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Excel 将财务数据保存到Web网页

如果其他工作人员没有在办公设备上安装类似于Office这种专门用于办公的软件，当他们查看你发送给他们的Office文件时就会出现麻烦，所以我们在将文件发送给他人之前，可以先将所要发送的文件保存到Web网页。保存完成后的Web网页在链接网络的环境下随时都可以打开。那么怎样将具体的文件保存到Web网页中呢？

下面我们以Excel电子表格文件类型为例，讲解一下怎样将财务数据保存到Web网页，具体步骤如下所示。

步骤01：打开实例文件“工资表.xlsx”，单击“文件”选项，在弹出页面的左侧导航栏中选择“另存为”，然后在弹出的“另存为”对话框中选择存储的位置为“这台电脑”，并在子列表中选择存储位置为“桌面”，如图17-19所示。

图17-19　选择另存为位置

步骤02：随即打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“网页”类型，并在“文件名”文本框中输入“员工工资表.htm”，在改名时绝对不可以把后面的“.htm”去掉。在“保存”选项处单击“选择：工作表”选项，然后单击“保存”按钮，如图17-20所示。

图17-20　设置“另存为”选项

步骤03：单击“保存”按钮后，随即弹出“发布为网页”对话框。然后单击“发布”按钮，返回“另存为”对话框，最后关闭“另存为”对话框，即可将财务数据保存到Web网页，如图17-21所示。

图17-21　单击“发布”按钮

步骤04：返回桌面，我们就可以找到所保存的Web网页快捷方式，如图17-22所示。

图17-22　保存为网页文件

步骤05：选中文件，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“打开方式”下拉按钮，随即在子列表中选择打开方式为“Internet Explorer”，如图17-23所示。

图17-23　选择打开方式

步骤06：随即便可打开保存的财务数据，如图17-24所示。

图17-24　在网页中查看财务数据

Excel 将财务数据发送到对方邮箱

如果我们不通过打开自己的邮箱向对方发送邮件，而是通过财务数据页面直接将财务数据发送到对方邮箱，我们需要怎么做呢？具体操作步骤如下所示。

步骤01：打开需要分享的财务数据“会计报表.xlsx”工作簿，单击“文件”选项，在左侧导航栏中选择“共享”选项，随即弹出“共享”对话框，然后选择“共享”的方式为“电子邮件”，随即在子列表选项中选择“作为附件发送”选项，如图17-13所示。

图17-13　选择“电子邮件”发送方式

步骤02：随即弹出“选择配置文件”对话框，双击“配置文件名称”对话框，使其处于编辑状态，然后在文本框中输入“会计报表”，并单击“确定”按钮，如图17-14所示。

图17-14　选择配置文件名称

步骤03：随即弹出“会计报表.xlsx-邮件（HTML）”页面，即“会计报表.xlsx”将通过邮件的形式被分享，如图17-15所示。

图17-15　显示邮件发送页面

步骤04：在“收件人”选项卡右侧的文本框中输入邮箱号，最后单击“发送”按钮即可发送邮件，如图17-16所示。

图17-16　单击“发送”按钮

步骤05：除了可以在“收件人”文本框中输入邮箱号，还可以在“邮件”选项卡下“姓名”组中通过“通讯簿”查找收件人邮箱账号，如图17-17所示。

图17-17　选择“通讯簿”

步骤06：单击“通讯簿”选项后，随即弹出“选择姓名”对话框，在“搜索”框上方可以单击“仅名称”按钮，也可以单击“更多列”按钮，如图17-18所示。然后在“搜索”文本框中输入需要搜索的邮箱账号，然后单击“确定”按钮即可成功添加收件人。

图17-18　在“搜索”文本框中搜索邮箱账号

使用共享文件夹进行协作

单位的计算机搭建局域网成功后，要在主服务器上设置共享文件夹。具体步骤如下。

步骤01：在桌面上新建一个文件夹，并命名为“成绩文件”，右击，在快捷菜单中选择“属性”命令，如图17-7所示。

步骤02：随即打开“成绩文件属性”对话框，如图17-8所示。

步骤03：在弹出的窗口中，切换到“共享”选项卡，单击“网络文件和文件夹共享”列表下的“共享”按钮，如图17-9所示。

步骤04：随即弹出“文件共享”对话框，单击右侧箭头，选择“Everyone”用户，如图17-10所示。

步骤05：随后单击“添加”按钮添加此用户，如图17-11所示。

图17-7　单击“属性”选项

图17-8　打开“成绩文件属性”对话框

图17-9　单击“共享”按钮

图17-10　选择共享用户

图17-11　单击“添加”按钮

步骤06：添加成功后，可以单击用户右侧的箭头，修改权限，将权限改为“读/写”，如图17-12所示。然后确定共享文件夹就设置成功了。

图17-12　修改文档权限

Excel 使用共享工作簿进行协作

财务与业务协同强调的是财务与业务进行协调、协作，推动企业经营管理优化提升，实现1+1>2的整体效应。财务与业务协同是不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间，乃至人与人之间的协同，它不只局限于财务数据与业务数据的集成共享信息处理范畴，而是一种贯穿于生产经营过程中的管理理念，更是一种团队协作的精神，它将使财务管理先进思想内化为企业经营管理核心理念，发挥财务与业务协作效应。

