Excel22 – 第182页

避免破坏表格格式：保护整个工作表

在 Excel 的工作表中可以输入各种函数，自动处理各种计算、制作各类文件。但是，如果不小心误删了公式单元格，好不容易做好的文件也就失去了用途。特别是保存在公司内部网络的共享文件夹中的文件，由于会有多个人在这个文件中输入信息，经常会发生有人不小心更改了文件结构这种事情。

由此可见，多人共享同一个 Excel 文件这件做法本身并不值得推崇。但实际上，也有很多时候需要这样使用文件。这时，我们应该思考如何避免意外状况的发生。

保护整个工作表

首先，利用【保护工作表】的功能，掌握如何防止删除表格中的函数的相关技巧。

想要让工作表中的单元格处于无法被编辑的状态，请按照以下步骤进行操作。

➊ 【审阅】选项卡➛点击【保护工作表】，弹出窗口。

➋ 根据需要可输入密码（也可省略），点击【确定】。

此时，在“允许此工作表的所有用户进行”的下方有许多选项。比如取消勾选“选定锁定单元格”的话，就无法选中单元格了。这样就能够强烈传达表格制作者“不允许修改表格”的意愿。并且，这一栏目中也可以设置是否可以进行自动筛选等项目，请大家浏览一下各个选项。

这里希望大家记住一个重点。

【保护工作表】，只有在【设置单元格格式】➛【保护】选项卡中确认【锁定】的单元格中才会生效。在 Excel 中默认所有单元格都处于锁定状态。选中任意一个单元格，按Ctrl +l 打开【设置单元格格式】➛点击【保护】选项卡，会出现如下画面。

【设置单元格格式】的【保护】选项卡

我们可以看到，【锁定】已经为被勾选的状态。之后直接对工作表进行保护设置，就无法修改这一单元格。

Excel必会的快捷操作：善用“冻结窗口”

在处理纵向、横向范围都很大的表格时，如果向下或向右滚动后就会变得无法看见项目名称了，这样会导致工作效率的低下。

因此，我们可以使用“冻结窗口”功能，即便移动表格界面也能够始终显示标题。这样一来，就不需要不停地滚动查看表格，不仅可以节省出大量的时间，还可以减轻工作的压力。具体的操作步骤如下。

➊ 选择作为固定起点的单元格。

【例】如果想固定显示工作表前3行的内容，就要选到整个第4行

在下一页的表格中，如果想要向下滚动时固定到第5行，向右滚动时固定到 B 列，需要选择单元格 C6作为固定起点。

➋ 【视图】选项卡➛【冻结窗口】➛点击【冻结拆分窗口】。

有一点需要大家注意，设置窗口设定的时候，要让 A1始终出现在窗口上。

Excel必会的快捷操作：如何缩小格式较大的文件

看起来表格中并没有存在大量的数据，但是文件的格式却越来越大。这说明表格里包含了许多看不见的多余信息。

如果遇见明明没有录入大量的数据，但文件的格式却异常大的情况时，请在文件内的各个工作表中确认“最后一个单元格”的位置，这里可以确认是否存在异常情况。“最后一个单元格”是指位于工作表中有效范围内的右下方的单元格。

如下表，含有具体数据的单元格的范围内位于右下的单元格是 E15，它就是这张工作表的“最后一个单元格”。

最后一个单元格为 E15的表格

可以使用定位功能确认“最后一个单元格”的位置。或者用快捷键Ctrl +End 也可同样定位“最后一个单元格”，我在此说明一下启动定位功能的方法。

➊ 按Ctrl +G 打开【定位】➛点击【定位条件】。

➋ 选择“最后一个单元格”，点击【确定】。

于是，工作表中最后一个单元格 E15处于被选中的状态。

最后一个单元格 E15处于被选中的状态

这样就说明此表处于正常状态，并没有多余信息。

但是，如果有多余数据的话，就会呈现下图的状态。这是对下图中的表格进行了相同的操作。结果我们可以发现最后一个单元格位于距离有效范围很远的地方（此表中位于 G 列第65531行的单元格）。

