分类：打印设置篇

工作表中有错误值时，能否在打印时忽略错误值？

要求不能删除错误值，避免影响数据的完整性。

解题步骤

Excel的“页面设置”对话框中可以调整错误值的显示方式，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“工作表”选项卡，单击“错误单元格打印为”右方的倒三角符号，然后从弹出的列表项中选择“＜空白＞”，设置界面如图8.13所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，然后打印工作表，工作表中的所有错误值都不会被打印出来。

知识扩展

1.Excel对于打印单元格的错误值有4种处理方式，默认选项是“显示值”，表示单元格原本显示什么就打印什么；如果将选项调为“＜空白＞”，则表示打印时将错误值所在单元格打印为空白，要注意不是打印成“空白”二字；如果将选项调为“–”，表示用“–”代替原来的错误值；如果将选项调为“＃N/A”，表示一切错误值都替换成“＃N/A”。工作中最常用的是前两种打印方式。

2.本例和案例113有所不同，案例113是隐藏错误值，任何时候都不显示；本例是所有错误值在工作表中都正常显示，只是打印后不显示在纸张上，因此两个案例的目的有本质的区别。

在图8.8所示的生产表中，F列有4个批注，但打印生产表后无法看到批注内容。是否有办法将批注和生产数据打印在同一页中呢？

解题步骤

在“页面设置”对话框中有批注相关的选项，修改选项值即可打印批注，具体操作步骤如下。

1.单击功能区的“审阅”→“显示所有批注”，此时工作表中的所有批注都会显示出来，效果如图8.9所示。

2.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

图8.10说明了“页面设置”对话框启动器的位置。

3.打开“工作表”选项卡，单击“批注”右方的倒三角符号，然后从弹出的列表项中选择“如同工作表中的显示”，操作界面如图8.11所示。

4.单击“确定”按钮保存设置，然后按组合键＜Ctrl+F2＞打开打印预览界面，从预览效果中可以看到批注内容，且批注的打印样式与工作表中的显示样式一致。预览界面如图8.12所示。

知识扩展

1.Excel对批注的处理方式包含三种，默认设置下是不打印批注的，其他两种设置为“工作表末尾”和“如同工作表中的显示”，前者表示将所有批注打印到最后一页中，该页只打印批注不打印正文内容；后者表示批注的打印效果与在工作表中显示的状态一致，因此打印前必须调整为显示所有批注。

2.当工作表中批注较多时，应该将批注的外框调小，避免多个批注重叠显示，从而影响打印文件的美观性。

图8.1所示的工作表中A1：F44区域包含A组、B组、C组的产量信息，当不做任何设置直接打印时总是打印所有内容。现要求只打印B组产量表，如何才能忽略其他区域呢？

解题步骤

Excel提供了一个设置打印区域的工具，用于随意调整打印区域，具体操作步骤如下。

1.选择A15：F28区域。

2.单击功能区的“页面布局”→“打印区域”→“设置打印区域”。

3.按组合键＜Ctrl+F2＞进入预览状态，从预览效果中可以看到打印目标只包含A15：F28区域，排除了A组和C组的数据，效果如图8.2所示。

知识扩展

1.设置打印区域的目的是排除不需要打印的区域，不过要打印的目标最好是连续的区域。当把多个区域设置为打印区域后，Excel 会将这些区域分别打印在不同的页中，哪怕每个区域只有一行。

2.当把一个区域设置为打印区域后，Excel 会自动生成一个名为“Print_Area”的名称，名称的引用位置为打印区域的地址，当修改名称的引用位置时，打印的目标区域也会相应地改变。

3.如果下次想打印所有的数据，不是重新设置打印区域，而是单击“取消打印区域”按钮。