Excel 轻松互换行与列的数据

有时用户还会遇到这种情况,如将一行“ABCDEF”转换为一列“ABCDEF”,即行与列的数据互换。如果一个一个进行输入则会浪费大量的时间,下面介绍一种轻松互换行与列数据的技巧。具体操作步骤如下。

方法一:用菜单命令互换。

步骤1:选择要进行互换的单元格或单元格区域。

步骤2:在选中的任意位置右击,从弹出的菜单中选择“复制”命令。

步骤3:将光标移动到目标区域,右击鼠标,从弹出的菜单中选择“粘贴”命令下方的“转置”按钮

方法二:用功能区中的按钮互换。

步骤1:选择要进行互换的单元格或单元格区域。

步骤2:单击“开始”选项卡中的“剪贴板”单元组中的“复制”按钮。

步骤3:将鼠标移动到目标位置处单击,选择“开始”选项卡“剪贴板”单元组中的“粘贴”按钮。

步骤4:从弹出的菜单中选择“转置”按钮。

Excel 让单元格中的内容实现自动换行

如果在单元格中输入的内容过长,则会出现溢出的情况,用户有时还会遇到这样的情况:用户想在同一单元格内实现文本自动换行,但按下回车键后,发现活动单元格下移了。对于上述问题,只要进行一个小小的设置,问题便轻松解决。

步骤1:选中希望实现自动换行的单元格或单元格组。单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮,从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令,如图3-17所示。

步骤2:弹出“设置单元格格式”对话框,选择“对齐”选项卡,如图3-18所示。在“文本控制”下方的列表框中选中“自动换行”复选框,然后单击“确定”按钮。

图3-17 选择“设置单元格格式”命令

图3-18 选中“自动换行”复选框

Excel 设置自动换行

当一个单元格中的文字过多时,文字不能全部显示出来,设置自动换行可以显示超长文本,使得单元格中的文字全部显示。

选中B1:F11单元格区域,在主页功能区切换到“开始”选项卡,单击“对齐方式”组中的“自动换行”按钮,设置后的效果如图1-83所示。

图1-83 选择自动换行

图1-84 自动换行效果图

Excel 可否一次性替换所有的换行符?

图4.162中,A列包含省、市名称,分别显示在两行中,现要求只显示一行,是否可以批量删除每个单元格的换行符呢?

图4.162 销售人员资料表

解题步骤

使用替换工具可以批量删除换行符,具体操作步骤如下。

1.按组合键<Ctrl+A>全选所有数据区域。

2.按组合键<Ctrl+H>,弹出“查找和替换”对话框。

3.单击“查找内容”文本框,然后左手按住Alt键不松开,右手按下小键盘上的1和0(先按1后按0),最后松开Alt键。

4.单击“全部替换”对话框,Excel 会弹出替换成功多少处的提示信息,图 4.163 是替换成功后的显示效果。

图4.163 替换结果

知识扩展

1.左手按住Alt键不松开,右手按下小键盘上的1和0,相当于按<Alt+10>组合键。

Excel将每个字符都搭配了一个编码,其中换行符的编码是10,因此按<Alt+10>即可输入换行符号。在公式栏中输入公式=Code(""),然后将光标定位到两个引号之间,按下组合键<Alt+Enter>,此时可以发现单元格中公式的计算结果是10,表示换行符的字符编码为10,效果如图4.164所示。

图4.164 计算换行符的编码

事实上,Excel中每个字符都有编码,如“罗”是49886,因此按住Alt键不松开,然后分别按下小键盘上的4、9、8、8、6,在单元格中将会产生“罗”字。

2.按住Alt键输入数字时,应该使用小键盘上的数字,否则无法输入成功。

3.事实上还有一种更快捷的方法让A列的字符不换行,选择A列,然后单击开始选项卡的“自动换行”按钮,其效果与图4.163一致。图4.165是自动换行菜单的位置展示,以及Excel提供的功能说明。

图4.165 自动换行菜单

Excel消除单元格内换行的2个方法

消除单元格内换行的方法有2个。

第1种,使用 CLEAN 函数。例如,在含有以下公式的单元格中,会返回消除单元格 A1的换行后的数值。

=CLEAN(A1)

另一种方法就是使用替换功能。例如,想要一次性消除 A 列中所有单元格的换行,可进行如下操作。

➊ 选择 A 列,按Ctrl +H 启动替换功能

➋ 点击【替换】菜单后,按下快捷键Ctrl +J (菜单中没有显示内容,不要介意,继续操作)

➌ 点击【全部替换】➛点击【关闭】

Excel单元格内的换行,以及换行后的数据

制作表格时,特别是当项目名称无法完全显示在一行单元格中,就需要换行输入。想要在 Excel 的单元格中换行,可以在需要换行的位置按下面的快捷键。

Alt +Enter

切记不要按空格换行。

但是,我们要注意,换行后的单元格的值,会与换行前的单元格的值有所不同。比如下面这个例子,单元格 A2与单元格 B2分别输入“大大改善”。单元格 B2在“大大”之后按下Alt +Enter 进行了换行处理。在单元格 C2中输入 EXACT 函数来检查两个单元格内的数值是否相同。结果是返回 FALSE。也就是说,这两个单元格内的数值并不相同。

内容都是“大大改善”,换行后却变成了不同的数值

因此,在处理用于 VLOOKUP 函数的检索值、检索范围等数值的换行时有必要注意这一点。如果有对某一个数值进行过换行处理,那么在计算时就有可能无法得到预期的结果。这是因为这个快捷键具有“强制换行”的意思。