分类：效率篇

制表时经常会遇到当前需要输入的值刚好与左方单元格的值相同，或者与上方单元格的值相同，如何才能快速地输入这些值呢？

解题步骤

要输入与某个单元格相同的值，最容易想到的往往是复制、粘贴。然而复制到右方或下方时最高效的方法不是复制，而是使用快捷键填充，具体步骤如下。

1.假设要将图4.196中A2：C2区域的值复制到A3：C4区域中，即A3：A4等于A2的值、B3：B4等于B2的值、C3：C4等于C2的值，那么应该选择A2：C4，然后按组合键＜Ctrl+D＞，填充效果如图4.197所示。

2.假设要将图4.196中A2：C2区域的值复制到A3：C3区域中，即A3等于A2的值、B3等于B2的值、C3等于C2的值，那么可以先选择A3：C3，然后按组合键＜Ctrl+D＞，填充效果如图4.198所示。

也就是说，要填充一行的话可以只选择这一行，然后按＜Ctrl+D＞组合键。如果要一次填充多行，那么必须选择被复制的区域和目标区域，然后再按＜Ctrl+D＞组合键。

3.假设要将图4.199中A2：A4区域的值复制到B2：C4区域中，那么应该选择A2：C4区域，然后按组合键＜Ctrl+R＞，填充效果如图4.200所示。

向右填充也和向下填充一样，可以选择B2：B4区域后按下组合键＜Ctrl+R＞，将A2：A4的值复制过去。

知识扩展

1.＜Ctrl+D＞代表向下填充，其中字母 D 来自单词 Down，表示向下；＜Ctrl+R＞代表向右填充，字母R来自单词Right，表示向右。

2.使用快捷键填充会将格式信息一并复制过来，如果需要忽略格式，那么应采用选择性粘贴。

Excel 内置了 10 多组序列，只要单元格的值在序列范围之内，那么就可以按住填充柄向任意方向拖动从而快速产生序列中的其他值。例如，在A1单元格输入丙，将A1向下填充时可以自动产生丁、戊、己、庚等字符。

是否可以自定义序列，当在单元格中输入“小学”并向下填充时自动产生“初中”、“高中”、“大学”、“博士”、“教授”呢？或者在单元中输入“A”并向下填充时自动产生“B”、“C”、“D”……

解题步骤

Excel允许用户在“自定义序列”对话框中手工录入序列，也可以直接导入区域中的值作为序列，当保存序列后，可以在填充单元格的值时自动引用该序列。

以导入区域中的值从而生成序列为例，具体操作步骤如下。

1.在A1：A6单元格中分别输入小学、初中、高中、大学、博士、教授。

2.在B1：B26单元格中分别输入A、B、C…X、Y、Z。

3.按组合键＜Alt+D+O＞，弹出“Excel 选项”对话框，然后打开“高级”选项卡，将右方的滚动下条下拉到底，直到出现“编辑自定义列表”按钮，操作界面如图4.192所示。

4.单击“编辑自定义列表”按钮弹出“选项”对话框，单击对话框中的区域选择工具（图标为），然后选择 A1：A6 区域，最后单击“导入”按钮，将 A1：A6 区域的值导入到序列对话框中，效果如图4.193所示。

也可以手工输入A1：A6，不用鼠标选择区域。

5.将“$A$1：$A$6”修改为“B1：B26”，然后单击“导入”按钮。

6.单击两次“确定”按钮关闭对话框。

7.删除工作表中的值，然后在C2单元格中输入字母“D”，并将C2向下填充到C6，填充效果如图4.194所示。很显然，借助自定义序列输入连续字母可以大幅提升工作效率。

8.在D6单元格输入“博士”，然后将D6向上填充到D2，填充效果如图4.195所示。

知识扩展

1.Excel支持两种自定义序列的方法：其一是本文使用的导入区域法，其二是在图4.193所示的对话框中手工输入序列，然后单击“添加”按钮。

2.通过导入区域的值生成自定义序列时，区域中的任意单元格不能含有公式，否则可能导入失败。可以复制区域，然后通过选择性粘贴将区域的公式转换成值，最后再导入到序列中。

