分类：数据组合与分类汇总

前面讲过的几种对数据的合并都只是单纯地将数据表合并起来，如果用户希望将数据表合并的同时还能将合并后的数据进行升序或降序排列，这时用户应该进行怎样的操作呢？使用数据透视表合并数据可解决这一问题。

使用数据透视表合并数据的具体操作步骤如下。

步骤1：打开工作表。选择“插入”选项卡“表格”单元组，单击“数据透视表”按钮，弹出如图23-38所示的“创建数据透视表”对话框。

图23-38　“创建数据透视表”对话框

步骤2：在对话框“选择一个表或区域”文本框中选择或输入单元格区域，例如这里选择“Sheet1！$A$2：$C$6”，单击“确定”按钮。

步骤3：选中右侧窗格“选择要添加到报表的字段”列表框中的“学生姓名”、“成绩”、总分（含加分）复选框，此时的工作表如图23-39所示。

步骤4：使用同样的方法为“成绩2”创建数据透视表，结果如图23-40所示。

步骤5：单击“Sheet4”工作表标签，然后单击单元格A11。

步骤6：选择“数据”选项卡“数据工具”单元格中的“合并计算”按钮，弹出“合并计算”对话框。

步骤7：在对话框中进行如下设置，如图23-41所示。

图23-39　创建数据透视表

图23-40　为“成绩2”创建数据透视表

图23-41　“合并计算”对话框

步骤8：单击“确定”按钮，此时的工作表如图23-42所示。

图23-42　使用数据透视表合并数据

由图23-42可以看出，使用数据透视表合并的数据，不但对数据表进行了合并，还对学生姓名进行了排序。如果用户想要进行更多的设置，则在数据透视表的单元格区域中右击，从弹出的菜单中选择“数据透视表选项”命令，弹出如图23-43所示的“数据透视表选项”对话框。在对话框中单击各个选项卡，然后对其进行设置，最后单击“确定”按钮即可。

图23-43　“数据透视表选项”对话框

除了以上两种合并计算外，还可以使用公式对数据进行合并计算。在公式中使用对要组合的其他工作表的单元格引用或三维引用（三维引用：对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用），因为没有可依赖的一致位置或分类。

通常情况下使用公式对数据进行合并计算时会有两种情况，一种是要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中，另一种是位于不同工作表上的相同单元格中。

· 要合并计算的数据位于不同工作表上的不同单元格中。

步骤1：在当前工作表中，复制或输入要用于合并计算数据的行标签或列标签。

步骤2：选择任意单元格用来存放合并计算数据，例如这里选择单元格B2。

步骤3：输入一个公式，其中包括对每个工作表上源单元格的单元格引用，对于每个单独的工作表都有一个引用。例如，要将Sheet1工作表中单元格B4、Sheet2工作表上单元格F7和Sheet3工作表上单元格C9中的数据合并到主工作表的单元格B2中，此时可以单元格B2中输入公式“=sum（Sheet1！B4，Sheet2！F7，Sheet3！C9）”，如图23-36所示。

图23-36　合并不同工作表不同单元格中的数据

步骤4：输入公式后，按回车键即可。

· 要合并计算的数据位于不同工作表的相同单元格中。

步骤1：在当前工作表中，复制或输入要用于合并计算数据的行标签或列标签。

步骤2：选择任意单元格用来存放合并计算数据，例如这里选择单元格B4。

步骤3：输入一个包含三维引用的公式，该公式使用指向一系列工作表名称的引用。例如，要将工作表Sheet1到Sheet3（包括Sheet1和Sheet3）上单元格A4中的数据合并到主工作表的单元格B4中，此时在单元格B4中输入公式“=SUM（Sheet1：Sheet3！A4）”，如图23-37所示。

图23-37　合并不同工作表中相同单元格中的数据

步骤4：公式输入完毕，按回车键即可。

如果用户希望Excel能够根据行列标题的内容人性化地进行合并计算，则可以使用“按类别”对数据进行合并计算的方式。

使用“按类别”对数据进行合并计算的方式，需要在“合并计算”对话框中的“标签位置”列表框中选中“首行”或“最左列”复选框，也可以同时选中两个复选框。例如需要合并的源数据表如图23-28所示，“成绩1”和“成绩2”中的字段排列顺序并不相同。

