Excel 会计凭证的页面设置

在打印会计凭证前首先需要对其页面进行设置,具体操作步骤如下。

步骤01:打开实例文件“记账凭证.xlsx”工作簿,单击“页面布局”选项卡中,“页面设置”组中的“其他页面设置”按钮,如图18-15所示。

图18-15 单击“其他页面设置”按钮

步骤02:随即弹出“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡,在“方向”组合框中选择“横向”单选按钮,其他选项保持默认设置,如图18-16所示。

图18-16 选择“横向”按钮

步骤03:单击“打印预览”按钮,即可在弹出的窗口中预览打印效果,此时可看到会计凭证未能在一页中完整地显示出来,如图18-17所示。

步骤04:单击“页面设置”按钮,打开“页面设置”对话框,切换到“页面”选项卡下,然后在“缩放”组合框中选中“调整为”单选按钮,在其右侧的微调框中均选择“1”选项,即调整为“1”页宽、“1”页高,单击“确定”按钮返回打印预览窗口,如图18-18所示。

步骤05:此时系统会自动地对记账凭证进行调整,使其在一页中完整地显示出来,如图18-19所示。

图18-17 预览打印效果

图18-18 设置“缩放”选项

图18-19 预览打印效果

步骤06:单击“页面设置”按钮,切换到“页面”选项卡,在“缩放”选项下,可以调整页面的缩放比例,此时是放大预览比例,如图18-20所示。

图18-20 放大预览比例

步骤07:在“页面设置”对话框中切换到“页面”选项卡,再次选择“调整为”单选按钮,即可将打印预览的比例缩放到放大前的比例,如图18-21所示。

图18-21 更改为原来的缩放比例

步骤08:关闭预览窗口,返回工作表,然后调整“贷方金额”最后一列的列宽,如图18-22所示。

图18-22 调整列宽

步骤09:再次打开“页面设置”对话框,单击“打印预览”按钮,如图18-23所示。

图18-23 单击“打印预览”

步骤10:在弹出的窗口中预览打印效果,此时可以看到最后一列的边框显示完整了。最后关闭预览窗口即可,如图18-24所示。

图18-24 预览打印效果

Excel 高级筛选

默认情况下,使用自动筛选设置查询条件后,会隐藏不满足条件的数据,而复杂数据的查询,需要用到Excel的高级筛选。使用“高级筛选”之前,必须设置查询数据的条件区域,并且条件区域的首行应为数据表的列表名称。接下来以查询采购单价>1000,商品类别为“家用电器”的数据为例,介绍使用高级筛选的操作方法。

步骤01:打开实例文件“高级筛选.xlsx”,在数据区域的底端设置高级筛选的条件,如图18-9所示。

步骤02:选取数据区域中的任意单元格,单击功能区“数据”选项卡中“排序和筛选”组中的“高级”按钮,如图18-10所示。

步骤03:随即打开“高级筛选”对话框,单击选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮,然后单击“条件区域”右侧的单元格引用按钮,如图18-11所示。

步骤04:折叠“高级筛选”对话框,选取高级筛选的条件区域,此处选取B2:H25单元格区域,“高级筛选”对话框中会相应显示选取的单元格区域,如图18-12所示。

图18-9 设置高级筛选的条件

图18-10 单击“高级”按钮

图18-11 选择筛选结果位置

步骤05:按照同样方法,选取B27:C28为条件区域,并选择将筛选结果复制到B30:H40单元格区域,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图18-13所示。

图18-12 选择条件区域

图18-13 设置条件区域和复制位置

步骤06:此时筛选到的数据结果如图18-14所示。

图18-14 高级筛选结果

Excel 使用自定义筛选

Excel工作表中的数据自动筛选之后,还可以对筛选后的数据进行自定义筛选。例如,在“百货公司商品采购汇总表”中查看商品类别为“服装鞋帽”和“家用电器”的采购商品,按如下步骤进行操作。