3.如果采用导入方式生成自定义序列，导入的数量不能大于255个。

4.通过填充方式输入自定义的序列时，不能像填充数值那样自定义步长值，填充自定义列时步长值总是1。

图4.188所示的工作表中包含5个部门的职员信息，现要求将它们拆分到5个工作表中去，每个工作表只存放一个部门的职员信息，而且工作表以部门名称命名，是否有办法一次性拆分完成？

解题步骤

新建5个工作表，并用部门名称命名，然后手工逐条复制数据到对应的工作表，尽管采用此方式也可以完成工作，但是效率相当低，采用数据透视表则可以几秒钟完成，具体操作步骤如下。

1.选中A1单元格，然后单击功能区的“插入”→“数据透视表”，弹出“创建数据透视表”对话框。

2.在对话框中将“新工作表”修改为“现有工作表”，同时将位置设置为“G1”，然后单击“确定”按钮，操作界面如图4.189所示。

3.在工作表界面右方的“数据透视表字段”中将“部门”字段拖到筛选器标题中，再将“姓名”、“性别”、“籍贯”和“学历”字段拖到行标题中，图4.190是操作示意图及透视结果。

4.单击功能区的“设计”→“报表布局”→“以表格形式显示”。

5.单击功能区的“设计”→“分类汇总”→“不显示分类汇总”。

6.单击功能区的“设计”→“总计”→“对行和列禁用”。

7.对数据透视表所在区域添加边框，然后单击功能区的“分析”→“选项”→“显示报表筛选项”，从而弹出“显示报表筛选页”对话框。

8.在对话框中单击“确定”按钮，Excel 会按部门名称拆分透视表的数据到“财务”、“仓库”、“后勤”和“业务”5个工作表中去，效果如图4.191所示。

知识扩展

1.借助透视表拆分工作表必须为透视表设置筛选器（在Excel 2003中称为页字段，在Excel 2010中称为报表筛选），以及将报表布局由默认的压缩格式修改为报表格式，否则姓名、性别、籍贯和学历数据会分别显示在4行中，而非4列中。

2.使用透视表拆分后生成的工作表本质上仍然是透视表，若要得到普通工作表，那么按住Shift键选择所有拆分生成的工作表，然后按组合键＜Ctrl+A＞全选所有单元格，最后通过“复制”→“选择性粘贴”→“值”，将透视表区域转换成普通单元格。

假设今天是2015年9月1日，要求对图4.178所示表格中的5个职员安排9月值日表，每人值日一天后轮到下一人，自动跳过周末。有什么办法快捷完成而非手工写入日期呢？

解题步骤

Excel的填充工具可以智能判断工作日，还可以设置递进数值，借助填充工具可以用几秒钟完成以上工作，具体操作步骤如下。

1.在B2单元格输入初始日期9-1。

2.将鼠标指针移到 B2 单元格的右下角，当产生图 4.179 所示的黑色十字光标时按下右键拖动，当拖到F5时再松开鼠标，此时会弹出图4.180所示的右键菜单，单击“序列”菜单，弹出“序列”对话框。

3.在“序列”对话框中将日期单位设置为“工作日”，步长值则采用默认值1，然后单击“确定”按钮执行填充操作。图4.181为设置填充方式的界面，而图4.182则是填充效果。

在图4.182中F2单元格的值是7日而不是5日，因为9月5日和6日属于周末，在“序列”对话框中指定的是“工作日”，那么填充时一定会忽略所有周末和法定假日。

4.将光标移到 F2 单元格的右下角，按下右键不松开，然后将填充柄向下拖动，直到第 7行时松开鼠标，最后在弹出的右键菜单中选择“序列”菜单，弹出“序列”对话框。

5.在对话框中选中单选按钮“列”，然后将日期单位设置为“工作日”，将步长值设置为5，将终止值设置为“9月30日”，表示填充时按5递增，跳过周末和假日，填充到9月30日时结束。图4.183是设置界面，而图4.184是填充结果。

