分类：效率篇

如图4.230所示，在文件夹中将鼠标指针指向工作簿时，在指针下方会弹出一个提示信息，其中一项是作者姓名。由于某些原因，不想让文件的属性中产生自己的真实姓名，有没有办法批量修改多个文件的作者姓名呢？

解题步骤

通过右键菜单可以打开文件的“属性”对话框，然后在其中可以修改或删除作者信息，支持批量删除，具体操作步骤如下。

1.在资源管理器中选择需要修改作者姓名的所有工作簿。

2.对选中的任意文件单击右键，并从右键菜单中选择“属性”菜单。

3.打开“详细信息“选项卡，然后单击下方的”删除属性和个人信息”，操作界面如图4.231所示。

4.在“删除属性”对话框中单击“从此文件中删除以下属性”，然后选择列表中的“作者”复选框并单击“确定”按钮执行删除，操作界面如图4.232所示。

5.返回“属性”对话框后，在“作者”文本框中输入任意昵称，例如“表格居士”，单击“确定”按钮后，将鼠标指向文件可以预览新的作者信息。图4.233是添加作者信息的界面，图4.234是预览界面。

知识扩展

1.作者信息来自于“Excel选项”对话框中的“用户名”，如果修改此“用户名”的值可以让新的工作簿产生新的作者信息。不过对于以前创建的文件，则需要在资源管理器中修改文件属性，修改的办法是先删除再添加，因为一个文件允许有多个作者，所以直接添加并不会覆盖以前的作者姓名。

2.在“属性”对话框中的“作者”下方还有一个“最后一次保存者”，它也会泄露作者信息，在删除“作者”属性值时应该把“最后一次保存者”也一并删除。

一个区域有可能包含几百个数值也可能包含几万个数值，如何才能快捷地找出区域中的最小值呢？

解题步骤

快速地从一个很大的区域中找到最大值或最小值有两种方法，操作步骤如下。

1.右键单击状态栏，从而打开“自定义状态栏”菜单。

2.分别单击“最小值”和“最大值”，界面如图4.227所示。

3.选择需要计算最大值和最小值的区域。

4.在状态栏查看最小值与最大值，结果分别是50和99，界面如图4.228所示。

状态栏总是显示当前区域的最大值和最小值，选择新的区域后就无法看到前一个区域的最大值和最小值。

下面的步骤可以看到每一个区域的最大值和最小值。

1.假设要求计算图4.229中B3：F12和I3：M12区域的最大值和最小值，那么首先在B14区域输入公式“=MAX（B3：F12）”，在D14区域输入公式“=MIN（B3：F12）”，两个公式可以分别取得B3：F12区域的最大值和最小值。

2.复制A14：D14到H14单元格，在I14和K14单元格中会显示H3：M12区域的最大值和最小值。

知识扩展

1.状态栏可以同时显示页码、平均值、计数、最大值、最小值与求和等信息，但是最大值和最小值两个项目在默认状态下是未勾选的，需要用户设置好后才能正常工作。

2.MAX函数用于计算指定区域中的最大值，支持最多255个区域；MIN函数用于计算指定区域中的最小值，支持最多255个区域。

3.通过状态栏查看区域的最大值或者最小值较使用公式更快捷，但是公式的优点是可以将结果永远保留在单元格中，随时更新计算结果，允许同时计算多个区域。

工作中每天都需要用到图4.224所示的报表，报表的行标题、列标题、签名栏都是固定的，只需要每天填入机台编号、生产产品、产量、不良品、良品率、质检员等6项数据即可。

有没有办法将以下样本转换成报表模板，在每天新建工作簿时自动生成包含图中数据的新工作簿呢？

解题步骤

Excel可以将普通工作簿文件转换成模板文件，在新建工作簿时调用模板即可生成与预设样本完全一致的新工作簿，具体操作步骤如下。

1.打开图4.224所示的工作簿。

2.打开“另存为”对话框，将保存类型修改为“Excel模板”，将文件名修改为“生产表.xltx”然后单击“确定”按钮返回工作表界面，图4.225是操作界面。

图4.225 “另存为”模板文件

3.关闭Excel，然后重新打开Excel。

4.单击菜单“文件”→“新建”，在右方会显示默认的“特色”模板，将它切换到“个人”，然后单击“生产表”，Excel会自动生成一个新工作簿，工作簿包含一个名为“1日”的工作表，工作表的内容和图4.224完全一致。