步骤01:打开“自定义筛选.xlsx”工作簿,选取要自定义筛选区域的任意单元格,单击功能区“数据”选项卡中“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,此时会在每个数据列的右侧显示自动筛选箭头,如图18-5所示。

图18-5 单击“筛选”按钮

步骤02:单击“商品类别”右侧的自动筛选箭头,然后指向列表框中的“文本筛选”选项,此时会出现级联选项,单击级联选项中的“自定义筛选”选项,如图18-6所示。

图18-6 单击“自定义筛选”选项

步骤03:打开“自定义自动筛选方式”对话框,在“自定义自动筛选方式”对话框中设置筛选的条件:“商品类别”为“服装鞋帽”和“家用电器”,单击“确定”按钮,如图18-7所示。

图18-7 设置筛选条件

注意:由于要查看商品类别为“服装鞋帽”和“家用电器”的采购数据,需要选中“或”之前的单选钮,如果是选中“与”单选按钮,则工作表中不会显示任何数据,因为没有一种商品类别既是服装鞋帽又是家用电器。

步骤04:关闭“自定义自动筛选方式”对话框,查看满足筛选条件的数据,如图18-8所示。

图18-8 自定义筛选结果

Excel 简单数据的筛选

当对Excel工作表中的数据进行简单筛选时,可以使用“自动筛选”功能,自动筛选箭头将会显示在每个数据列的右侧。接下来我们运用具体的案例来进行说明,例如,只显示“百货公司商品采购汇总表”中“家用电器”的采购信息,具体操作方法如下。

步骤01:打开实例文件“简单数据筛选.xlsx”,选取数据区域中的任意单元格,单击功能区“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,如图18-1所示。此时会在每个数据列的右侧显示自动筛选箭头。

图18-1 单击“筛选”按钮

步骤02:单击“商品类别”右侧的自动筛选箭头,打开“商品类别”的筛选列表框,如图18-2所示。

步骤03:取消选中“全选”复选框,单击选中“家用电器”复选框,然后单击“确定”按钮,应用设置的筛选条件,如图18-3所示。

步骤04:此时筛选的数据结果如图18-4所示。

注意:自动筛选之后,如果要取消对数据的筛选,则单击相关列首单元格右端的自动筛选箭头,再单击选中列表中的“全部”复选框即可。

图18-2 “商品类别”的筛选列表框

图18-3 选中“家用电器”复选框

图18-4 筛选的数据结果

解决网络化财务管理问题的对策

一、提升对网络化财务管理重要性的认识

要大力推广网络财务管理,使其在实际工作中发挥应有的作用,首先要转变部分财务工作人员不敢接触新事物以抵触网络化新技术施行的陈旧观念,特别是领导决策人员对于网络化将大大改进财务管理工作效率和层次水平的重要性的认识一定要正确。

二、大力培养高素质专业网络财务管理人才

能否培养出一大批高素质的网络财务管理人才则切实关系到网络财务管理的发展和推广运用。因此,推广运用网络财务管理的企事业单位要立即启动解决人才匮乏的相关措施,一方面在单位内部启动相关的专业培训,另一方面可以引进外界高层次的专业网络财务管理人才。

三、完善相关设施建设

现代社会的快速发展和激烈的市场竞争预示着网络财务管理的普及推广和应用势在必行,那么要保证网络财务管理这一全新的高效财务管理模式能够正常运行,就要全面完善相关基础设施的建设。首先是要使网络线路尽可能地加大覆盖面;再者,在现今缺乏高质量财务软件的情况下,要加大资金投入力度;最后就是完善计算机等网络财务管理的必备硬件措施,只有这样才能保证整个网络财务管理系统正常高效的运转。

四、建立财务网络化管理的安全体系

解决网络财务管理带来的信息安全隐患问题,必须要加强完善通信网络的安全性建设,建立财务网络化管理的安全体系,使其信息流通方面的安全性更佳。

综上所述,为了更好地适应信息化技术与激烈竞争的21世纪的社会发展,基于网络化信息技术的网络财务管理方式的推广和实施势在必行,那么通过各种举措切实解决网络财务管理起步阶段过程中存在的一系列问题将是网络财务管理应用单位的当务之急,只有这样才能保证网络财务管理这一全新的财务管理模式得到快速推广,从而在财务管理工作中如期发挥其巨大的优势,在给企业单位带来巨大利益的同时,也给社会发展注入新的活力。

