分类：Excel 2016实用技巧大全

当文件夹中工作簿数量较多，而且命名方式相近时，要打开工作簿才知道文件内容，有没有办法在选中文件时就可以直接预览文件内容，从而节约开启时间呢？

解题步骤

Windows 本身拥有两种预览文件的方式，可以在不打开文件的前提下预览文件内容。其一是用文件的部分内容作为文件图标；其二是在资源管理器的预览窗口中查看完整内容。方法一的操作步骤如下。

1.双击打开需要预览的文件。

2.另存文件，在“另存为”对话框中选择“保存缩略图”复选框，操作界面如图4.173所示。

3.单击“保存”按钮，然后关闭Excel。

4.按组合键＜Windows+E＞，打开资源管理器，进入上一步保存文件的路径下，然后右键单击空白处，从右键菜单中选择“超大图片”，图4.174是菜单界面，而图4.175则是调整文件为超大图标后的效果，可以看到在该图中“疑难 82.xlsx”显示了文件内容，而其他文件则只显示Excel的图标，这是文件“疑难82.xlsx”在步骤2中添加了缩略图的结果。

以上方法只能预览文件的一小部分内容，因为文件图标的大小有限。现在介绍另一个方法，可以看到工作表中的所有内容，而且支持复制工作表数据，步骤如下。

1.按组合键，＜Windows+E＞，打开资源管理器，从左上方依次单击菜单“组织”→“布局”→“预览窗格”，界面如图4.176所示。

2.选择任意一个 Excel 文件，在资源管理器右端的预览窗格中可以看到此工作簿中的所有数据，而且支持工作表切换，支持复制单元格中的数据，效果如图4.177所示。

知识扩展

1.尽管以上两个办法都是在不打开Excel的情况下预览Excel文件的内容，但是它们都不能脱离Excel使用，即安装Office后才可以使用预览功能。

2.预览时只能查看，不能编辑。

单元格中包含字母、汉字和数值，是否可以将其中的数字单独提取出来？

解题步骤

以图4.166所示的数据为例，人工提取每个单元格中的数字是相当费时费力的，借助Word的查找工具可以快捷地选中这些数字，然后将它们复制到Excel中。

1.选择A2：A9区域，按组合键＜Ctrl+C＞复制数据。

2.打开Word，然后按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据。

3.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

4.将查找内容设置为“[！0-9.]”，然后单击“更多”按钮，选择下方的“使用通配符”复选框，最后单击“全部替换”按钮。图4.167是设置界面，图4.168则是替换结果。

5.按组合键＜Ctrl+A＞全选所有数字，再按＜Ctrl+C＞复制数据，然后返回Excel中，选择B2单元格并按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据，图4.169为粘贴结果。

知识扩展

1.在前面的案例中讲过，Excel的查找工具不支持正则表达式，而Word是支持的，因此对于复杂的查找和替换都转到Word中执行，然后将结果回传到Excel中。

本例中代码“[！0-9.]”的含义是排除所有数字和小数点。其中“[0-9.]”表示数字或小数点，叹号则表示不等于/排除，因此整体的含义是将数字以外的字符替换成空白，剩下数字。

2.本例的方法只针对一个单元格中只有一串数字的情况，如果一个单元格中有两串或更多数字，则要使用更复杂的方法。

图4.162中，A列包含省、市名称，分别显示在两行中，现要求只显示一行，是否可以批量删除每个单元格的换行符呢？

解题步骤

使用替换工具可以批量删除换行符，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选所有数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.单击“查找内容”文本框，然后左手按住Alt键不松开，右手按下小键盘上的1和0（先按1后按0），最后松开Alt键。

