分类：Excel 2016实用技巧大全

公司要求日产量表必须提供一个封面，在封面显示公司名称、LOGO和报表名称，其设计界面如图8.17所示。

图8.17 日产量表表格布局方式

在打印日产量报表时，封面、白班产量表和晚班产量表必须打印在一起，但是首页不能显示页码，因为要保障封面的美观，正文则需要显示综合页码，包含白班报表与晚班报表的总页数。

如何才能实现以上需求呢？

解题步骤

本案例的需求比较复杂，设置也会相应变得复杂，具体的操作步骤如下。

1.选择“白班产量表”，然后在按下Shift键的同时再选择“晚班产量表”。

2.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

3.打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，图 8.18展示了“自定义页眉”按钮位置。

图8.18 启动“页眉”界面

4.在左边的方框中输入代码“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”，表示在页眉的左方显示当前页码和总页数，然后在中间的方框中输入代码“㊣[标签名]”，表示页眉的中间部位显示工作表名称，设置界面如图8.19所示。

图8.19 在页眉中添加页码与工作表名称

5.单击“确定”按钮保存设置，然后关闭“页面设置”对话框。

6.选择“封面”工作表，在按住 Shift 键的同时选择“晚班产量表”，然后按下组合键＜Ctrl+F2＞，进入打印预览界面，可以看到封面未显示页眉，效果如图8.20所示。

图8.20 封面不显示页眉

7.单击左下角的右箭头切换到第2页，在第2页的页眉中显示了当前页的页码及总页数、工作表名称，其中总页数包含了封面、白班产量表和晚班产量表的页数之和，效果如图 8.21 所示。

图8.21 正文显示页码、总页数和工作表名称

8.单击两次左下角的箭头切换到第4页，页眉中的工作表名称会变成“晚班产量表”，当前页码则更新为“第4页”，它其实是“晚班产量表”的第1页。

知识扩展

1.若选择多个工作表后再设置页眉，那么页眉会同时应用到每一个工作表中去。相比每个工作表设置一次页眉能提高数倍工作效率。

2.若页眉中指定了页码和总页数，打印单个工作表时页眉中只会计算当前工作表的页数。若选中多个工作表再打印，那么Excel会自动累加这些工作表的总页数。但是对于页面设置中不包含页码与总页数的工作表，Excel 只是累计它的页数，但不会在这个工作表的纸张中打印出相应的页码。

本例中“封面”未设置页眉，因此打印时第一页不显示页眉，从第二页开始打印页眉，页眉中的页数包含了“封面”工作表。

3.如果要求本例的页眉中显示的页码忽略第1页，只计算4页，那么有两种方法实现：其一是“封面”工作表单独打印一次，其他工作表同时打印；其二是修改页眉中的编码，采用“第&[页码]-1页总&[总页数]-1页”，表示页码和总页数都减1。

工作表中数据较多时，打印后会显示在多页中。为了方便查看，要求每一页顶端都要显示“第X页总Y页”字样，如何才能实现此需求呢？

解题步骤

在页眉中可以添加总页数和当前页的编码，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，图 8.14展示了“自定义页眉”的按钮位置。

图8.14 “页面设置”对话框

3.在“页眉”对话框中依次单击“插入页码”和“插入页数”两个按钮，在左边的方框中会产生代码“㊣[页码]㊣[总页数]”，效果如图8.15所示。

图8.15 添加页码和总页数

4.手工修改代码为“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”。

5.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

6.按组合键＜Ctrl+F2＞进入打印预览界面，在页面左上方可以看到“第1页总4页”字样，表明页眉添加成功，效果如图8.16所示。

图8.16 页眉效果

7.单击左下角的右方向箭头切换到下一页，页眉内容会更新为“第2页总4页”。

知识扩展

1.页眉是预览时或打印后才能看到的内容，在普通模式下不会显示出来。页眉可以显示页码、页数、时间、日期、文件路径、文件名称、图片等内容，工作中应用最广泛的是页码和页数。

