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Excel 2019时间排序图解

打开“订单统计表.xlsx”工作簿，用户通常会遇到如图6-19所示的数据表，其中A列是日期和时间的混合。如果用户想要对其进行排列，可以按照以下步骤进行操作。

选择A2单元格，切换至“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮，如图6-20所示。最终排序效果如图6-21所示。

图6-19　订单统计表

图6-20　单击“升序”按钮

图6-21　时间升序排序结果

Excel 2019多列数据排序图解

对于经常使用Excel排序功能的用户来说，通常情况下只对一列或一行进行排序。然而现在的用户通常都会因工作需要同时运用多关键字排序。Excel 2019最多可对64个关键字进行排序，这在很大程度上满足了用户的需要。

打开“分数统计表.xlsx”工作簿，在如图6-11所示的工作表中，有一个4列数据的表格，如果需要对这4个关键字同时进行排序，用户可执行以下操作步骤。

图6-11　分数统计表

STEP01：选择数据区域的任一单元格，如A2单元格，切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框。勾选“数据包含标题”复选框，单击“主要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选中“编号”选项，然后单击“添加条件”按钮，添加“次要关键字”排序行，如图6-12所示。

STEP02：单击“次要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选中“姓名”选项，然后单击“选项”按钮，如图6-13所示。

图6-12　设置主要关键字

图6-13　设置次要关键字

STEP03：打开“排序选项”对话框，在“方法”列表框中单击选择“笔划排序”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图6-14所示。

STEP04：再次在“排序”对话框中单击“添加条件”按钮添加“次要关键字”排序行，单击“次要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选中“出生日期”选项，然后单击“选项”按钮，如图6-15所示。

图6-14　设置排序选项

图6-15　再次设置次要关键字

图6-16　选择排序方法

STEP05：打开“排序选项”对话框，在“方法”列表框中单击选择“字母排序”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图6-16所示。

STEP06：返回“排序”对话框后再次单击“添加条件”按钮，添加“次要关键字”排序行，单击“次要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选中“分数”选项，然后单击“次序”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“降序”选项，最后单击“确定”按钮完成排序设置，如图6-17所示。设置后的排序效果如图6-18所示。

图6-17　设置分数排序

图6-18　多列数据排序效果图

Excel 2019自定义排序操作图解

使用自定义排序的具体方法与文本排序的操作相类似。自定义排序的具体操作步骤如下。

仍以“户主信息统计表.xlsx”工作簿为例。如果是按楼层的层数进行升序排序，则会出现八楼、二楼、九楼这样的排列次序。如何实现按一楼、二楼、三楼的顺序升序排列，是一个非常现实的问题。可以使用设置自定义序列，然后再按自定义序列进行排序。

STEP01：选择数据区域中的任意单元格，这里选择A1单元格，切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图6-6所示。

图6-6　单击“排序”按钮

STEP02：在打开的“排序”对话框中，单击“主要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选中“楼层”选项，然后单击“次序”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义序列”选项，如图6-7所示。

STEP03：打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”文本框中输入“一楼,二楼,三楼,四楼,五楼,六楼,七楼,八楼,九楼,十楼,十一楼,十二楼,十三楼,十四楼,十五楼,十六楼,十七楼”，层数中间一定要用英文逗号隔开，然后单击“添加”按钮，如图6-8所示。

STEP04：在“自定义序列”对话中单击“确定”按钮返回如图6-9所示的“排序”对话框。此时“次序”选择框中会显示自定义的序列，然后单击“确定”按钮返回工作表即可看到自定义序列排序效果，如图6-10所示。

图6-7　选择“自定义序列”选项

图6-8　输入序列文本

图6-9　设置按自定义序列排序

图6-10　自定义排序效果图

Excel 2019文本排序方法

特殊场合需要按姓氏笔划排序，这类排序称为文本排序。其具体操作方法如下。

STEP01：打开“户主信息统计表.xlsx”工作簿，选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，这里选择B1单元格，切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图6-1所示。

图6-1　单击“排序”按钮

STEP02：在“排序”对话框中单击“主要关键字”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“户主姓名”选项，如图6-2所示。

STEP03：勾选“数据包含标题”复选框，然后单击“选项”按钮打开“排序选项”对话框，如图6-3所示。在“方法”列表框中单击选中“笔划排序”单选按钮，然后单击“确定”按钮完成设置，如图6-4所示。