知识扩展

1.工作日是指周末和法定假日以外的需要上班的日期，人工判断效率太低，Excel在填充时可以自动判断工作日，从而使输入日期的工作效率提高数倍。

2.本例中横向填充时以1为级差向上递增，因此在“序列”对话框中将步长值保持默认值1即可，纵向填充时，由于有5人值班，因此需要递增5，步长值必须修改为5。

3.终止值表示填充时的上限，如果不指定就可能产生属于10月份的日期，显然不符合需求，因此将9月最后一天作为终止值。

当文件夹中工作簿数量较多，而且命名方式相近时，要打开工作簿才知道文件内容，有没有办法在选中文件时就可以直接预览文件内容，从而节约开启时间呢？

解题步骤

Windows 本身拥有两种预览文件的方式，可以在不打开文件的前提下预览文件内容。其一是用文件的部分内容作为文件图标；其二是在资源管理器的预览窗口中查看完整内容。方法一的操作步骤如下。

1.双击打开需要预览的文件。

2.另存文件，在“另存为”对话框中选择“保存缩略图”复选框，操作界面如图4.173所示。

3.单击“保存”按钮，然后关闭Excel。

4.按组合键＜Windows+E＞，打开资源管理器，进入上一步保存文件的路径下，然后右键单击空白处，从右键菜单中选择“超大图片”，图4.174是菜单界面，而图4.175则是调整文件为超大图标后的效果，可以看到在该图中“疑难 82.xlsx”显示了文件内容，而其他文件则只显示Excel的图标，这是文件“疑难82.xlsx”在步骤2中添加了缩略图的结果。

以上方法只能预览文件的一小部分内容，因为文件图标的大小有限。现在介绍另一个方法，可以看到工作表中的所有内容，而且支持复制工作表数据，步骤如下。

1.按组合键，＜Windows+E＞，打开资源管理器，从左上方依次单击菜单“组织”→“布局”→“预览窗格”，界面如图4.176所示。

2.选择任意一个 Excel 文件，在资源管理器右端的预览窗格中可以看到此工作簿中的所有数据，而且支持工作表切换，支持复制单元格中的数据，效果如图4.177所示。

知识扩展

1.尽管以上两个办法都是在不打开Excel的情况下预览Excel文件的内容，但是它们都不能脱离Excel使用，即安装Office后才可以使用预览功能。

2.预览时只能查看，不能编辑。

单元格中包含字母、汉字和数值，是否可以将其中的数字单独提取出来？

解题步骤

以图4.166所示的数据为例，人工提取每个单元格中的数字是相当费时费力的，借助Word的查找工具可以快捷地选中这些数字，然后将它们复制到Excel中。

1.选择A2：A9区域，按组合键＜Ctrl+C＞复制数据。

2.打开Word，然后按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据。

3.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

4.将查找内容设置为“[！0-9.]”，然后单击“更多”按钮，选择下方的“使用通配符”复选框，最后单击“全部替换”按钮。图4.167是设置界面，图4.168则是替换结果。

5.按组合键＜Ctrl+A＞全选所有数字，再按＜Ctrl+C＞复制数据，然后返回Excel中，选择B2单元格并按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据，图4.169为粘贴结果。

知识扩展

1.在前面的案例中讲过，Excel的查找工具不支持正则表达式，而Word是支持的，因此对于复杂的查找和替换都转到Word中执行，然后将结果回传到Excel中。

本例中代码“[！0-9.]”的含义是排除所有数字和小数点。其中“[0-9.]”表示数字或小数点，叹号则表示不等于/排除，因此整体的含义是将数字以外的字符替换成空白，剩下数字。