图4.226是调用模板的界面，所有自定义的模板都会出现在这个地方。但是不能在这个地方删除模板，要删除模板只能进入文件夹中，删除对应的xltx格式的文件，

知识扩展

1.创建一个模板文件主要有两个步骤：其一是设置好格式和基本数据，所有固定的值和格式都应该预先设置好；其二是保存为xltx格式的模板文件，保存时不能修改路径，采用默认的路径即可。

2.调用工作簿模板必须借助文件菜单下的“新建”按钮，直接按组合键＜Ctrl+N＞或单击快速访问工具栏中的“新建”按钮只能调用默认的空白工作簿。

3.模板包含工作簿模板和工作表模板，这里展示的是工作簿模板。

当工作簿中有总表和分表，且分表的数量较多时，在分表中添加一个单击返回总表的链接可以提升工作效率。如何才能快速地在多个分表中创建返回总表的链接呢？

解题步骤

以图4.221为例，在“总表”以外的工作表中创建超级链接，使单击单元格时可以返回总表，具体步骤如下。

1.进入“一月”工作表。

2.右键单击A1单元格，从右键菜单中选择“超链接”，弹出“插入超链接”对话框。

3.单击“本文档中的位置”，然后再单击右方的总表，表示链接对象是本文档的总表，而不是链接到网址或邮箱地址，操作界面如图4.222所示。

4.单击“确定”按钮返回工作表，在A1单元格将会产生“总表！A1”字样，鼠标指针指向A1时会产生提示，效果如图4.223所示。单击A1单元格，Excel会打开“总表”，并且激活A1单元格。

5.复制A1单元格，然后按住Shift键单击最后一个工作表，表示同时选中“总表”以外的所有工作表。

6.选择A1单元格，然后按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据，此时“总表”以外的所有工作表的A1单元格都支持单击返回“总表”并激活A1单元格。

知识扩展

1.超链接可以链接到文件、网页、邮箱地址和本工作簿的任意单元格，如果链接到文件和网址，则单击链接时打开对应的文件或网站；如果链接到邮箱地址，则单击链接后打开发邮件的对话框；如果链接到单元格地址，则单击链接时激活对应的单元格。

2.在单元格中创建超链接后，单元格中会显示链接目标的地址。

可以随意修改单元格的值而不影响链接目标，不过需要选择单元格后按住鼠标左键停留3秒钟再松开，否则会激活链接功能。

图4.217是值班表的格式，要求每人值班一周，因此每个人的值班日期是“1月1日-1月7日”以这种格式按范围来确定的。现在的问题在于这种格式的日期是否可以通过填充方式批量地生成，而不是人工逐个输入？

解题步骤

用“-”将两个日期连起来后，日期就变成了文本，文本是无法通过填充产生递增或递减的序列的，因此可以将它们拆分到两列中，变成两个日期值，对日期填充后再用公式将它们连起来即可，具体操作步骤如下。

1.在 D2 单元格输入“1-1”，在 E2 单元格输入“1-7”，然后在 F2 单元格输入公式“=TEXT（D2，＂m月d日＂）㊣＂-＂㊣TEXT（E2，＂m月d日＂）”，公式的含义是D2和E2的值都转换成“m月d日”的格式，然后将它们与“-”连起来，最终效果如图4.218所示。

2.选择D2：E2区域，然后用右键按住填充柄向下填充到第15行，松开右键后，从右键菜单中选择“序列”，弹出“序列”对话框，并在其中将步长值修改为 7，操作界面如图 4.219 所示。

3.单击“确定”按钮执行填充。

4.选择F2单元格，然后用左键双击填充柄，从而使F2的值向下填充到F15，如图4.220所示。

5.复制F2：F15区域的值，然后右键单击A2单元格，从右键菜单的粘贴选项中选择“值”，从而将F2：F15区域的值粘贴到A列对应的区域。

6.删除A：F区域的值。

知识扩展

1.工作中有很多需求都不可能一步到位，适当地变通一下，通过辅助区域或辅助软件完成也是可以接受的，领导通常只要求完成什么工作，而不会强制要求用什么方法完成。

2.F列的值是公式产生的，直接复制到A列只能得到错误值，要么将F列的公式转换成值再复制，要么使用“选择性粘贴”→“值”的方式复制到A列。

当身边没有计算器时，都用Excel作为计算工具，但是Excel规定必须以等号开头，否则表达式不会计算，这与学校里练习四则运算时的习惯是不相符的。那么是否可以不输入等号，直接输入四则运算的表达式就得到计算结果呢？

