挽救错误操作:Excel撤销更改(返回上一步)快捷键

如有错误操作,按Ctrl +Z 返回上一步

“天哪,删了万万不能删掉的数据!”

平常工作中您一定经常出现这样的失误:误按Delete 键、手忙脚乱中不小心按错……

碰到这种状况,请一定要冷静地按下Ctrl +Z ,这是返回上一步的快捷键。如果一不小心操作失误,请先试试这个办法,大多数情况都有效。

本方法在90%的软件中有效,而不仅限于Excel

但如果删掉的是工作表,那么就没有办法恢复。只好先选择不保存文件,在关闭文件后再重新打开,这样就能回到最新保存的版本了。因此,注意经常保存文件很重要。

保存制作好的数据:提高工作效率的关键

“电脑死机了!花了一上午时间做的表格全都消失了……”

我经常能在推特上看到有人这样哀嚎。于是,我通过推特上的自动投稿功能,每天发布下面的文章:

“我已经说过不止一遍了。使用 Excel 时,请注意设置自动保存,操作过程中也要经常按Ctrl +S 实时保存。这样是为了保护你花费宝贵时间制作的 Excel 表格。请一定要这样做。我每天都能够看到抱怨资料不翼而飞的推文。”

电脑处于不稳定的状态,制作表格时电脑突然死机导致做好的资料全部消失,这种悲剧也并不少见。或者在关闭文件时,最后鬼使神差地按下“不保存”,所有做好的资料顿时全部消失,我也经常听到有这种惨剧发生。

而这些事情,其实可以用非常简单的方法解决。那就是经常按快捷键Ctrl +S ,实时覆盖保存文件内容。

即使掌握了很多 Excel 的功能和函数,并且想要借此来高效地完成工作,但如果没能保存做好的资料那就是鸡飞蛋打。突发的死机、资料消失这种情况通常都是突然发生的。其结果就是,花了几十分钟、几小时甚至大半天做的表格全部消失。如此一来,我们就不得不重新制作,会使得工作效率大大降低。因此,如果注意经常保存文件,即便出现电脑死机这样的事,也能将损失程度控制在最低。

我偶尔也会看到这样的意见:“有时需要管理不同的版本,并不能随意保存。”但是,如果想要分别保存不同版本的文件,可以选择“另存为”,每次保存时可以在“文件名”中添加日期。只要不是做应用开发软件等相关的工作,一般我们在用 Excel 完成工作时,又有多少情况下需要我们保存不同版本的文件呢?

我们应该最优先考虑的是不要丢失制作完成的内容。最简单的解决办法就是经常按Ctrl +S 保存文件。

Excel数据只有4种类型:数值、文本、日期、函数

一般来说,即便说熟练使用 Excel,“在正确的单元格内输入正确的内容”才是最基础的操作。那么,在一般单元格中输入的数据都是什么呢?

需要输入单元格的数据大致可分为4种类型。只要掌握这4种数据类型,就能解决大部分的难题。

数值

0、1、2、3……用于计算、统计。

关于数值,请注意这一点:“计算有小数点的数值时会出现误差”。在 Excel 中无法正确算出小数点以后的数据这一点会令人感到意外。比如说,单元格内输入“0.1”,却并不准确指代“0.1”本身这个数值。关于这一问题,我会在后面详细解释。(参照 P134)。

文本

除数值之外的汉字、阿拉伯数字,以及其他符号等。

关于此项请注意,如果在函数状态下使用文本,请用双引号(“”)圈起来。

【例】

=IF(A1>=80,”A”,”B”)

作为数值的80直接输入到表格即可,而输入文字项“A”与“B”则需要用双引号标示。

日期、时间(序列值)