在生活中，很多任务并非我们一个人可以完成，大多数情况下都需要和同事进行合作，但是财务工作的交接和编辑通常比较烦琐和复杂，在组合局域网中如何使用共享工作簿进行协作，很多读者并不知道怎么操作。下面以“2015年财务人员基本情况登记表.xlsx”为例，具体操作步骤如下。

步骤01：打开“2015年财务人员基本情况登记表.xlsx”，切换至“审阅”选项卡，单击“共享工作簿”按钮，如图17-3所示。

图17-3　打开所选工作簿

步骤02：在“共享工作簿”中，单击“编辑”选项卡，在其窗口中勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，单击“确定”按钮，如图17-4所示。

步骤03：这个时候，我们会在Excel窗口标题栏中看到“共享”字样，如图17-5所示。

步骤04：在“共享工作簿”中，再次单击“共享工作簿”按钮，在其窗口中取消勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”可以取消共享工作簿，如图17-6所示。

图17-4　共享工作簿选项

图17-5　窗口显示“共享”字样

图17-6　取消工作簿共享

教你设置小型办公局域网

以5台上网机为例，所需设备与设置步骤如下所示。

所需设备如下：

1）8口路由器一台，其中8口为LAN（局域网）端口，一个WAN（广域网）端口，如图17-1所示。

图　17-1

2）网线N米，水晶头N个，如图17-2所示。

图　17-2

3）每台机器里必须有网卡。

组建方法如下。

1）制作网线：根据实际距离制作5根网线。注意，单根网线不能超过100米。

2）将5根网线分别连接至5台计算机的网卡接口。

3）分别设置5台计算机的IP地址、子网掩码，如果要上网，还要设置5台计算机的网关、DNS等信息，保证各个计算机名不相同，工作组相同。具体实例如下：5台计算机名分别为A、B、C、D、E，工作组都为WORKGROUP，IP地址分别设置为192.168.1.2~192.168.1.6，子网掩码相同，都为255.255.255.0。假设路由器地址为192.168.1.1，则设置5台计算机的默认网关都为192.168.1.1。

如果局域网组建成功后还需要共享上网，那么进行以下步骤：

DNS则根据当地的DNS地址进行设置，这个可以在路由器成功连网后查到。

4）将ADSL调制解调器连接到路由器的WAN端口，设置路由器里的WAN参数，保证可以成功连接。

5）经过以上设置，一个可以共享上网的办公室局域网就建成了。

Excel 实战：成本趋势分析和最小化规划求解

本章重点介绍了财务工作中的一些预测和规划求解问题，例如资金需要量的预测、营业费用线性预测法、销量与利润总额回归分析以及利润最大化规划求解等实际问题。在介绍这些实例的同时，介绍了Excel中的与数据预测相关的函数SLOPE、INTERCEPT、LINEST以及GROWTH等，同时也介绍了数组公式相关知识，最后介绍了如何在Excel 2016中安装加载项，以及使用“回归”和“规划求解”数据分析工具。

接下来，我们以某企业成本最小化规划求解和成本趋势分析以例，进一步巩固本章所学的知识点。打开实例文件“生产成本预测模型.xlsx”工作簿。

步骤01：在单元格F3中输入公式“=B3*E3”，然后复制公式至单元格F4和F5中，如图16-82所示。

图16-82　设置公式

步骤02：设置公式计算实际销售利润和生产时间。根据利润最大化求解过程中学习的知识，在单元格B13、B14和B15中输入公式，计算实际销售利润、生产时间和每天最低生产成本，如图16-83所示。