STEP04：返回“排序”对话框后，再次单击“确定”按钮返回工作表，就可以看到列已经按照姓氏笔划升序排列了，如图6-5所示。

图6-2　“排序”对话框

图6-3　单击“选项”按钮

图6-4　单击“笔划排序”单选按钮

图6-5　按姓氏笔划排序效果

Excel 2019数值排序的3个函数

（1）RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具。它的语法为：RANK（number，ref，order），其中参数number为参与计算的数字或含有数字的单元格，参数ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，参数order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式排序）。

（2）COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目。它的语法为COUNTIF（range，criteria），其中参数range为参与统计的单元格区域；参数criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件，数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

（3）IF函数

Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

Excel 2019利用条件格式检查字节数

用户在输入数据的时候，同一字段的字节数全都是一样的，例如输入1980年之后的身份证号码数字，统一都是18位的，所有数据录入之后，有必要通过函数来确认一下输入的字节数是否一致。

接下来以“学生籍贯统计表.xlsx”工作簿中的准考证号为例，说明具体的操作步骤。

STEP01：选择A2:A19单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，这里输入“=LEN(A2)=7”，然后单击“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，如图5-75所示。

图5-75　选择格式规则

STEP02：切换至“填充”选项卡，单击“图案颜色”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“绿色”；单击“图案样式”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“75%灰色”选项，然后单击“确定”按钮完成单元格格式的设置，如图5-76所示。

STEP03：在“新建格式规则”对话框中单击“确定”按钮返回工作表页面，此时的工作表如图5-77所示，字节数一致的都会被标记出来。

图5-76　设置填充格式

图5-77　使用条件格式检查字节数

Excel 2019利用条件格式快速比较不同区域的数值

在实际工作中，用户需要对比的数据可能不是位置一一相对应的。如果工作表中两列编号的排列顺序并不相同，要把两列不匹配的编号一一标记出来，条件格式的设置要相对复杂一些。

通过以下操作步骤，可以快速比较不同区域的数值。

STEP01：打开“匹配数据.xlsx”工作簿，选择A2:B20单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项打开如图5-72所示的“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，这里输入“=OR(EXACT(A2,$B$2:$B$20))=FALSE”，然后单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框，如图5-72所示。

STEP02：切换至“填充”选项卡，单击“图案颜色”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“蓝色”；单击“图案样式”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“75%灰色”选项，然后单击“确定”按钮完成单元格格式的设置，如图5-73所示。

图5-72　输入公式

图5-73　设置填充格式

STEP03：在“新建格式规则”对话框中单击“确定”按钮返回工作表页面，此时的工作表如图5-74所示，编号一中所有与编号二不匹配的内容都会被标记出来。

图5-74　查询不匹配的内容

在上述公式中，EXACT函数用于比较两个文本字符串是否完全相同，如完全相同则返回TRUE，否则返回FALSE。另外，如果在公式中输入“=NOT(OR(A2=$B$2:$B$20))”，也可以实现相同的操作。

Excel 2019利用条件格式准确查数据

例如，某高校学生有12000多人，在学生电子档案表中如果要查找某一个学生的具体情况，多数用户会选择拖动鼠标进行查找或使用查找命令，但这种方法既浪费时间，工作效率也不高。其实使用条件格式也可以准确查找到数据。接下来通过实例来说明具体的操作步骤。

STEP01：选择A5:F18单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项，打开如图5-67所示的“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，例如这里输入“=$A5=$B$3”，然后单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框。

STEP02：切换至“填充”选项卡，单击“图案颜色”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“红色”；单击“图案样式”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“75%灰色”选项，然后单击“确定”按钮完成单元格格式的设置，如图5-68所示。

STEP03：在“新建格式规则”对话框中单击“确定”按钮返回工作表页面，此时在精确查找所对应的B3单元格中输入“王义双”，按“Enter”键返回，效果如图5-69所示。

如果想实现模糊查找，可以在如图5-67所示的“新建格式规则”对话框中输入模糊查找的公式“=LEFT($A5,1)=$C$3”，设置的单元格格式保持不变，单击“确定”按钮返回工作表即可，如图5-70所示。此时，在C3单元格中输入“王”字时，工作表查找效果如图5-71所示。

图5-67　选择规则类型

图5-68　设置填充格式

图5-69　精确查找效果图

图5-70　模糊查找公式

图5-71　模糊查找效果

Excel 2019利用条件格式突出显示重复数据

例如，在高校招生时，会有同名的学生。现在工作人员需要把同名学生的成绩突出显示出来，如图5-63所示。此时可以使用“条件格式”功能来实现突出显示重复数据的操作。

其具体操作步骤如下。

STEP01：选择A2:G17单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项，打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式，例如这里输入“=COUNTIF($A$2:$A$17,$A2)>1”，然后单击“格式”按钮，如图5-64所示。