4.单击“全部替换”对话框，Excel 会弹出替换成功多少处的提示信息，图 4.163 是替换成功后的显示效果。

知识扩展

1.左手按住Alt键不松开，右手按下小键盘上的1和0，相当于按＜Alt+10＞组合键。

Excel将每个字符都搭配了一个编码，其中换行符的编码是10，因此按＜Alt+10＞即可输入换行符号。在公式栏中输入公式=Code（＂＂），然后将光标定位到两个引号之间，按下组合键＜Alt+Enter＞，此时可以发现单元格中公式的计算结果是10，表示换行符的字符编码为10，效果如图4.164所示。

事实上，Excel中每个字符都有编码，如“罗”是49886，因此按住Alt键不松开，然后分别按下小键盘上的4、9、8、8、6，在单元格中将会产生“罗”字。

2.按住Alt键输入数字时，应该使用小键盘上的数字，否则无法输入成功。

3.事实上还有一种更快捷的方法让A列的字符不换行，选择A列，然后单击开始选项卡的“自动换行”按钮，其效果与图4.163一致。图4.165是自动换行菜单的位置展示，以及Excel提供的功能说明。

图4.156中C列的括号中注明了奖惩的原因，现要求单独将原因提取出来放在D列中，手工复制效率低，能否一次性全部提取出来？

解题步骤

Excel的公式可以提取括号中的值，但是学习公式远比学习基本技巧复杂，因此本例展示使用基础技巧功能提取括号中的值，具体步骤如下。

1.复制C2：C9区域的值。

2.打开Word，按下组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据。

3.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

4.打开“查找”选项卡，将查找内容设置为“\（*\）”，然后单击“更多”按钮从而显示其他选项。

5.选择“使用通配符”复选框，然后单击“在以下项中查找”按钮，并选择“主文档”，表示在主文档中选择符合条件“\（*\）”的所有目标字符。设置界面如图4.157所示，而选择目标字符串后的效果如图4.158所示。

6.按下组合键＜Ctrl+C＞，复制Word中选中的目标字符，然后返回Excel界面。7.单击D2单元格，然后按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据，图4.159为粘贴结果。

8.关闭Word，然后在Excel中选择D列，按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

9.将查找内容设置为左括号“（”，要注意必须和单元格中的左括号一致，半角的括号和全角的括号属于两个不同的字符，无法匹配成功。将替换内容保持空白不变，然后单击“全部替换”。图4.160是设置界面及替换结果。

10.用同样的方法将右括号“）”也替换成空文本。

11.在D1单元格中输入标题“奖惩原因”，并对D1：D9区域添加边框，最终效果如图4.161所示。

知识扩展

1.在Excel中可以查找“\（*\）”，但是Excel做不到只选择符合条件的字符串，而是选择整个单元格，因此只能将数据复制到Word中，然后借助Word的查找工具提取出括号中的值（包含括号本身）。最后将取出的值回写到Excel中并消除括号。

2.“\（*\）”表示括号及括号中的值，由于括号（半角状态的）本身属于特殊字符，有特定的含义，因此查找括号时应该使用“\”去除它的特殊属性，从而得到字符本身。

3.本例将带括号的字符串从Word中复制到Excel后再替换掉括号，事实上也可以在Word中选中目标后立即替换掉括号，然后再复制到Excel中来，在效率上两者相近。

图4.151中部分成绩添加了黄色背景，现要求将黄色修改为蓝色，按住Ctrl键逐个选中单元格，然后修改颜色就可以达成目的，但是黄色单元格太多时就会显得效率低下。有没有办法一性次修改完成呢？

解题步骤

Excel支持按格式替换，因此在“查找和替换”对话框中直接操作即可，具体步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框，然后单击“选项”按钮显示更多选项。

3.单击上方的“格式”按钮，弹出“查找格式”对话框，打开“填充”选项卡，然后选择黄色方块，并按“确定”按钮结束。操作界面如图4.152所示。

4.单击下方的“格式”按钮，弹出“替换格式”对话框，打开“填充”选项卡，选择蓝色方块，然后单击“确定”按钮结束。此时在“查找和替换”对话框中可以看到前面所设置的两种格式预览，效果如图4.153所示。