如果想在 Excel 中正确输入日期,例如“2014/1/1”这样,公历公元纪年法的年、月、日分别用“/”(斜线)隔开,以半角格式输入。

输入时间时需要则像“13:00”一样,将小时与分钟用“:(冒号)”隔开,以半角格式输入。

像这样表示日期、时间的数据形式实际上就是“序列值”。由此可见,在 Excel 中日期和时间也可看作是数值的一种。

另外说明一点,Excel 可表示的日期范围是从1900/1/1到9999/12/31。

公式、函数

在 Excel 中,可以计算和处理各类数据。为此,我们需要在单元格里输入公式与函数。因此,多掌握 Excel 的实践技巧和函数方面的知识十分重要。

输入函数、公式时,全部要用半角英文,从等号(=)开始输入。

如何组合使用Excel函数和功能

面对复杂的操作任务,应该寻找“有没有能够轻松解决的功能”,掌握方法并熟练运用。最开始不需要记住所有东西,有不明白的地方,可以查资料或者请教别人。

掌握全部的 Excel 函数和功能并没有任何意义,思考如何将其进行组合,并组织其结构是最重要的。而且,这一过程本身就非常有意思。得到预期的结果后,不仅心情会变好,工作也会变得很有趣。

另外,Excel 是一款非常直观的软件。在画面上方菜单栏里能轻松找到给单元格填充颜色、画线的功能。因此,我没有刻意说明这些在阅读本书的过程就能够掌握的一些基本操作。

Excel 必须了解的9个功能

与函数同等重要的就是关于 Excel 功能的知识。与函数相同,这些功能也分为许多种。而日常工作中经常用到的重要功能主要有以下9个。

条件格式(【开始】➛点击【条件格式】)

例如,如果对比去年销售额降低了100%,就给这一数据标记颜色。这是根据单元格的数值设定单元格格式的功能。

数据有效性(【数据】➛点击【数据有效性】)

如果要多次输入同一数值,可在下拉菜单中选择这一功能。同时,此功能还能限制单元格的输入值,防止输入错误。

排序(【数据】➛点击【排序】)

例如,在分析客户资料时,最基础的操作就是按照销售额从高到低排序。

自动筛选(【数据】➛点击【筛选】)

仅选中符合条件的数据。

数据透视表(【插入】➛点击【数据透视表】)

这是计算数据总数时的非常有用的功能。但是,如果是在定期更新的资料中进行此项操作,反而会降低工作效率,需要注意。

自动填充(含有连续数据起始数据的单元格,拖拽填充)

这个功能可以快速输入数字、星期等连续的数据。

保护工作表(【审阅】➛点击【保护工作表】)

这个功能是为了防止误删输入的函数,保护数据。

查找与替换(快捷键Ctrl +H )

查找特定的数据,并且能够统一修改或删除文字的重要功能。如果只是用于查找,可以使用快捷键Ctrl +F 。

定位(快捷键Ctrl +G )

能够一次性选择“附有注释”“空白内容”等符合条件的单元格,一并处理。

应对一般操作需掌握的67个Excel函数

Excel 中总共有400多个函数,当然没有必要全部记住。那么,我们需要掌握的函数是多少个呢?虽然根据职业的性质会有不同,但一般来说掌握30~50个就够了。根据我丰富的教学经验来看,应对一般的工作所需要掌握的函数为以下67个。

SUM、SUMIF、SUMIFS、PRODUCT、MOD、ABS、ROUND、ROUNDUP、ROUNDDOWN、CEILING、FLOOR、COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS、MAX、MIN、LARGE、SMALL、RANK、TODAY、YEAR、MONTH、DAY、HOUR、MINUTE、SECOND、WEEKNUM、DATE、TIME、WORKDAY、DATEDIF、IF、IFERROR、AND、OR、VLOOKUP、HLOOKUP、MATCH、INDEX、ADDRESS、INDIRECT、OFFSET、ROW、COLUMN、LEN、FIND、LEFT、MID、RIGHT、SUBSTITUTE、ASC、JIS、UPPER、LOWER、PROPER、TEXT、CODE、CHAR、CLEAN、PHONETIC、CONCATENATE、ISERROR、REPLACE、TRIM、VALUE、NETWORKDAYS