解题步骤

LOTUS 1-2-3软件早于微软的Office，它支持不以等号开头的公式，微软的Office软件是后来上市的，为了抢占市场，微软让自己的软件去兼容LOTUS 1-2-3，从而便于对方的用户转移到Office 大军中来之后仍然可以正常使用以前的文件。在“Excel 选项”对话框中，Excel 提供了兼容 LOTUS 1-2-3 软件的选项，只要开启就可以支持不以等号开头的公式运算，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后将右方的垂直滚动条下拉到底，并选择最后两个复选框，操作界面如图4.214所示。

3.单击“确定”按钮返回工作表界面，然后在 A1 单元格中输入数学表达式“（1+5）*6”，当单击Enter键后表达式会自动转换成计算结果，但是同时在公式栏仍然可以看到表达式本身。图4.215是输入表达式时的状态，图4.216则是按下Enter键后的状态。

知识扩展

1.计算没有等号的表达式原本是LOTUS 1-2-3软件的功能，微软为了提升Excel的兼容性才添加了这两个选项，不过默认状态是关闭的，必须人工打开后才能使用。

2.本例提供的方式仅对加、减、乘、除四则运算有效，对函数运算、指数运算是不支持的。

工作中经常需要用到平方米符号㎡，每次输入这个符号都需要到图4.209所示的“符号”对话框中找，效率相当低，是否有办法直接通过键盘输入此符号呢？

解题步骤

键盘上没有㎡符号，五笔输入法也不能直接打出这个字符，好在Excel支持自动更正功能，可以借助自动更正实现键盘快速录入㎡符号，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击左侧的“校对”，然后单击右方的“自动更正选项”对话框，弹出“自动更正”对话框。图4.210是“自动更正选项”的位置说明。

3.将“替换”设置为“（m）”，将“为”设置为“㎡”，表示在单元格中输入“（m）”时自动替换成㎡，操作界面如图4.211所示。

4.单击“添加”按钮，以及“确定”按钮返回工作表界面。

5.在单元格中输入123（m），单击Enter键后Excel会将它自动转换成123㎡。图4.212是输入时的值，图4.213则是按下Enter键启动自动更正后的值。

知识扩展

1.微软公司在开发自动更正工具时的原意是用它来纠错，如输入those时误写为thsoe，那么Excel会自动更正为those。而在实际工作中，自动更正工具不仅用于纠错，也用它来生成一些输入有困难的字符。

在本例中，输入“㎡”比较困难，而输入“（m）”则相对容易得多，因此通过设置自动更正选项来改变输入方式可以提升输入效率。

2.本例中的“（m）”采用了半角状态的括号，因此在单元格中输入时不能使用全角的括号，否则Excel不会启用自动更正。但是Excel能够忽略大小写问题，因此输入“（M）”也可以自动更正为“m²”。

3.不宜用字母作为替换对象，如将“mmm”自动更正为“m²”，因为对字母执行自动更正仅作用于字母出现在汉字之后的情况，而工作中“m²”总是出现在数字右方。

在单元格中输入当前日期和时间，有什么快捷的方法来实现？

解题步骤

快捷产生日期和时间有两种方法：其一是通过函数产生当前时间，该时间会自动刷新，任何时候打开工作簿都能看到当前的准确日期和时间。但是当要求日期和时间不变化时就不宜使用函数了，此时应使用方法二——通过快捷键产生日期和时间。

快速输入当前日期和时间的操作步骤如下。

1.假设要在A1单元格生成自动更新的日期，那么在A1单元格中输入以下公式：

=Today()

公式的含义是生成当前日期，效果如图4.205所示。每天打开此工作簿时A1单元格的值都会更新，永远显示当前日期。

2.假设要显示自动更新的时间，那么可以在A2单元格输入以下公式：

=TEXT(NOW(),＂hh:mm:ss＂)

