最开始不需要记住所有东西，有不明白的地方，可以查资料或者请教别人。

掌握全部的 Excel 函数和功能并没有任何意义，思考如何将其进行组合，并组织其结构是最重要的。而且，这一过程本身就非常有意思。得到预期的结果后，不仅心情会变好，工作也会变得很有趣。

另外，Excel 是一款非常直观的软件。在画面上方菜单栏里能轻松找到给单元格填充颜色、画线的功能。因此，我没有刻意说明这些在阅读本书的过程就能够掌握的一些基本操作。

Excel 必须了解的9个功能

与函数同等重要的就是关于 Excel 功能的知识。与函数相同，这些功能也分为许多种。而日常工作中经常用到的重要功能主要有以下9个。

条件格式（【开始】➛点击【条件格式】）

例如，如果对比去年销售额降低了100%，就给这一数据标记颜色。这是根据单元格的数值设定单元格格式的功能。

数据有效性（【数据】➛点击【数据有效性】）

如果要多次输入同一数值，可在下拉菜单中选择这一功能。同时，此功能还能限制单元格的输入值，防止输入错误。

排序（【数据】➛点击【排序】）

例如，在分析客户资料时，最基础的操作就是按照销售额从高到低排序。

自动筛选（【数据】➛点击【筛选】）

仅选中符合条件的数据。

数据透视表（【插入】➛点击【数据透视表】）

这是计算数据总数时的非常有用的功能。但是，如果是在定期更新的资料中进行此项操作，反而会降低工作效率，需要注意。

自动填充（含有连续数据起始数据的单元格，拖拽填充）

这个功能可以快速输入数字、星期等连续的数据。

保护工作表（【审阅】➛点击【保护工作表】）

这个功能是为了防止误删输入的函数，保护数据。

查找与替换（快捷键Ctrl +H ）

查找特定的数据，并且能够统一修改或删除文字的重要功能。如果只是用于查找，可以使用快捷键Ctrl +F 。

定位（快捷键Ctrl +G ）

能够一次性选择“附有注释”“空白内容”等符合条件的单元格，一并处理。

应对一般操作需掌握的67个Excel函数

Excel 中总共有400多个函数，当然没有必要全部记住。那么，我们需要掌握的函数是多少个呢？虽然根据职业的性质会有不同，但一般来说掌握30～50个就够了。根据我丰富的教学经验来看，应对一般的工作所需要掌握的函数为以下67个。

SUM、SUMIF、SUMIFS、PRODUCT、MOD、ABS、ROUND、ROUNDUP、ROUNDDOWN、CEILING、FLOOR、COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS、MAX、MIN、LARGE、SMALL、RANK、TODAY、YEAR、MONTH、DAY、HOUR、MINUTE、SECOND、WEEKNUM、DATE、TIME、WORKDAY、DATEDIF、IF、IFERROR、AND、OR、VLOOKUP、HLOOKUP、MATCH、INDEX、ADDRESS、INDIRECT、OFFSET、ROW、COLUMN、LEN、FIND、LEFT、MID、RIGHT、SUBSTITUTE、ASC、JIS、UPPER、LOWER、PROPER、TEXT、CODE、CHAR、CLEAN、PHONETIC、CONCATENATE、ISERROR、REPLACE、TRIM、VALUE、NETWORKDAYS

当然，没有必要立刻记住这些函数。在第3章中我会给大家6个函数，只要记住这6个基础的函数，就能够大幅提升 Excel 的操作效率。

另外，这里没有提到通常被视为基础函数之一的 AVERAGE。大家平常过于依赖计算平均值这一操作，这样做是想给各位敲一下警钟。请记住“平均值不可信”这一风险，如果想要计算平均值，需要用总数除以参数的个数。

瞬间完成Excel常规操作的方法

知识量不足导致的致命弱点

“我经常会使用别人制作好的 Excel 文件，可是我不知道表格里的内容的意义，只好糊里糊涂地做下去了……”

我在帮助学员提高 Excel 的操作效率时，经常遇到这样的案例。即便表格中的内容是错误的，有些人也不会发现。而且不小心删除了数据，也不知道该如何恢复，也不会告诉其他人。而这么做的后果就是会导致无法分析重要的数据……诸如此类的“惨剧”时常发生。

“处理 Excel 中的数据要花很长时间，只是做这件事，大半天就已经过去了……”

这是每天都要加班到很晚的某个公司员工的例子。当我询问他经常加班的原因时，他是这样回答的：用 Excel 制作的客户名单中有几万个电话号码，要把原本用全角输入的数字一个一个改成半角，然后手动删除电话号码中的连字符。这样一来，每天都要加班4小时并且连续加3天左右。但是在我看来，只要稍花功夫，用不上1分钟就能完成这个工作。

像这样，由于不了解 Excel 的基础操作而浪费大量的时间，引发很多错误，降低工作效率的例子，真是不胜枚举。如果事先掌握简便的方法，1分钟就能完成原本要花几个小时的工作。如果这样的情况也发生在你的身上，你也会如此放任不管吗？

虽然提高销售和沟通技巧也很重要，但是大多数情况下，我们需要通过 Excel 将“获得的实际成果”表示出来。虽然阅读“学会用数字说话”这类书也很有必要，但是不应为了计算数据而花费太长时间，也不应该在制作商务文本这件事上浪费过多的精力。迅速计算数字、制作商务文本，然后在最大程度上留出时间，对得出的数据进行思考、讨论进而付诸行动，这些才是作为职场人士最应该做的事。

因此，对于现代的知识型劳动者来说，通过熟练使用 Excel 并不只是单纯的制作表格，而是为了保证“工作”时间。使用 Excel 的功能就能自动完成的简单工作就交给 Excel，我们必须将精力集中在只有人类才能做到的工作上。无聊且耗时较长的简单操作只会让你注意力涣散，频发小错误，降低工作的积极性。

不要持续浪费时间

▲ 每天两个小时统计销售数据

（2小时×20日=每月40小时）

▲ 每个月末花1周时间统计交通费

（8小时×5日=每月40小时）

▲ 每周花5个小时制作提交给客户的数据

（5小时×每月4次=每月20小时）

如果利用 Excel 自动计算，每月花费在这些工作上的时间将缩短为3分钟。我曾指导过上述第3个工作的客户，有一天，他给我发来了这样的邮件：

“原本我要花5个小时才能完成的工作……竟然2分钟就搞定了。2分钟啊。（笑）之前我每周都要花费的5个小时，到底都是在干什么……”

每个月都要花40个小时的工作，瞬间就能缩短至5分钟，由此产生了39个小时55分钟的可利用时间。如果能把这个时间用在那些更具生产性的工作上，就会增加工作的价值，这样对公司来说也是一种贡献。如此一来，公司的收益提升，你也会得到更多的好评。

反过来讲，如果没有注意到这种提高效率的方法，你每个月仍然会持续地浪费时间，同时还会产生相应的人员费用。这么一来，每月都会不断支付多余的人员费用，企业也绝对不会欣赏这样的人。