当然,没有必要立刻记住这些函数。在第3章中我会给大家6个函数,只要记住这6个基础的函数,就能够大幅提升 Excel 的操作效率。

另外,这里没有提到通常被视为基础函数之一的 AVERAGE。大家平常过于依赖计算平均值这一操作,这样做是想给各位敲一下警钟。请记住“平均值不可信”这一风险,如果想要计算平均值,需要用总数除以参数的个数。

瞬间完成Excel常规操作的方法

知识量不足导致的致命弱点

“我经常会使用别人制作好的 Excel 文件,可是我不知道表格里的内容的意义,只好糊里糊涂地做下去了……”

我在帮助学员提高 Excel 的操作效率时,经常遇到这样的案例。即便表格中的内容是错误的,有些人也不会发现。而且不小心删除了数据,也不知道该如何恢复,也不会告诉其他人。而这么做的后果就是会导致无法分析重要的数据……诸如此类的“惨剧”时常发生。

“处理 Excel 中的数据要花很长时间,只是做这件事,大半天就已经过去了……”

这是每天都要加班到很晚的某个公司员工的例子。当我询问他经常加班的原因时,他是这样回答的:用 Excel 制作的客户名单中有几万个电话号码,要把原本用全角输入的数字一个一个改成半角,然后手动删除电话号码中的连字符。这样一来,每天都要加班4小时并且连续加3天左右。但是在我看来,只要稍花功夫,用不上1分钟就能完成这个工作。

像这样,由于不了解 Excel 的基础操作而浪费大量的时间,引发很多错误,降低工作效率的例子,真是不胜枚举。如果事先掌握简便的方法,1分钟就能完成原本要花几个小时的工作。如果这样的情况也发生在你的身上,你也会如此放任不管吗?

虽然提高销售和沟通技巧也很重要,但是大多数情况下,我们需要通过 Excel 将“获得的实际成果”表示出来。虽然阅读“学会用数字说话”这类书也很有必要,但是不应为了计算数据而花费太长时间,也不应该在制作商务文本这件事上浪费过多的精力。迅速计算数字、制作商务文本,然后在最大程度上留出时间,对得出的数据进行思考、讨论进而付诸行动,这些才是作为职场人士最应该做的事。

因此,对于现代的知识型劳动者来说,通过熟练使用 Excel 并不只是单纯的制作表格,而是为了保证“工作”时间。使用 Excel 的功能就能自动完成的简单工作就交给 Excel,我们必须将精力集中在只有人类才能做到的工作上。无聊且耗时较长的简单操作只会让你注意力涣散,频发小错误,降低工作的积极性。

不要持续浪费时间

▲ 每天两个小时统计销售数据

(2小时×20日=每月40小时)

▲ 每个月末花1周时间统计交通费

(8小时×5日=每月40小时)

▲ 每周花5个小时制作提交给客户的数据

(5小时×每月4次=每月20小时)

如果利用 Excel 自动计算,每月花费在这些工作上的时间将缩短为3分钟。我曾指导过上述第3个工作的客户,有一天,他给我发来了这样的邮件:

“原本我要花5个小时才能完成的工作……竟然2分钟就搞定了。2分钟啊。(笑)之前我每周都要花费的5个小时,到底都是在干什么……”

每个月都要花40个小时的工作,瞬间就能缩短至5分钟,由此产生了39个小时55分钟的可利用时间。如果能把这个时间用在那些更具生产性的工作上,就会增加工作的价值,这样对公司来说也是一种贡献。如此一来,公司的收益提升,你也会得到更多的好评。

反过来讲,如果没有注意到这种提高效率的方法,你每个月仍然会持续地浪费时间,同时还会产生相应的人员费用。这么一来,每月都会不断支付多余的人员费用,企业也绝对不会欣赏这样的人。