5.单击“全部替换”按钮，Excel 会弹出图 4.154 所示的提示。关闭对话框后可以看到单元格替换结果，其效果如图4.155所示，所有原本背景为黄色的单元格都已经显示为蓝色。

知识扩展

1.Excel支持按格式替换，可以设置单个格式也可以设置多个格式，而且允许查找的格式数量与替换的格式数量不一致，如同时满足字号 12、背景色为红色且合并居中 3 个条件，那么就将它替换成字号15。

2.在替换时，如果指定了替换格式，同时“替换为”文本框是空白的，那么 Excel 只替换格式；如果“替换为”文本框是空白的，同时又没有指定替换格式，那么Excel会将目标单元格替换成空白的。

图4.147所示的工作表中包含多个省的人员信息，由于工作中需要不定时定位湖南和湖北的所有单元格，有什么办法提升定位速度呢？

解题步骤

将湖南和湖北地区的单元格定义为指定的名称，以后需要定位时在名称框中输入湖南、湖北名称即可，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+F＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.将查找内容设置为“湖南*”，然后单击“查找全部”，效果如图4.148所示。

4.按组合键＜Ctrl+A＞全选所有目标，然后关闭“查找和替换”对话框。

5.在名称框中输入“湖南”，然后单击Enter键，当前选区就会自动被命名为“湖南”，图4.149中左上角就是名称框。

6.重复步骤1、2、3、4、5，继续查找“湖北*”，然后将选中的区域命名为“湖北”。

7.在名称框中输入“湖南，湖北”，然后单击 Enter 键，工作表中所有包含湖南、湖北区域的单元格将自动被选中，效果如图4.150所示。

知识扩展

1.如果某个区域需要反复定位，那么对它命名，并通过名称框定位目标区域，这是最高效的操作方式。如果该区域只需要定位一次，那么命名后再定位则显得复杂了。

2.引用运算符有三种：冒号“：”属于区域运算符，表示引用冒号两边单元格所形成的矩形区域；空格“”属于交叉运算符，表示引用空格两边的两个区域的交集，例如“F：F6：6”代表F6，即F列与第6行的交集；逗号“，”属于联合运算符，表示同时引用逗号两边的两个区域，“F：F，6：6”表示F列和第6行。

在本例中，“湖南，湖北”表示同时引用代表湖南和湖北的两个区域。

3.如果工作表中新添加了数据，那么应该重新查找并命名，名称不具备自动扩展的功能，不会将新的包含湖南或者湖北的单元格纳入名称中。

在图4.144中，C列、F列和I列都使用了公式对上方的数值进行求和，但是前两列的合计结果都是错误的，怀疑是某些单元格设置成了文本格式，导致单元格中的值不参与运算，因此需要验证工作表是否存在文本格式的单元格。

假设工作表中有文本格式的单元格，是否有办法一次性选中它们呢？

解题步骤

“定位条件”工具可以选择所有值为文本的单元格，但是不能选中所有格式为文本的单元格，因此唯一的选择是通过“查找和替换”对话框实现需求，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选数据区域。

2.按＜Ctrl+F＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.单击“选项”按钮，然后单击“格式”按钮，弹出“查找格式”对话框。

4.打开“数字”选项卡，选择左方的“文本”，然后单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框，图4.145是“查找格式”设置界面。

5.单击“查找全部”，然后按＜Ctrl+A＞全选目标单元格，关闭对话框后可以看到所有文本格式的单元格都处于选中状态，效果如图4.146所示。

在“开始”选项卡的格式栏中可以看到选区单元格的格式代码为“文本”。

知识扩展

1.将单元格设置为文本格式，然后输入数值，此数值不会参与求和运算。但是在单元格中已经有数值的情况下将单元格修改为文本格式，那么此时的数值可以参与求和运算。

2.在文本格式的单元格中输入数值，数值会变成文本，从而致使单元格的值不参与求和运算，但是此时将单元格的格式修改为“常规”，单元格中的值仍然不能参与求和运算，必须修改格式后再重新输入数值才行。