按类别对数据进行合并计算的具体操作步骤如下。

步骤1：选择作为合并计算的结果的存放起始位置，如这里选择单元格E9。

步骤2：选择“数据”选项卡“数据工具”单元组中的“合并计算”按钮，弹出“合并计算”对话框。

步骤3：在对话框“函数”列表中选择“求和”，在引用位置文本框中依次添加“成绩1”和“成绩2”数据所在的单元格区域“A2：C6”、“E2：G6”。

图23-28　按位置合并忽略行列标题

步骤4：如果在“标签位置”列表框中选择“首行”复选框，如图23-29所示。

图23-29　“合并计算”对话框

步骤5：单击“确定”按钮，得到如图23-30所示的结果。

图23-30　“首行”合并计算

步骤6：如果在“标签位置”列表框中选择“最左列”复选框，如图23-31所示。

步骤7：单击“确定”按钮，此时得到的结果如图23-32所示。

图23-31　“合并计算”对话框

图23-32　“最左列”合并计算

步骤8：如果在“标签位置”列表框中只选择“最左列”复选框，单击“确定”按钮。接着再次打开“合并计算”对话框，并在对话框中勾选“首行”，如图23-33所示。

图23-33　“合并计算”对话框

步骤9：单击“确定”按钮，此时得到的结果如图23-34所示。

图23-34　“首行”和“最左列”合并计算

注意：如果用户直接选择“首行”和“最左列”复选框，单击“确定”按钮后，会出现如图23-35所示的结果，最左上角的单元格是空白的。

图23-35　直接选择两个复选框后的结果

与图23-28的合并结果进行比较不难发现，在使用按类别的合并方式时，如果源数据表中数据记录的排列顺序不同，如图23-28所示的“成绩1”和“成绩2”中“学生姓名”的排列顺序是不同的，在“按类别”合并计算的过程中，Excel会自动地根据记录标题的分类情况，合并相同类别中的数据内容，如图23-30所示。

提示：在使用按类别合并时，源数据工作表必须包含行或列标题，并且在“合并计算”对话框中选中相应的复选框。

在按类别对数据进行合并计算时，首先要选中“合并计算”对话框中的“首行”和“最左列”两个复选框，才能实现按类别合并计算。

• 如果用户需要根据列标题进行分类合并计算时，则选中“首行”复选框；如果用户需要根据行标题进行分类合并计算时，则选中“最左列”复选框；如果用户需要同时根据行标题和列标题进行分类合并计算是，则同时选中“首行”和“最左列”两个复选框。
• 如果源数据表中没有列标题或行标题，只有数据记录，而这时用户又选择了“首行”和“最左列”，则Excel将源数据表中的第1行和第1列分别默认作为行标题和列标题。

通过以上两个实例，可以简单地总结出合并计算功能的一般性规律。

• 当数据表中的列标题和行标题完全一致时，合并计算所进行的操作将是按相同的行或列的标题项进行计算，这些计算可能包含求和、计数以及求平均值等。
• 当数据表中的行标题和列标题不相同时，合并计算则会进行分类合并的操作，即将不同的行或列的数据根据内容进行分类合并，有相同标题内容的合成一条记录，不同标题内容的则形成并列的多条记录，最后形成的表格中包含了源数据表中所有的行标题和列标题。

合并计算的方法有两种，一种是按位置对数据进行合并计算，另一种是按类别对数据进行合并计算。本节将通过图23-25所示的实例，介绍如何按位置对数据进行合并计算的具体操作步骤。

如图23-25所示的两个数据表格，使用合并计算可以轻松地对“成绩1”和“成绩2”进行汇总，具体操作步骤如下。

图23-25　目标数据

步骤1：选择作为合并计算的结果的存放起始位置，例如这里选择单元格A9。

步骤2：选择“数据”选项卡“数据工具”单元组中的“合并计算”按钮，弹出“合并计算”对话框。

步骤3：在对话框“函数”列表中选择“求和”，在引用位置文本框中依次添加“成绩1”和“成绩2”的数据所在的单元格区域“A2：C6”、“E2：G6”，如图23-26所示。

图23-26　“合并计算”对话框

步骤4：单击“确定”按钮，结果如图23-27所示。

用户可以看到图23-27中按位置合并后的数据内容，它不包含行标题和列标题。在按位置进行合并的方式中，Excel不注重多个源数据表的行列标题内容是否一致，它只是单纯地对相同表格位置上的数据进行了合并计算。

图23-27　按位置合并后的结果

在对Excel分级显示进行删除时，不会删除工作表中的任何数据。如图23-11所示是一张已经创建和分级显示的工作表，如果用户想将分级显示删除，则可以执行以下操作步骤。

步骤1：打开已经创建分级显示的工作表。

步骤2：选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“取消组合”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“取消分级显示”命令，此时的工作表如图23-14所示。

图23-14　删除分级显示

如图23-8所示的工作表是一张已经分别按行和列方向设置了分类求和公式的数据表，在使用分级显示功能时，系统会从汇总公式中自动地判别出分级的位置，从而可以自动生成分级显示的样式。

图23-8　目标数据

自动创建分级显示的具体操作步骤如下。

步骤1：选择数据区域中的任意单元格。

步骤2：选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“自动建立分组显示”命令。

此时在原工作表的行标签左侧和列标签上方分别显示出了分组显示符和标识线，如图23-9所示。

图23-9　自动生成分组显示

除了使用以上操作方法外，还可以按快捷键“Ctrl+8”，弹出如图23-10所示的对话框，单击“确定”按钮，也可以快速地自动创建分级显示。

在图23-9中第10行“市场3汇总”并没有和其他的行一样自动生成了2级显示，这是因为该行的公式只引用了上面的单独一行，因此不能自动生成相应的分级显示，这时则需要用户通过手的方式修改“市场3汇总”的分级显示。

图23-10　警告对话框

步骤3：选中第9行，选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”按钮，此时就建立了2级分级显示，如图23-11所示。

图23-11　手动修改分级显示的结果

提示：1）分级设置的公式必须包含数据区域引用。

2）公式所引用的数据区域必须在一行或一列数据数据区域以上。