2.本例的方法只针对一个单元格中只有一串数字的情况，如果一个单元格中有两串或更多数字，则要使用更复杂的方法。

图4.162中，A列包含省、市名称，分别显示在两行中，现要求只显示一行，是否可以批量删除每个单元格的换行符呢？

解题步骤

使用替换工具可以批量删除换行符，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Ctrl+A＞全选所有数据区域。

2.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.单击“查找内容”文本框，然后左手按住Alt键不松开，右手按下小键盘上的1和0（先按1后按0），最后松开Alt键。

4.单击“全部替换”对话框，Excel 会弹出替换成功多少处的提示信息，图 4.163 是替换成功后的显示效果。

知识扩展

1.左手按住Alt键不松开，右手按下小键盘上的1和0，相当于按＜Alt+10＞组合键。

Excel将每个字符都搭配了一个编码，其中换行符的编码是10，因此按＜Alt+10＞即可输入换行符号。在公式栏中输入公式=Code（＂＂），然后将光标定位到两个引号之间，按下组合键＜Alt+Enter＞，此时可以发现单元格中公式的计算结果是10，表示换行符的字符编码为10，效果如图4.164所示。

事实上，Excel中每个字符都有编码，如“罗”是49886，因此按住Alt键不松开，然后分别按下小键盘上的4、9、8、8、6，在单元格中将会产生“罗”字。

2.按住Alt键输入数字时，应该使用小键盘上的数字，否则无法输入成功。

3.事实上还有一种更快捷的方法让A列的字符不换行，选择A列，然后单击开始选项卡的“自动换行”按钮，其效果与图4.163一致。图4.165是自动换行菜单的位置展示，以及Excel提供的功能说明。

图4.156中C列的括号中注明了奖惩的原因，现要求单独将原因提取出来放在D列中，手工复制效率低，能否一次性全部提取出来？

解题步骤

Excel的公式可以提取括号中的值，但是学习公式远比学习基本技巧复杂，因此本例展示使用基础技巧功能提取括号中的值，具体步骤如下。

1.复制C2：C9区域的值。

2.打开Word，按下组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据。

3.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

4.打开“查找”选项卡，将查找内容设置为“\（*\）”，然后单击“更多”按钮从而显示其他选项。

5.选择“使用通配符”复选框，然后单击“在以下项中查找”按钮，并选择“主文档”，表示在主文档中选择符合条件“\（*\）”的所有目标字符。设置界面如图4.157所示，而选择目标字符串后的效果如图4.158所示。

6.按下组合键＜Ctrl+C＞，复制Word中选中的目标字符，然后返回Excel界面。7.单击D2单元格，然后按组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据，图4.159为粘贴结果。

8.关闭Word，然后在Excel中选择D列，按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

9.将查找内容设置为左括号“（”，要注意必须和单元格中的左括号一致，半角的括号和全角的括号属于两个不同的字符，无法匹配成功。将替换内容保持空白不变，然后单击“全部替换”。图4.160是设置界面及替换结果。

10.用同样的方法将右括号“）”也替换成空文本。

11.在D1单元格中输入标题“奖惩原因”，并对D1：D9区域添加边框，最终效果如图4.161所示。

知识扩展

1.在Excel中可以查找“\（*\）”，但是Excel做不到只选择符合条件的字符串，而是选择整个单元格，因此只能将数据复制到Word中，然后借助Word的查找工具提取出括号中的值（包含括号本身）。最后将取出的值回写到Excel中并消除括号。

2.“\（*\）”表示括号及括号中的值，由于括号（半角状态的）本身属于特殊字符，有特定的含义，因此查找括号时应该使用“\”去除它的特殊属性，从而得到字符本身。

3.本例将带括号的字符串从Word中复制到Excel后再替换掉括号，事实上也可以在Word中选中目标后立即替换掉括号，然后再复制到Excel中来，在效率上两者相近。