G 列第65531行的单元格被选中

这时，说明这之前不知道进行了何种操作，导致原本应该在第15行为止的有效范围一直被延伸到了最下方，也就是存在无法直接可见的数据。像这样的情况，只要删除那些多余的数据，就能够缩小文件的格式。具体的操作步骤如下。

➊ 选中“最后一个单元格”的所在行。

➋ 同时按下Ctrl 和Shift 后，按向上箭头键。于是，到有效范围最后一行的第15行为止的所有行数都被选中了。

➌ 在只按住Shift 键的状态下，按向下箭头，这样选择范围就少了1行，变为从第16行开始。然后单击鼠标右键，在菜单中选择【删除】，删去选中的范围（或者按Ctrl + - ）。

完成以上步骤后，请务必记得保存。保存之后才能使文件的格式变小。

通过观察右侧的滚动条也能够确认文件中是否含有无法直接可见的信息。242页中的“最后一个单元格为 E15的表格”和 P244页中的“选中最后一个单元格 E15处于的状态”，通过对比位于这两张表格右侧的滚动条，我们可以发现后者处于正常状态。因为并没有存在大量的数据，所以滚动条能够上下滚动的幅度也很小。一般越是无法滚动的文件，滚动条越长。另一方面，前者的滚动条小很多，这说明可上下滚动的幅度很大。由于实际使用范围是到第15行为止，没有必要不停向下滚动。所以如果发现滚动条变得很小，说明工作表中一定存在多余的信息。这时，请按照上述步骤确认是否存在多余信息。

Excel必会的快捷操作：同时打开多个窗口

在使用 Word 和 PowerPoint 时，可以同时在多个窗口中打开多个文件。但是在 Excel 中，只能在同一个窗口打开多个文件。如果需要同时查看两个文件内容的话，非常不方便。如果想要在多个窗口打开文件，可以按照以下步骤操作。请事先在电脑桌面上准备好 Excel 的图标。

➊ 在已经打开文件的状态下，双击桌面上的 Excel 图标，以新建方式启动。

➋ 另一个窗口中打开 Excel。

➌ 拖拽这个“新窗口”新打开文件的位置，就可以在两个不同窗口同时打开2个文件夹的状态。

Excel删除所有相同内容

【查找与替换】，是将输入在【查找内容】的字符串置换为【替换为】内容的功能，而当【替换为】是空白，则【查找内容】中的内容就会变成空白……也就是删除该内容。并且，这种置换功能，实际上还能用于由公式构成的字符串。

下表中，D 列的构成比率单元格中，包含有以分母为绝对引用的除法公式。在单元格 D3中含有以下公式：

=C3/$C$12

在单元格 D3中输入=C3/$C$12

将单元格 D3输入的公式一直复制到 D12，分母也不会从 D12偏离，还是正常的除法计算。

在单元格 D3:D12的范围内，想要去掉分母中的$符号，可以按照以下步骤操作。

➊ 选择想要进行替换的范围（此例中为 D3:D12）。

➋ 按Ctrl +H 打开【查找与替换】。

➌ 【查找内容】输入“$”，【替换为】则保持空白状态，点击【全部替换】。

➍ 可以看到公式中的$符号被删除了。

像这样，【查找与替换】功能需要先行选择范围，这样才能只在这个范围内进行替换操作。如果未选中范围，就会以整个工作表为范围进行替换，请务必注意。

Excel如何同时修正或删除多个相同模式的数据——查找与替换

“想要同时修改相同的错字”

“想要统一删除相同的文字”

