Excel 2019添加和更改条件格式操作图解

如果在工作表中应用了条件格式,则可以一目了然地识别工作表一系列数值中存在的差异。因此条件格式可以让用户更清晰地看到数据变化的幅度。如果用户想添加、更改或清除条件格式,则可以执行以下操作。

STEP01:打开“期中学生成绩统计表.xlsx”工作簿,选择A3:A23单元格区域,切换至“开始”选项卡,在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“新建规则”选项,如图5-34所示。

STEP02:打开如图5-35所示的“新建格式规则”对话框。在对话框中可以根据实际需求对新建格式规则的各个选项进行设置。这里在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项,然后在“编辑规则说明”列表框中选择“格式样式”为“双色刻度”,右侧的颜色选择框设置为“水绿色”,右侧的颜色选择框设置为“浅黄色”,最后单击“确定”按钮即可应用到工作表中,如图5-35所示。最终效果如图5-36所示。

图5-34 选择“新建规则”选项

“新建格式规则”对话框

图5-35 “新建格式规则”对话框

STEP03:如果要更改条件格式,则切换至“开始”选项卡,在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“管理规则”选项,如图5-37所示。

图5-36 新建规则效果图

选择“管理规则”选项

图5-37 选择“管理规则”选项

STEP04:打开“条件格式规则管理器”对话框,选中规则列表框中第一个新建的规则,单击“编辑规则”按钮,打开“编辑格式规则”对话框,如图5-38所示。

图5-38 单击“编辑规则”按钮

STEP05:在“选择规则类型”列表框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项,然后在“编辑规则说明”列表框中选择“格式样式”为“数据条”,并设置“条形图外观”为“渐变填充”方式,颜色设置为“绿色”,最后单击“确定”按钮返回“条件格式规则管理器”对话框,如图5-39所示。

STEP06:在对话框中再次单击“确定”按钮返回工作表。更改规则后的效果如图5-40所示。

图5-39 更改规则

更改规则效果图

图5-40 更改规则效果图

STEP07:如果要清除A13:A23单元格区域中的条件格式,选择该单元格区域,切换至“开始”选项卡,单击“样式”组中的“条件格式”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“清除规则”选项,在展开的级联列表中选择“清除所选单元格的规则”选项,如图5-41所示。

STEP08:随后单元格区域新建的条件格式就会被清除,效果如图5-42所示。

图5-41 清除规则

清除条件格式效果

图5-42 清除条件格式效果

Excel 2019利用数据有效性制作下拉列表框/菜单

如果某个高校在招生时只面向有限的几个省市,那么在建立学生报表时,这几个省市的出现概率肯定很高,如图5-29所示。

用户除了使用“复制”和“粘贴”命令外,只能手工输入了。接下来使用数据有效性制作下拉列表框,让用户在输入时,从下拉列表框中选择即可,这样既提高了数据的输入速度,还保证了输入数据的准确性。

制作数据有效性下拉列表框的具体操作步骤如下。

STEP01:打开“完善学生籍贯.xlsx”工作簿,选择E2:E22单元格区域,切换至“数据”选项卡,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框,如图5-30所示。

图5-29 目标数据

选择“数据验证”选项

图5-30 选择“数据验证”选项

STEP02:打开的“数据验证”对话框如图5-31所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“序列”选项。

图5-31 选择序列选项

STEP03:在“来源”文本框中输入数据来源为“山东,北京,黑龙江,河北,江苏,安徽”,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图5-32所示。输入数据来源时,一定要用英文逗号隔开。

STEP04:选择E2单元格,单击单元格右侧的控件按钮,在展开的下拉列表中选择相应的省份即可,如图5-33所示。

图5-32 输入数据来源

使用下拉列表框

图5-33 使用下拉列表框

Excel 2019复制数据有效性

在对某一个单元格设置了数据有效性后,如果还想对其他的单元格进行设置,这时应该怎么办?很多用户会选择对其他的单元格重复设置数据有效性。其实,只需要复制粘贴一下就实现了!

复制数据有效性设置的具体操作步骤如下。

打开“有效性特定条件.xlsx”工作簿,这里以复制A1单元格中设置的序列有效性为例进行具体讲解。

STEP01:选择A1单元格,单击鼠标右键,在弹出的隐藏菜单中选择“复制”选项,如图5-25所示。

STEP02:选择粘贴的目标单元格或单元格区域,例如这里选择C2单元格,单击鼠标右键,在弹出的隐藏菜单中选择“选择性粘贴”选项,在打开的级联列表中选择“选择性粘贴命令”,打开“选择性粘贴”对话框,如图5-26所示。

图5-25 选择复制

选择“选择性粘贴”选项

图5-26 选择“选择性粘贴”选项

STEP03:在打开的对话框中单击“粘贴”列表框下的“验证”单选按钮,然后单击“确定”按钮返回工作表即可,如图5-27所示。最终复制数据有效性的效果如图5-28所示。

图5-27 单击“验证”单选按钮

复制序列有效性

图5-28 复制序列有效性

Excel 2019设置唯一数据有效性

Excel工作表给用户的工作带来了极大的方便,但在输入数据的过程中难免会出错,例如输入一些重复的身份证号码或超出范围的有效数据。此类错误可以用设置数据有效性的方法来确定输入数据的唯一性。具体操作步骤如下。

