Excel图表制作之前:使用相关快捷键

Excel提供了大量有用的快捷键,这些快捷键可以帮助我们快速完成鼠标多次点击才能完成的特定功能,其中有些快捷键是必须掌握的图表制作技能,因为这类操作通常无法通过鼠标来完成。要获取与图表相关的所有快捷键,最简单的方法是利用Excel的帮助系统[F1键],在Excel 2003中,在窗体右上角输入框中输入“快捷键”,并按下回车键;在Excel 2007/2010中,鼠标单击窗体右上角的按钮,在帮助系统的搜索栏中输入“快捷键”,并按下回车键。以下列出一些图表制作中需要经常使用的快捷键:

a)Delete键

鼠标点取一个图表中的元素,按下该键可以快速删除或隐藏该元素。

b)Ctrl键

当按下该键,鼠标单击图表可使图表变为图形对象;

当按下该键,可使用鼠标点取嵌入图表的多个非图表元素;

鼠标点取图表或嵌入图表中的非图表元素,使用Ctrl+C组合键可执行复制操作,使用Ctrl+V组合键可执行粘贴操作。

c)←或→键

鼠标选中一个图表系列,使用该键可通过向左或向右方向选择相应的1个数据点。

d)↑或↓键

鼠标选中任意一个图表元素,使用该键可在不同图表元素间切换。当图表较为复杂时,鼠标选取一个图表系列将非常困难,使用该键将变得非常简单。

e)F11键

选中数据,使用该键可以快速以默认图表类型完成一个图表。

f)F9键

鼠标选中一个图表系列,光标移至编辑栏的SERIES公式末尾,使用该键可以使该系列的源数据由单元格引用变为数值引用。同时亦是Excel函数公式的重算触发键。

g)F4键

含有单元格引用的公式,在编辑栏中鼠标选取单元格地址,使用该键可以在单元格绝对引用或相对引用方式间切换。此外该功能键还可重复上一次操作,在使用上,Excel 2003为一组操作,而Excel 2007/2010为单步操作。

Excel图表制作之前

在Excel中制作一个图表,不仅需要熟悉与图表直接相关的操作,还需要了解与图表制作间接相关的Excel功能。这些操作有些与图表制作效率相关,有些与图表操作环境相关,有些则可帮助我们实现图表的一些特殊要求。除此之外从作图准备开始还需规划好图表制作的路线图,这将帮助我们理清头绪,指明从哪里来到哪里去。

使用Excel制作图表,我们必须了解快捷键、工具栏、拖拽操作、粘贴操作、Excel选项、函数、定义名称、自定义格式、图形对象、数据整理、模板等这些与图表间接相关的功能。下面就一起来学习吧~

Excel图表元素格式化:标签类元素的格式化

Excel的标签类元素(如坐标轴刻度标签、图表标题、数据标签、图例等)都有其相应的容器,故这类元素具有面积类元素的外观特征。Excel 2003通过[数字]、[字体]、[对齐]选项卡;Excel 2007/2010通过[字体]对话框(包括[字体]和[字符间距]、[数字]、[对齐方式]选项卡)管理标签类元素。

a)数值的格式属性

可以对数值进行时间日期、金融货币、科学、数学等多个领域丰富多样的设置;需要说明:这仅仅是Excel对数据显示格式的一种设置,其并不强制将数值进行转化,所以不影响数值参与图表的绘制。

:通过该设置可以将趋势线公式中的系数小数精度提高,公式代入单元格计算时会有效减少误差。

b)数值/文本的字体、颜色、大小等属性

:相较Excel 2003,Excel 2007/2010增加了[字符间距]选项卡,同时可选格式更加丰富。Excel 2003通过第1次选择中文,第2次选择西方文字,可对数值/文本的中文和西方文字分别进行设置。

c)数值/文本在容器中的位置和方向属性

有关以上设置的相应选项卡,如图5.3-31[Excel 2003]和图5.3-32[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图表标签类元素外观设置

图5.3-31 Excel 2003图表标签类元素外观设置

Excel 2007/2010图表标签类元素外观设置

图5.3-32 Excel 2007/2010图表标签类元素外观设置

Excel图表元素格式化:面积类元素的格式化

Excel 2003通过[图案]选项卡来管理面积类元素的外观属性,Excel 2007/2010通过[填充]、[边框颜色]、[边框样式]、[阴影]、[发光和柔化边缘]、[三维格式]多达6个选项卡来管理。

对于柱形、条形和面积等图表系列来讲,Excel 2003的[图案]选项卡管理着元素边框和填充以及渲染(包括渐变、纹理、图案、图片);Excel 2007/2010的[填充]、[边框颜色]、[边框样式]分别管理元素边框和填充以及相应的渲染效果,如图5.3-29[Excel 2003]和图5.3-30[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图表面积类元素外观设置

