“项目选取规则”允许用户识别项目中特定的值，例如最大的5项、最小的百分数，或者指定大于或小于平均值的单元格等。
STEP01：选择D3:D23单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“最前/最后规则”选项，然后在展开的级联列表中选择“低于平均值”选项，如图5-46所示。
STEP02：打开“低于平均值”对话框，设置针对选定区域，设置为“黄填充色深黄色文本”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-47所示。最终效果如图5-48所示。
图5-46 选择“低于平均值”选项
图5-47 设置格式
图5-48 显示“低于平均值”效果图
使用“突出显示单元格规则”命令，可以在单元格数据区域中高亮显示指定的数据，例如识别大于、小于或等于设置值的数值，指明发生在给定区域的日期等。
STEP01：选择C3:C23单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项，然后在展开的级联列表中选择“大于”选项，如图5-43所示。
图5-43 选择突出显示“大于”选项
STEP02：在打开的“大于”对话框中设置大于数值为“90”，设置显示为“浅红填充色深红色文本”，最后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-44所示。最终显示效果如图5-45所示。
图5-44 设置“大于”数值格式
图5-45 突出显示单元格规则效果图
如果在工作表中应用了条件格式，则可以一目了然地识别工作表一系列数值中存在的差异。因此条件格式可以让用户更清晰地看到数据变化的幅度。如果用户想添加、更改或清除条件格式，则可以执行以下操作。
STEP01：打开“期中学生成绩统计表.xlsx”工作簿，选择A3:A23单元格区域，切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项，如图5-34所示。
STEP02：打开如图5-35所示的“新建格式规则”对话框。在对话框中可以根据实际需求对新建格式规则的各个选项进行设置。这里在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项，然后在“编辑规则说明”列表框中选择“格式样式”为“双色刻度”，右侧的颜色选择框设置为“水绿色”，右侧的颜色选择框设置为“浅黄色”，最后单击“确定”按钮即可应用到工作表中，如图5-35所示。最终效果如图5-36所示。
图5-34 选择“新建规则”选项
图5-35 “新建格式规则”对话框
STEP03：如果要更改条件格式，则切换至“开始”选项卡，在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“管理规则”选项，如图5-37所示。
图5-36 新建规则效果图
图5-37 选择“管理规则”选项
STEP04：打开“条件格式规则管理器”对话框，选中规则列表框中第一个新建的规则，单击“编辑规则”按钮，打开“编辑格式规则”对话框，如图5-38所示。
图5-38 单击“编辑规则”按钮
STEP05：在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项，然后在“编辑规则说明”列表框中选择“格式样式”为“数据条”，并设置“条形图外观”为“渐变填充”方式，颜色设置为“绿色”，最后单击“确定”按钮返回“条件格式规则管理器”对话框，如图5-39所示。
STEP06：在对话框中再次单击“确定”按钮返回工作表。更改规则后的效果如图5-40所示。
图5-39 更改规则
图5-40 更改规则效果图
STEP07：如果要清除A13:A23单元格区域中的条件格式，选择该单元格区域，切换至“开始”选项卡，单击“样式”组中的“条件格式”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“清除规则”选项，在展开的级联列表中选择“清除所选单元格的规则”选项，如图5-41所示。
STEP08：随后单元格区域新建的条件格式就会被清除，效果如图5-42所示。
图5-41 清除规则
图5-42 清除条件格式效果
如果某个高校在招生时只面向有限的几个省市，那么在建立学生报表时，这几个省市的出现概率肯定很高，如图5-29所示。
用户除了使用“复制”和“粘贴”命令外，只能手工输入了。接下来使用数据有效性制作下拉列表框，让用户在输入时，从下拉列表框中选择即可，这样既提高了数据的输入速度，还保证了输入数据的准确性。
制作数据有效性下拉列表框的具体操作步骤如下。
STEP01：打开“完善学生籍贯.xlsx”工作簿，选择E2:E22单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-30所示。
图5-29 目标数据
图5-30 选择“数据验证”选项
STEP02：打开的“数据验证”对话框如图5-31所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“序列”选项。
图5-31 选择序列选项
STEP03：在“来源”文本框中输入数据来源为“山东,北京,黑龙江,河北,江苏,安徽”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-32所示。输入数据来源时，一定要用英文逗号隔开。
STEP04：选择E2单元格，单击单元格右侧的控件按钮，在展开的下拉列表中选择相应的省份即可，如图5-33所示。
图5-32 输入数据来源
图5-33 使用下拉列表框
在对某一个单元格设置了数据有效性后，如果还想对其他的单元格进行设置，这时应该怎么办？很多用户会选择对其他的单元格重复设置数据有效性。其实，只需要复制粘贴一下就实现了！
复制数据有效性设置的具体操作步骤如下。
打开“有效性特定条件.xlsx”工作簿，这里以复制A1单元格中设置的序列有效性为例进行具体讲解。
STEP01：选择A1单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“复制”选项，如图5-25所示。