2.代码“&[页码]”代表当前的页数，它是一个数值，不包含“第”和“页”，因此需要手工修改代码。

工作表中有错误值时，能否在打印时忽略错误值？

要求不能删除错误值，避免影响数据的完整性。

解题步骤

Excel的“页面设置”对话框中可以调整错误值的显示方式，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“工作表”选项卡，单击“错误单元格打印为”右方的倒三角符号，然后从弹出的列表项中选择“＜空白＞”，设置界面如图8.13所示。

图8.13 指定错误值的处理方式

3.单击“确定”按钮保存设置，然后打印工作表，工作表中的所有错误值都不会被打印出来。

知识扩展

1.Excel对于打印单元格的错误值有4种处理方式，默认选项是“显示值”，表示单元格原本显示什么就打印什么；如果将选项调为“＜空白＞”，则表示打印时将错误值所在单元格打印为空白，要注意不是打印成“空白”二字；如果将选项调为“–”，表示用“–”代替原来的错误值；如果将选项调为“＃N/A”，表示一切错误值都替换成“＃N/A”。工作中最常用的是前两种打印方式。

2.本例和案例113有所不同，案例113是隐藏错误值，任何时候都不显示；本例是所有错误值在工作表中都正常显示，只是打印后不显示在纸张上，因此两个案例的目的有本质的区别。

在图8.8所示的生产表中，F列有4个批注，但打印生产表后无法看到批注内容。是否有办法将批注和生产数据打印在同一页中呢？

图8.8 带批注的生产表

解题步骤

在“页面设置”对话框中有批注相关的选项，修改选项值即可打印批注，具体操作步骤如下。

1.单击功能区的“审阅”→“显示所有批注”，此时工作表中的所有批注都会显示出来，效果如图8.9所示。

图8.9 显示所有批注

2.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

图8.10说明了“页面设置”对话框启动器的位置。

图8.10 “页面设置”对话框启动器

3.打开“工作表”选项卡，单击“批注”右方的倒三角符号，然后从弹出的列表项中选择“如同工作表中的显示”，操作界面如图8.11所示。

图8.11 指定批注的处理方式

4.单击“确定”按钮保存设置，然后按组合键＜Ctrl+F2＞打开打印预览界面，从预览效果中可以看到批注内容，且批注的打印样式与工作表中的显示样式一致。预览界面如图8.12所示。

图8.12 打印预览

知识扩展

1.Excel对批注的处理方式包含三种，默认设置下是不打印批注的，其他两种设置为“工作表末尾”和“如同工作表中的显示”，前者表示将所有批注打印到最后一页中，该页只打印批注不打印正文内容；后者表示批注的打印效果与在工作表中显示的状态一致，因此打印前必须调整为显示所有批注。

2.当工作表中批注较多时，应该将批注的外框调小，避免多个批注重叠显示，从而影响打印文件的美观性。

图8.1所示的工作表中A1：F44区域包含A组、B组、C组的产量信息，当不做任何设置直接打印时总是打印所有内容。现要求只打印B组产量表，如何才能忽略其他区域呢？

图8.1 产量表

解题步骤

Excel提供了一个设置打印区域的工具，用于随意调整打印区域，具体操作步骤如下。

1.选择A15：F28区域。

2.单击功能区的“页面布局”→“打印区域”→“设置打印区域”。

3.按组合键＜Ctrl+F2＞进入预览状态，从预览效果中可以看到打印目标只包含A15：F28区域，排除了A组和C组的数据，效果如图8.2所示。

图8.2 预览打印目标

知识扩展

1.设置打印区域的目的是排除不需要打印的区域，不过要打印的目标最好是连续的区域。当把多个区域设置为打印区域后，Excel 会将这些区域分别打印在不同的页中，哪怕每个区域只有一行。

2.当把一个区域设置为打印区域后，Excel 会自动生成一个名为“Print_Area”的名称，名称的引用位置为打印区域的地址，当修改名称的引用位置时，打印的目标区域也会相应地改变。

3.如果下次想打印所有的数据，不是重新设置打印区域，而是单击“取消打印区域”按钮。