图16-83　计算实际销售利润、生产时间和每天最低生产成本

步骤03：打开“规划求解参数”对话框。设置目标单元格为单元格B15，选中“最小值”单选按钮，设置可变单元格为E3:E5，如图16-84所示。

步骤04：参照利润最大化规划求解中对各变量添加约束的过程，再次对各变量设置约束，设置好的约束如图16-85所示。

图16-84　设置目标单元格和可变单元格

图16-85　设置约束

步骤05：在“规划求解参数”对话框中单击“求解”按钮，如图16-86所示。

图16-86　单击“求解”按钮

步骤06：在“规划求解结果”对话框中选中“运算结果报告”，单击“确定”按钮，如图16-87所示。

步骤07：返回工作表中，规划求解结果如图16-88所示。

步骤08：Excel会在工作簿中插入一个新工作表，并显示运算结果报告，如图16-89所示。

步骤09：在“图表”组中单击“散点图”下三角按钮，从展开的下拉列表中选择适当的子图表类型，如图16-90所示。

步骤10：在“数据”组中单击“选择数据”按钮，打开“选择数据源”对话框，设置“图表数据区域”为单元格A10:F19，单击“确定”按钮，如图16-91所示。

图16-87　“规划求解结果”对话框

图16-88　规划求解结果

图16-89　运算结果报告

图16-90　选择散点图效果

图16-91　选择数据源

步骤11：创建的散点图效果如图16-92所示。

图16-92　图表效果

步骤12：切换到“图表工具–设计”选项卡，单击“图表布局”中的“添加图表元素”下拉按钮，然后单击“趋势线”下三角按钮，从下拉列表中单击“其他趋势线选项”，如图16-93所示。

图16-93　单击“其他趋势线选项”选项

步骤13：在“设置趋势线格式”对话框中单击选中“线性”单选按钮，如图16-94所示。

步骤14：在“趋势预测”区域设置向前周期数为2，勾选“显示公式”复选框，如图16-95所示。

图16-94　选择趋势线类型

图16-95　设置周期和公式

步骤15：添加趋势线后的图表最终效果如图16-96所示。趋势线向上推了2个周期，并且显示了公式“y＝-108x+18750”。

图16-96　图表最终效果

Excel 进行规划求解

加载好“规划求解”分析工具后，怎么使用该工具来完成规划求解呢？具体操作步骤如下所示。

步骤01：设置公式计算实际成本。在单元格B13中输入公式“=SUMPRODUCT（B3:B5,E3:E5）”，如图16-63所示。

图16-63　设置公式计算实际成本

步骤02：设置公式计算实际生产时间。在单元格B14中输入公式“=SUMPRODUCT（C3:C5,E3:E5）/60”，按下Enter键后，此时由于每日生产的数量单元格为空值，公式的计算结果为0，如图16-64所示。

步骤03：设置公式计算各产品的利润。在单元格F3单元格中输入公式“=D3*E3”，单元格F4中的公式为“=D4*E4”，按下Enter键后，向下复制公式至单元格F5，如图16-65所示。

步骤04：设置公式计算总利润。在单元格B15中输入公式“=SUM（F3:F5）”，计算每日3种产品的总利润，如图16-66所示。

图16-64　设置公式计算实际生产时间

图16-65　设置公式计算各产品的利润

图16-66　设置公式计算总利润

步骤05：设置目标。在“分析”组中单击“规划求解”按钮，打开“规划求解参数”对话框。设置目标单元格为B15，即显示最大利润的单元格，单击选中“最大值”单选按钮，设置“通过更改可变单元格”为单元格区域E3:E5，然后单击“添加”按钮，如图16-67所示。

图16-67　设置目标

步骤06：随后打开“添加约束”对话框，设置约束条件为“E3>=E9”，然后单击“添加”按钮，如图16-68所示。

步骤07：设置约束条件为“E3为整数”，然后单击“添加”按钮，如图16-69所示。

图16-68　为单元格E3添加约束

图16-69　添加整数约束

步骤08：为单元格E4添加约束。设置约束条件为“E4>=E10”，然后单击“添加”按钮，如图16-70所示。

步骤09：设置约束条件为“E4为整数”，然后单击“添加”按钮，如图16-71所示。

图16-70　为单元格E4添加约束

图16-71　添加整数约束

步骤10：为单元格E5添加约束。设置约束条件为“E5>=E11”，然后单击“添加”按钮，如图16-72所示。

步骤11：设置约束条件为“E5为整数”，然后单击“添加”按钮，如图16-73所示。

图16-72　为单元格E5添加约束

图16-73　设置整数约束

步骤12：添加每日成本限制约束。设置约束条件为“B13<=B7”，然后单击“添加”按钮，如图16-74所示。

步骤13：添加每日工时约束。设置约束条件为“B14<=B8”，然后单击“确定”按钮，如图16-75所示。

图16-74　添加每日成本限制约束

图16-75　添加每日工时约束

步骤14：返回“规划求解参数”对话框，之前添加的所有约束会显示在“遵守约束”列表框中，单击“求解”按钮，如图16-76所示。

图16-76　单击“求解”按钮

步骤15：随后屏幕上弹出“规划求解结果”对话框，在“报告”区域中单击选择“运算结果报告”，勾选“制作报告大纲”复选框，然后单击“确定”按钮，如图16-77所示。

步骤16：在工作表中显示规划求解结果。返回工作表中，此时单元格E3:E5中的值为规划求解结果，即对应的每日生产A、B、C三种产品的数量，同时单元格B15中显示每日的最大利润为9600，如图16-78所示。