图5.3-29 Excel 2003图表面积类元素外观设置

Excel 2007/2010图表面积类元素外观设置

图5.3-30 Excel 2007/2010图表面积类元素外观设置

Excel图表元素格式化:点线类元素的格式化

Excel 2003通过[图案]选项卡来管理点线类元素的外观属性,Excel 2007/2010通过[数据标记选项]、[数据标记填充]、[线条颜色]、[线条样式]、[标记线颜色]、[标记线样式]、[阴影]、[发光和柔化边缘]、[三维格式]多达9个选项卡来管理,如图5.3-27[Excel 2003]和图5.3-28[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图表点线类元素外观设置

图5.3-27 Excel 2003图表点线类元素外观设置

Excel 2007/2010图表点线类元素外观设置

图5.3-28 Excel 2007/2010图表点线类元素外观设置

对于折线和XY散点等图表系列来讲,Excel 2003的[图案]选项卡中,“数据标记”部分管理的是点的外观,“线形”部分管理的是线的外观;Excel 2007/2010[数据标记选项]、[数据标记填充]、[标记线颜色]、[标记线样式]管理的是点的外观,[线条颜色]、[线条样式]管理的是线的外观,其他选项卡为整体渲染和美化。网格线和坐标轴只具有线的属性,设置面板的内容不包含任何关于点的设置选项。

折线和XY散点图表系列在线形中设置平滑曲线,该曲线基于贝塞尔曲线来使图表的数据点变得平滑。

Excel图表元素的格式化

Excel图表上选中任意一个元素,单击鼠标右键,选中相应的格式选项,在对应的格式选项卡中均包含了丰富的元素外观格式化设置。Excel 2003在元素的外观属性格式选项上使用[图案]、[数字]、[字体]、[对齐]4个选项卡来管理,Excel 2007/2010则使用[字体]、[字符间距]、[数字]、[数据标记选项]、[数据标记填充]、[填充]、[线条/边框颜色]、[线条/边框样式]、[标记线颜色]、[标记线样式]、[阴影]、[发光和柔化边缘]、[三维格式]、[对齐方式]多达14个选项卡来管理。这些设置包括了对点、线、面的颜色、大小、粗细,以及数值/文本的字体、大小、颜色、格式化等外观属性的设置。Excel 2007/2010的外观格式设置包含了非常强大的二维和三维空间渲染功能,已经到了与专业的矢量绘图软件相媲美的程度。

Excel与图表系列无关元素:辅助表达元素

Excel图表中用于辅助表达图表诉求的文本标签类元素有:图表标题、各坐标轴标题、数值轴单位、数据表。这些元素在图表中主要以文本形式出现,数据表为列表形式。除坐标轴刻度标签外,文本标签类元素支持鼠标点取直接编辑,或在编辑栏中键入“=”,用鼠标选取单元格并回车,来引用单元格。

要在图表中设置图表标题和各坐标轴标题元素,需选中图表区,在Excel 2003中,单击鼠标右键>图表选项>标题,输入相应文本内容;在Excel 2007/2010中,图表工具>布局>图表标题和坐标轴标题,选中相应选项,在图表的相应标签中点取输入内容,即可获得显示,如图5.3-23[Excel 2003]和图5.3-24[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图表标题设置

图5.3-23 Excel 2003图表标题设置

Excel 2007/2010图表标题设置

图5.3-24 Excel 2007/2010图表标题设置

Excel图表数值轴单位和坐标轴刻度标签相关,通过使用数值轴单位可以减少刻度标签的数值显示位数,单位的选项包括:百、千、万、十万、百万、千万、亿、十亿、兆。要在图表中设置该元素,需选中图表数值坐标轴,在Excel 2003中,单击鼠标右键>坐标轴格式>[刻度]选项卡;在Excel 2007/2010中,单击鼠标右键>设置坐标轴格式>[坐标轴选项]选项卡,在“显示单位”下拉选框中选择相应选项,即可获得相应显示。

Excel支持对直角坐标系中具有分类坐标的图表设置数据表。要设置该元素,需选中图表区,在Excel 2003中,单击鼠标右键>图表选项>数据表;在Excel 2007/2010中,图表工具>布局>模拟运算表,选中相应选项即可获得显示,如图5.3-25[Excel 2003]和图5.3-26[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图表数据表设置