网络化财务管理存在的问题

网络财务管理这一全新的财务管理模式在财务工作中的作用显著,优势明显,使企事业单位的财务工作也能够紧跟时代潮流进行科学、合理、先进的协同操作,对保持和增强企业的竞争地位具有非常积极的作用和影响,这一切都预示着网络财务管理将是未来财务管理发展的大方向。但是,现阶段对于网络财务管理这一新鲜财务财务管理模式来说,仍然处于起步阶段,这就意味着还有很多负面的因素对其起着影响,即还存在着一些亟待解决的问题,下面我们就具体来看一下这些问题。

一、网络财务管理人员素质不高,专业知识和技能匮乏

网络财务管理逐渐替代传统的财务管理模式也就要求从事财务管理的人员需要具备一些新的财务管理知识和相关的专业技能。网络财务管理是基于信息网络技术、计算机熟练应用,将人与电子设施紧密结合的财务管理系统,这就对从事网络财务管理的相关工作人员的专业技能和整体素质提出更高的要求。

二、网络财务的安全管理问题突出

网络财务管理是一种基于网络技术的财务管理模式,这就将一些在传统财务管理模式中严重性不大的问题放大了,安全保密问题就是其一。信息化网络的普及具有前所未有的信息开放性,这一特性使得人们在非常方便地获取信息服务的同时,却使网络财务管理中财务信息、商业机密等内容的保密问题成为严重隐患。

网络化财务管理的功能特点

1.网络财务实现了远程处理和集中式管理

经济全球化使企业呈现集团化、国际化发展趋势,集团企业为了整合财务资源和提高竞争力,往往采用集中式财务管理方式。

2.网络财务拓展了财务管理的空间

除上述网上远程处理和集中管理等以外,从网上订购到网上采购,从网上销售到网上结算、催账、报税和报关,从网上服务到网上理财,从网上财务信息查询到网上询价,从网上银行到网上保险、证券投资、外汇交易等,均成为网络财务的重要组成部分。而财务信息的整合也可以运用网络方式,从企业内部财务信息直接转向客户、供应商、政府部门及其他相关部门采集。这种空间的拓展使得财务管理进一步从分散走向集中,从企业总部走向企业全部,从企业内部走向企业外部。

3.网络财务加快了财务管理的时效

协同化财务管理是企业管理追求的一个目标,一旦业务活动伴随有财务信息,就需要将这些信息及时处理,并将处理结果反馈给业务系统。这种协同化财务管理方式能够消除财务活动与业务活动之间的时间差,从根本上改变财务信息与业务活动不对称的状况,使企业财务资源配置与业务运作协调同步,实现资源的优化配置。

4.网络财务提升了财务管理的效能

网络财务使企业财务管理的效能进一步延展,主要表现在4个方面:财务信息的网页数据化;结算支付电子货币化;办公方式多元化以及财务管理服务商业化。

Excel 将财务数据保存到Web网页

如果其他工作人员没有在办公设备上安装类似于Office这种专门用于办公的软件,当他们查看你发送给他们的Office文件时就会出现麻烦,所以我们在将文件发送给他人之前,可以先将所要发送的文件保存到Web网页。保存完成后的Web网页在链接网络的环境下随时都可以打开。那么怎样将具体的文件保存到Web网页中呢?