这时，如果逐个地修改会浪费大量的时间。像这样的工作一定要善用 Excel 中的功能来解决，这样才能快速推进接下来的工作。

为此，我们需要使用“查找与替换”功能。

如下表，在 B 列的负责人一栏中，想要将“吉田”改成“吉川”，该怎么做呢？

逐个修改当然很麻烦，所以要统一把“吉田”替换为“吉川”。

➊ 按Ctrl +H ，启动【替换】。

➋ 【查找内容】中输入“吉田”，【替换为】中输入“吉川”，然后点击【全部替换】。

➌ 接着会弹出提醒你替换（即修改）了多少个单元格的通知窗口，点击【确定】。

➍ 点击【查找与替换】窗口下的【关闭】按钮，发现原本内容为“吉田”的单元格都替换为了“吉川”。

Excel如何同时删除多个单元格中的文字

“想在表格内所有的空白单元格中同时输入相同的文字”

“想一口气删掉所有批注”

有一个办法可以快速完成这些看起来很麻烦的操作，就是“同时选中指定格式的单元格”。

Excel 中有“定位”功能，使用这一功能，就能瞬间完成复杂的操作。

如下表，在负责人这一列中存在空白的单元格。

在 B 列负责人这一列中存在空白的单元格

这时候，我们需要完成“在空白单元格中输入与上一个单元格相同的值”的操作。如果逐个去选中并复制粘贴，显然十分麻烦。

这时，可以利用“同时选中指定格式的单元格”，然后在被选中的多个单元格内输入相同值。具体的操作方法如下。

➊ 选中表内单元格，按快捷键Ctrl +G 打开【定位】，接着点击【定位条件】选项卡。

➋ 【选择】中选择【空值】，点击【确定】。

➌ 表格内所有的空白单元格都被选中了。这时请注意，只有 A6是白色（即活动单元格）。

➍ 在单元格 B6中输入等号（=）➛按向上箭头键（↑）。于是，选中的单元格中只有是活动单元格的 A6会出现可编辑的画面，内容为“=B5”。

➎ 按Ctrl +Enter 打开“同时输入多个单元格”的界面，被选中的所有单元格中会返回同样的输入结果。

另外，如果想同时删除工作表中的批注，请按如下步骤处理。

➊ 在【选择】栏中选择【批注】，点击【确定】。

➋ 选中的单元格中只有1个白色的活动单元格，在该单元格上单击鼠标右键➛选择【删除批注】。

Excel按单元格分割 CSV逗号，分隔值的数据

像下面这种用逗号隔开的数据，如果不是用逗号隔开每个数据，Excel 就无法正常处理。

用逗号隔开数据

这里希望大家一定要知道的功能是“数据分列”。操作方法如下。

➊ 选中整个 A 列。

➋ 【数据】选项卡➛点击【分列】后弹出画面（文本分列向导），按【下一步】。

➌ 在【分隔符号】中勾选【逗号】，点击【完成】。

这样一来，每个逗号之间的数据会被导入不同的单元格中了。

每个逗号之间的数据被导入相应的单元格中

Excel引用单元格的数值有变化，而计算结果没有改变

下表中，单元格 A3中含有统计 A1与 A2总和的 SUM 函数。因为是400+300，所以总和为700。

在单元格 A3中输入公式=SUM(A1:A2)

现在，我们尝试 A2值改为400。按回车后，A3中的值本应该是400+400=800，但 A3中却还是显示为700。

将单元格 A2中的数值改为400，单元格 A3中也不会显示800

像这样，在含有公式的单元格中，如果它们引用的单元格的值有所改变，这一变化也不会体现在公式中的现象偶有发生。这是因为 Excel 中存在“计算选项”这一设置。计算选项分为“自动”与“手动”两种。一般情况下都是“自动”状态，但如果是处于“手动”状态，就会发生上述情况。也就是说，原因在于计算处于非“自动”状态。

那么，如何改为“手动”呢？按F9 键可以进行“再次处理”，函数公式引用的单元格的数值有了变化，就会反映在计算结果中。但是多数情况，我们不会见到这样麻烦的设置。

所以问题在于，默认应该是“自动”的状态，为什么会突然变成“手动”呢？也许你也会很在意会发生这种情况的原因，但是比起追究为什么会发生这样的状况，我们更应该知道如何“回到自动状态”。

➊ 【公式】选项卡➛点击【计算选项】后，出现【自动】与【手动】的选项栏