图5.3-25 Excel 2003图表数据表设置

Excel 2007/2010图表数据表设置

图5.3-26 Excel 2007/2010图表数据表设置

数据表是Excel图表系列的数据点列表。数据表可以集成图例,除条形图外的分类坐标刻度标签会和数据表整合在一起。

:图表中使用了数据表后,分类坐标轴的“数值(Y)轴置于分类轴之间选项”将会被强制选中,且在组合图表中只要包含了数据表不支持的图表类型,数据表将无法显示。

Excel与图表系列无关元素:网格线

Excel图表中与图表系列无关的元素是:网格线和用于辅助表达图表诉求的文本标签类元素,这类元素在图表表达诉求中不占主导地位,有时甚至可以完全从图表中剔除,而丝毫不影响图表的诉求表达。

Excel图表的网格线与坐标刻度相关,主要是辅助视觉快速从坐标轴获取数据点的数值,Excel 2003只能使用在图表的一个坐标系中。该元素由横轴与纵轴网格线共同组成,类似地图中的经纬线,坐标轴每一个刻度单位对应一条网格线,根据需要可以分别设置横轴和纵轴的主要网格线和次要网格线。要在图表中设置该元素,需选中图表区,在Excel 2003中,单击鼠标右键>图表选项>网格线;在Excel 2007/2010中,图表工具>布局>图例,选中相应选项即可获得显示,如图5.3-21[Excel 2003]和图5.3-22[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003网格线设置

图5.3-21 Excel 2003网格线设置

 Excel 2007/2010的网格线设置

图5.3-22 Excel 2007/2010的网格线设置

Excel图表元素:图例

Excel图表默认具有图例,图例是图表系列的标签,包括图表系列的基本类型和图表系列名称。要在图表中设置该元素,需选中图表区,在Excel 2003中,单击鼠标右键>图表选项>图例,选中[显示图例];在Excel 2007/2010中,图表工具>布局>图例,选中相应选项即可获得显示,如图5.3-19[Excel 2003]和图5.3-20[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003图例元素设置

图5.3-19 Excel 2003图例元素设置

Excel 2007/2010图例元素设置

图5.3-20 Excel 2007/2010图例元素设置

图例的排布遵循LIFO后进先出原则,即位于第1次序的图表系列置于最后,位于最后次序的图表系列置于第1位,同时面积类图表系列优先于点线类图表系列。

图例由图例容器、系列图形标注、系列名称文本三部分组成。如果鼠标选中图例容器拖拽可移动图例,键盘的Delete键可删除整个图例。Excel 2003中,系列图形标注、系列名称文本可以整体选中,键盘Delete键可将单个图例项删除,如只选中系列图形标注,用键盘Delete键,可使该图例项及其代表的图表系列从图表中删除。Excel 2007/2010中,仅可选中系列文本名称,用键盘Delete键可使该单个图例项删除。

Excel支持对二维图表中的柱形、条形、折线、XY散点、数据点雷达图、气泡图类型图表设置“依数据点分色”,此时图例为每个数据点的标注。但有以下限制:Excel 2003同一群组中不可包含两个以上相同类型系列,Excel 2007/2010图表中只容许包含一个系列,不论版本环形图不在此限中。若要设置该选项,需选中相应图表系列,单击鼠标右键>数据系列格式>(在Excel 2003中)[选项]/“依数据点分色”;(在Excel 2007/2010中)[填充]/[数据标记填充]选项卡中设置“以数据点着色”。:饼形、环形图中使用“以扇区分色”。

Excel图表元素:系列线与引导线

Excel二维堆积条形图和堆积柱形图支持使用系列线,其可以更好地帮助读者理解图表数据的趋势变化。要在堆积图表系列设置这些元素,需要选中该系列,在Excel 2003中,单击鼠标右键>数据系列格式>选项;在Excel 2007/2010中,图表工具>布局>折线,选中即可显示群组中所有系列全部数据点的系列线,如图5.3-14[Excel 2003]和图5.3-15[Excel 2007/2010]所示。

Excel 2003堆积柱形系列的系列线

图5.3-14 Excel 2003堆积柱形系列的系列线

Excel 2007/2010堆积柱形系列的系列线元素

图5.3-15 Excel 2007/2010堆积柱形系列的系列线元素

Excel饼图支持使用引导线,其可以更好地帮助标签和数据点(扇区)建立彼此联系,默认状态下该选项已被选中,图5.3-16是该元素的一个演示。要在饼图系列设置该元素,需选中该系列,无论Excel版本,单击鼠标右键>数据系列格式>数据标签/设置数据标签;选中[显示引导线],然后选中标签后拖曳即可获得显示,如图5.3-17[Excel 2003]和图5.3-18[Excel 2007/2010]所示。

Excel饼图标签的引导线

图5.3-16 Excel饼图标签的引导线

Excel 2003饼图标签引导线

图5.3-17 Excel 2003饼图标签引导线

Excel 2007/2010饼图标签引导线

图5.3-18 Excel 2007/2010饼图标签引导线