图16-77　“规划求解结果”对话框

图16-78　在工作表中显示规划求解结果

步骤17：Excel会自动在工作簿中插入一个“运算结果报告1”工作表，并在该工作表中显示运算结果报告，如图16-79所示。

图16-79　规划求解结果报告

高手支招：快速清除“规划求解参数”对话框中的约束条件

如果要删除“规划求解参数”对话框中的某一个约束条件，可以先选择该条件，然后单击“删除”按钮，即可删除选定的约束条件。如果要快速清除“规划求解参数”对话框中所有的参数设置，按如下方法操作。

步骤01：在“规划求解参数”对话框中单击“全部重置”按钮，如图16-80所示。

图16-80　单击“全部重置”按钮

步骤02：随后屏幕上弹出提示“MicrosoftExcel”对话框，如图16-81所示。单击“确定”按钮删除“规划求解参数”中所有的设置，单击“取消”按钮则取消删除操作。

图16-81　单击“确定”按钮

Excel 加载“规划求解加载项”

同16.4节中介绍的数据分析工具相类似，规划求解分析工具也是以加载项的形式存在于Excel中的，在第一次使用时，需要加载，加载方法如下所示。

步骤01：打开“Excel选项”对话框，单击“加载项”标签，在“加载项”列表中选择“规划求解加载项”，如图16-59所示。

步骤02：在“Excel选项”对话框中单击“转到”按钮，如图16-60所示。

步骤03：打开“加载项”对话框，在“可用加载宏”列表中勾选“规划求解加载项”复选框，然后单击“确定”按钮，如图16-61所示。

步骤04：加载成功后，在“数据”选项卡中的“分析”组中会显示“规划求解”按钮，如图16-62所示。

图16-59　选择加载项

图16-60　单击“转到”按钮

图16-61　勾选“规划求解加载项”复选框

图16-62　加载成功

Excel 使用“回归工具”进行预测

完成数据分析工具的加载后，接下来就可以使用具体的数据分析工具进行数据分析了。

步骤01：在“数据”选项卡中的“分析”组中单击“数据分析”按钮，如图16-53所示。

步骤02：在“数据分析”对话框中的“分析工具”组中选择“回归”分析工具，然后单击“确定”按钮，如图16-54所示。

图16-53　单击“数据分析”按钮

图16-54　选择分析工具

步骤03：随后打开“回归”对话框，设置“Y值输入区域”和“X值输入区域”分别为单元格区域C3:C8和B3:B8，设置“输出区域”为单元格B11，勾选“置信度”复选框，保留默认的值为95%。勾选“标准残差”和“线性拟合图”复选框，勾选“正态概率图”复选框，最后单击“确定”按钮，如图16-55所示。

图16-55　设置“回归”参数

步骤04：回归工具分析结果如图16-56所示，该结果包含上一步中设置的标准残差、线性拟合图、正态概率图以及回归统计值、方差分析值、百分比排位等。

图16-56　回归分析返回结果

高手支招：加载项安全性设置

在Excel中，分析工具库等工具是通过加载宏的形式加载到系统中的，但是这样一来也存在一些安全隐患，因为一些常见的病毒，如宏病毒就可能会被允许执行进而破坏计算机的中文件和数据。在Excel 2016中，用户可以对加载项的安全性进行设置，要求受信任的发布者签署应用程序加载项，操作方法如下。

步骤01：打开“Excel选项”对话框，单击“信任中心”标签，单击“信任中心设置”按钮，如图16-57所示。

图16-57　单击“信任中心设置”按钮

步骤02：随后打开“信任中心”对话框，单击“加载项”标签，勾选“要求受信任的发布者签署应用程序加载项”复选框，最后单击“确定”按钮，如图16-58所示。

图16-58　加载项设置

这样，加载项安全性的设置就完成了。

Excel 加载分析工具

同其他低版本的Excel一样，在使用数据分析工具之前需要先加载，因此在使用回归分析工具之前，需要先加载分析工具。Excel 2016需要在“Excel选项”对话框中完成分析工具的加载，具体方法如下。

步骤01：打开“Excel选项”对话框，单击“加载项”标签，在“加载项”列表中单击“分析工具库”选项，如图16-49所示。

图16-49　单击“分析工具库”选项

步骤02：此时在文档相关“加载项”区域会显示当前选择的加载项，单击“转到”按钮，如图16-50所示。

图16-50　单击“转到”按钮

步骤03：随后弹出“加载项”对话框，在“可用加载项”列表中勾选“分析工具库”复选框，然后单击“确定”按钮，如图16-51所示。

图16-51　勾选“分析工具库”复选框

步骤04：随后，Excel 2016的“数据”选项卡的最右侧会新增加一个“分析”组，并在该组中显示“数据分析”按钮，如图16-52所示。

图16-52　显示“分析”组