最简单的方法是双击单元格，然后按下Enter键，此操作相当于重新输入一次数值，不过只能一次性修改一个单元格的值。

将文本格式的数字批量还原为数值，可以参考本书的案例117。

图4.141所示的工作表中包含几十个产品名称及其对应的销量，现要求找到所有包含“扳手”二字的单元格，有没有办法一次性查找完成？

解题步骤

包含XX通常有4种情况：其一是单元格的值等于XX；其二是单元格的值以XX开头；其三是单元格的值以 XX 结尾；其四是在单元格的中间包含 XX。使用“*XX*”为条件批量查找可以同时满足4种情况，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+F＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.在对话框中将查找内容设置为“*扳手*”，然后单击“查找全部”按钮，在对话框下端会列出所有找到的目标，效果如图4.142所示。

4.按组合键＜Ctrl+A＞全选目标单元格，然后关闭“查找和替换”对话框，工作中所有包含“扳手”的单元格都会瞬间被选中。

知识扩展

1.“*扳手*”代表“扳手”前面和后面存在任意长度的任意字符，“任意”也包含 0，因此“扳手”前面或后面没有任意字符也符合条件。

2.查找包含XX的单元格还有一种方法，直接查找XX，不选择“单元格匹配”复选框，然后单击“查找全部”按钮即可（见图 4.143）。不完全匹配其实就是包含的意思，因此不再需要输入通配符*。

3.Excel支持在活动工作簿的所有工作表中查找，但是无法通过＜Ctrl+A＞组合键全选所有目标，因为选择操作只能作用于活动工作表。

工作表中有很多合并单元格，它们分散在各处，没有规则，是否有办法一次性选中这些合并单元格呢？

解题步骤

当合并单元格较多且分散在多处时，按住Ctrl键后逐一选择合并单元格的方式效率偏低，通过内置的查找工具可以一次性选中所有合并单元格，具体操作步骤如下。

1.以图4.136所示的数据为例，首先按组合键＜Ctrl+A＞全选数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+F＞，弹出“查找和替换”对话框，然后单击“选项”按钮让对话框显示为图4.137所示的状态。

3.单击右方的“格式”按钮，弹出“查找格式”对话框，然后打开“对齐”选项卡，选择“合并单元格”复选框，最后单击“确定”按钮。图4.138为“查找格式”的操作界面。

4.返回“查找和替换”对话框后单击“查找全部”按钮，此时 Excel 会罗列出所有找到的目标单元格地址，按组合键＜Ctrl+A＞全选目标，最后关闭对话框即可。图4.139是选中所有合并单元格后的效果。

知识扩展

1.“查找和替换”对话框在默认状态下不支持按格式查找，需要单击“选项”按钮后才能看到设置格式的选项。

2.Excel允许查找任意格式的目标单元格，包括按字体名称查找、按字体颜色查找、按单元格颜色查找、按文本方向查找、按边框样式查找……也可以同时按多个格式查找，只要在“查找格式”对话框中指定需要查找的格式即可。本例需要查找的是合并单元格，因此选择“合并单元格”复选框，忽略其他格式。

3.Excel还提供一种更快捷的格式设置方式——从单元格选择格式。当查找需求不只是合并单元格，还需要指定字体、颜色等格式信息时，直接指定一个样本单元格比手工设置查找格式更快捷。图4.140用于说明“从单元格选择格式”菜单的调出方式。

4.在不关闭 Excel 的情况下，在“查找和替换”对话框中设置的查找格式信息会自动保留下来，在特殊情况下它会带来隐患。例如，刚才按格式查找，现在想按数值查找，在查找时有可能发现明明查找的值是存在的，但总是找不到，这是因为第一次查找时设置的格式信息会干扰第二次查找，应该单击“清除查找格式”后再执行第二次查找。