STEP02：选择粘贴的目标单元格或单元格区域，例如这里选择C2单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“选择性粘贴”选项，在打开的级联列表中选择“选择性粘贴命令”，打开“选择性粘贴”对话框，如图5-26所示。
图5-25 选择复制
图5-26 选择“选择性粘贴”选项
STEP03：在打开的对话框中单击“粘贴”列表框下的“验证”单选按钮，然后单击“确定”按钮返回工作表即可，如图5-27所示。最终复制数据有效性的效果如图5-28所示。
图5-27 单击“验证”单选按钮
图5-28 复制序列有效性
Excel工作表给用户的工作带来了极大的方便，但在输入数据的过程中难免会出错，例如输入一些重复的身份证号码或超出范围的有效数据。此类错误可以用设置数据有效性的方法来确定输入数据的唯一性。具体操作步骤如下。
STEP01：在B列列标处单击选中B列，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-20所示。
STEP02：在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义”选项，如图5-21所示。
STEP03：在“公式”文本框中输入条件公式“=COUNTIF($B:$B,B1)=1”，$B:$B为所选定的列，B1为数据起始单元格，如图5-22所示。
图5-20 选择“数据验证”选项
图5-21 选择“自定义”选项
STEP04：切换至“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”列表框中选择“警告”项，并在“标题”文本框中输入文本“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入文本“重复的数据输入，请确认后再输入！”，最后单击“确定”按钮完成设置，如图5-23所示。
图5-22 输入条件公式
图5-23 设置出错警告
STEP05：设置完成后，用户在B列中输入数据时，如果输入了重复的数据，则会弹出如图5-24所示的“输入错误”警告框。
图5-24 “输入错误”警告框
用户如果事先设置了在选定单元格时出现的数据有效性信息，会避免很多错误数据的输入，同时还会提醒用户输入什么样的数据。设置选定单元格时出现的数据有效性信息的具体操作步骤如下。
STEP01：选择A6:D6单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-17所示。
图5-17 选择“数据验证”选项
STEP02：切换至“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框中输入“输入正确的信息！”，在“输入信息”文本框中输入“输入11位的手机号码，例如15000001234”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图5-18所示。
STEP03：返回工作表后，单击选中A6:D6单元格区域中的任意单元格，都会显示输入信息框，如图5-19所示。
图5-18 设置“输入信息”
图5-19 选定单元格时显示输入信息
该项可以设置复杂的数据有效性限制。除了“自定义”之外，其他允许条件的设置都可以通过“自定义”的设置来达到希望的效果。例如限制A5单元格文本长度为11的自定义设置步骤如下。
STEP01：选择A5单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义”选项，如图5-14所示。
图5-14 选择自定义验证条件
STEP02：在“公式”文本框中输入文本长度公式“=LEN(A5)=11”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图5-15所示。
STEP03：设置完成后，在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入文本长度为11的数据，如图5-16所示。
图5-15 输入文本长度公式
图5-16 输入长度为11的文本
设置文本长度有效性条件主要用于限制单元格中能输入的字符长度，例如输入学生姓名必须为2～4个字符。有效性设置的具体操作步骤如下。
STEP01：选择A4单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“文本长度”选项，如图5-11所示。
图5-11 选择文本长度验证条件
STEP02：单击“数据”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“介于”选项，然后在“最小值”文本框中输入“2”，在“最大值”文本框中输入“4”，最后单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-12所示。
图5-12 设置文本长度
STEP03：设置完成后，在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入2～4个字符的文本，效果如图5-13所示。
图5-13 输入2个字符的文本
该项设置只限制字符串长度，对于输入何种字符并未做出限制。如果要限制比较复杂的数据有效性，则可以使用“自定义”有效性条件。
设置“时间”有效性条件主要用于限制单元格中只能输入某个时间段内的时间，例如学生早上入校时间必须是在7:05～7:40内到校，具体设置步骤如下所示。
STEP01：选择A3单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“时间”选项，如图5-8所示。
STEP02：单击“数据”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“介于”选项，然后在“开始时间”文本框中输入“7:05”，在“结束时间”文本框中输入“7:40”，最后单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-9所示。
图5-8 设置时间条件
图5-9 设置具体时间
STEP03：设置完成后，在设置时间输入限制的单元格中只能输入7:05～7:40之间的时间，输入效果如图5-10所示。
图5-10 输入时间