输入公式并按下Enter键时，A2单元格会显示按下Enter键那一瞬间的时间，而按下F9键刷新公式时则会马上更新为按F9键的时间，如图4.206所示。

有些情况下要求单元格只能显示当前日期或时间，不允许自动更新，那么应按以下方法操作。1.选择D1单元格，然后按组合键＜Ctrl+；＞生成当前日期，效果如图4.207所示。

2.如果还想在此单元格中产生当前时间，那么先按下空格，然后再按组合键＜Ctrl+Shift+；＞，此时在日期后方会追加当前的时间，效果如图4.208所示。

上述两步生成的值是永远不更新的，只是记录按下组合键的时间。如果要更新，选择单元格后再次按下两个组合键即可。

知识扩展

1.函数TODAY没有参数，它用于产生今天的日期，不带时间值。此函数在4种情况下会自动更新结果，其一是编辑单元格并按下Enter键时，第二是按F9键时，其三是保存工作簿时，其四是打开工作簿时。

NOW函数也没有参数，它用于产生当前日期和时间，同时包含日期和时间值，但是在单元格中输入公式“=NOW（）”时并不会将年、月、日和时、分、秒都显示出来，因此需要在外面套一个TEXT函数，让它强制显示当前的年、月、日和时、分、秒。

2.严格来说，公式记录的是控制面板设置的时间，假设控制面板里面的时间设置有误，那么公式生成的时间也会错误。

四维公司的员工编号规则如下：

SW代表四维，001开始，代表员工工号，最后用01代表A车间、02代表B车间，因此A车间的员工编码序号应为SW00101、SW00201、SW00301，B车间的员编码序号应为SW00102、SW00202、SW00302。

图4.201中B列和D列需要填入员工编码，如何才能快速完成呢？

解题步骤

若字符串中有多个数字却只要求部分数字在填充时产生递增，唯一的方法是将不需要递增的字符放在自定义的数字格式中，将需要产生递增的部分直接写在单元格中，具体操作步骤如下。

1.选择B2：B11区域，然后按组合键＜Ctrl+1＞，弹出“设置单元格格式”对话框。

2.选择“自定义”，然后在右方的格式代码框中输入代码“\S\W000\0\1”，效果如图4.202所示。

3.单击“确定”保存设置，同时返回工作表界面。

4.重复步骤1、2、3，对D2：D11区域设置格式代码“\S\W000\0\2”，然后单击“确定”按钮返回工作表界面。

5.在B2：B3单元格分别输入1和2，Excel会自动将它们显示为SW00101、SW00201，效果如图4.203所示。

6.选择B2：B3，然后向下填充到B11，B2：B11区域会自动产生递增的编码，效果如图4.204所示。

7.在D2：D3区域输入1和2，Excel会将它们显示为SW00102、SW00202。和步骤6一样，D2：D3同样可以向下填充产生递增的编码，编码的首尾字符不变，仅仅是中间的001、002会逐个递增。

知识扩展

1.在单元格中输入的数值可以在填充时递增或递减，但是通过自定义单元格的数字格式从而产生的字符是永远不变的。

2.按下填充柄向下填充数值时，假设数值没有产生递增。例如，A1单元格输入1，然后向下填充时A2、A3仍然是1，那么此时可以在A2单元格输入2，然后选择A1：A2区域再向下填充。其原理是通知Excel填充时的步长值，让Excel按照用户指定的差异频率去填充后面的区域。

3.格式代码“\S\W000\0\1”中间的3个0表示单元格总是显示为3位数，位数不足时用0填充，位数达到三位时则显示数值本身。其他“SW”和“01”是永远在单元格中显示出来的值，不需要用户输入，因此采用符号“\”消除这些字符的特殊含义，还原其字符属性。假设不使用“\”，Excel则会弹出出错提示对话框。

当然，“W”和“1”本身是可以不使用“\”的，因此格式代码也可以简写为“\SW000\01”。不过为了方便理解，以及照顾新手，所有前缀和后缀都加上“\”较好，对于老手而言没有坏处，对于新手而言却有助于理解，在有利无弊的情况下采用保守的措施比较妥当。