下面我们以Excel电子表格文件类型为例,讲解一下怎样将财务数据保存到Web网页,具体步骤如下所示。

步骤01:打开实例文件“工资表.xlsx”,单击“文件”选项,在弹出页面的左侧导航栏中选择“另存为”,然后在弹出的“另存为”对话框中选择存储的位置为“这台电脑”,并在子列表中选择存储位置为“桌面”,如图17-19所示。

图17-19 选择另存为位置

步骤02:随即打开“另存为”对话框,在“保存类型”下拉列表中选择“网页”类型,并在“文件名”文本框中输入“员工工资表.htm”,在改名时绝对不可以把后面的“.htm”去掉。在“保存”选项处单击“选择:工作表”选项,然后单击“保存”按钮,如图17-20所示。

图17-20 设置“另存为”选项

步骤03:单击“保存”按钮后,随即弹出“发布为网页”对话框。然后单击“发布”按钮,返回“另存为”对话框,最后关闭“另存为”对话框,即可将财务数据保存到Web网页,如图17-21所示。

图17-21 单击“发布”按钮

步骤04:返回桌面,我们就可以找到所保存的Web网页快捷方式,如图17-22所示。

图17-22 保存为网页文件

步骤05:选中文件,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“打开方式”下拉按钮,随即在子列表中选择打开方式为“Internet Explorer”,如图17-23所示。

图17-23 选择打开方式

步骤06:随即便可打开保存的财务数据,如图17-24所示。

图17-24 在网页中查看财务数据

Excel 将财务数据发送到对方邮箱

如果我们不通过打开自己的邮箱向对方发送邮件,而是通过财务数据页面直接将财务数据发送到对方邮箱,我们需要怎么做呢?具体操作步骤如下所示。

步骤01:打开需要分享的财务数据“会计报表.xlsx”工作簿,单击“文件”选项,在左侧导航栏中选择“共享”选项,随即弹出“共享”对话框,然后选择“共享”的方式为“电子邮件”,随即在子列表选项中选择“作为附件发送”选项,如图17-13所示。

图17-13 选择“电子邮件”发送方式

步骤02:随即弹出“选择配置文件”对话框,双击“配置文件名称”对话框,使其处于编辑状态,然后在文本框中输入“会计报表”,并单击“确定”按钮,如图17-14所示。

图17-14 选择配置文件名称

步骤03:随即弹出“会计报表.xlsx-邮件(HTML)”页面,即“会计报表.xlsx”将通过邮件的形式被分享,如图17-15所示。

图17-15 显示邮件发送页面

步骤04:在“收件人”选项卡右侧的文本框中输入邮箱号,最后单击“发送”按钮即可发送邮件,如图17-16所示。

图17-16 单击“发送”按钮

步骤05:除了可以在“收件人”文本框中输入邮箱号,还可以在“邮件”选项卡下“姓名”组中通过“通讯簿”查找收件人邮箱账号,如图17-17所示。

图17-17 选择“通讯簿”

步骤06:单击“通讯簿”选项后,随即弹出“选择姓名”对话框,在“搜索”框上方可以单击“仅名称”按钮,也可以单击“更多列”按钮,如图17-18所示。然后在“搜索”文本框中输入需要搜索的邮箱账号,然后单击“确定”按钮即可成功添加收件人。

图17-18 在“搜索”文本框中搜索邮箱账号

使用共享文件夹进行协作

单位的计算机搭建局域网成功后,要在主服务器上设置共享文件夹。具体步骤如下。

步骤01:在桌面上新建一个文件夹,并命名为“成绩文件”,右击,在快捷菜单中选择“属性”命令,如图17-7所示。

步骤02:随即打开“成绩文件属性”对话框,如图17-8所示。

步骤03:在弹出的窗口中,切换到“共享”选项卡,单击“网络文件和文件夹共享”列表下的“共享”按钮,如图17-9所示。

步骤04:随即弹出“文件共享”对话框,单击右侧箭头,选择“Everyone”用户,如图17-10所示。

步骤05:随后单击“添加”按钮添加此用户,如图17-11所示。

图17-7 单击“属性”选项

图17-8 打开“成绩文件属性”对话框

图17-9 单击“共享”按钮

图17-10 选择共享用户

图17-11 单击“添加”按钮

步骤06:添加成功后,可以单击用户右侧的箭头,修改权限,将权限改为“读/写”,如图17-12所示。然后确定共享文件夹就设置成功了。

图17-12 修改文档权限