STEP01:在B列列标处单击选中B列,切换至“数据”选项卡,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框,如图5-20所示。

STEP02:在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“自定义”选项,如图5-21所示。

STEP03:在“公式”文本框中输入条件公式“=COUNTIF($B:$B,B1)=1”,$B:$B为所选定的列,B1为数据起始单元格,如图5-22所示。

图5-20 选择“数据验证”选项

选择“自定义”选项

图5-21 选择“自定义”选项

STEP04:切换至“出错警告”选项卡,勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框,在“样式”列表框中选择“警告”项,并在“标题”文本框中输入文本“输入错误”,在“错误信息”文本框中输入文本“重复的数据输入,请确认后再输入!”,最后单击“确定”按钮完成设置,如图5-23所示。

图5-22 输入条件公式

设置出错警告

图5-23 设置出错警告

STEP05:设置完成后,用户在B列中输入数据时,如果输入了重复的数据,则会弹出如图5-24所示的“输入错误”警告框。

“输入错误”警告框

图5-24 “输入错误”警告框

Excel 2019设置选定单元格数据有效性信息

用户如果事先设置了在选定单元格时出现的数据有效性信息,会避免很多错误数据的输入,同时还会提醒用户输入什么样的数据。设置选定单元格时出现的数据有效性信息的具体操作步骤如下。

STEP01:选择A6:D6单元格区域,切换至“数据”选项卡,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框,如图5-17所示。

选择“数据验证”选项

图5-17 选择“数据验证”选项

STEP02:切换至“输入信息”选项卡,勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框,在“标题”文本框中输入“输入正确的信息!”,在“输入信息”文本框中输入“输入11位的手机号码,例如15000001234”,然后单击“确定”按钮完成设置,如图5-18所示。

STEP03:返回工作表后,单击选中A6:D6单元格区域中的任意单元格,都会显示输入信息框,如图5-19所示。

图5-18 设置“输入信息”

选定单元格时显示输入信息

图5-19 选定单元格时显示输入信息

设置有效性特定条件:Excel 2019自定义有效性设置

该项可以设置复杂的数据有效性限制。除了“自定义”之外,其他允许条件的设置都可以通过“自定义”的设置来达到希望的效果。例如限制A5单元格文本长度为11的自定义设置步骤如下。

STEP01:选择A5单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“自定义”选项,如图5-14所示。

选择自定义验证条件

图5-14 选择自定义验证条件

STEP02:在“公式”文本框中输入文本长度公式“=LEN(A5)=11”,然后单击“确定”按钮完成设置,如图5-15所示。

STEP03:设置完成后,在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入文本长度为11的数据,如图5-16所示。

图5-15 输入文本长度公式

输入长度为11的文本

图5-16 输入长度为11的文本

设置有效性特定条件:Excel 2019文本长度有效性设置

设置文本长度有效性条件主要用于限制单元格中能输入的字符长度,例如输入学生姓名必须为2~4个字符。有效性设置的具体操作步骤如下。

STEP01:选择A4单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“文本长度”选项,如图5-11所示。

图5-11 选择文本长度验证条件

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“最小值”文本框中输入“2”,在“最大值”文本框中输入“4”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-12所示。

设置文本长度

图5-12 设置文本长度

STEP03:设置完成后,在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入2~4个字符的文本,效果如图5-13所示。

输入2个字符的文本

图5-13 输入2个字符的文本

该项设置只限制字符串长度,对于输入何种字符并未做出限制。如果要限制比较复杂的数据有效性,则可以使用“自定义”有效性条件。

设置有效性特定条件:Excel 2019时间有效性设置

设置“时间”有效性条件主要用于限制单元格中只能输入某个时间段内的时间,例如学生早上入校时间必须是在7:05~7:40内到校,具体设置步骤如下所示。

STEP01:选择A3单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“时间”选项,如图5-8所示。

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“开始时间”文本框中输入“7:05”,在“结束时间”文本框中输入“7:40”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-9所示。

设置时间条件

图5-8 设置时间条件

 设置具体时间

图5-9 设置具体时间

STEP03:设置完成后,在设置时间输入限制的单元格中只能输入7:05~7:40之间的时间,输入效果如图5-10所示。

输入时间

图5-10 输入时间

设置有效性特定条件:Excel 2019日期有效性设置

工作表中还可以设置限制单元格中只能输入某个范围内的日期,例如只能输入2019年1月1日~2019年5月12日之间的日期。具体操作步骤如下。

STEP01:选择A2单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“日期”选项,如图5-5所示。

STEP02:单击“数据”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“介于”选项,然后在“开始日期”文本框中输入“2019-1-1”,在“结束日期”文本框中输入“2019-5-12”,最后单击“确定”按钮即可完成设置,如图5-6所示。

设置验证条件

图5-5 设置验证条件

设置限制日期

图5-6 设置限制日期

STEP03:设置完成后,在设置日期输入限制的单元格中只能输入2019年1月1日~2019年5月12日之间的日期,输入的日期不符合限制条件时,工作表中会弹出如图5-7所示的“Microsoft Excel”提示框。单击“重试”按钮即可重新在单元格中输入正确的日期。

图5-7 “Microsoft Excel”提示框

设置有效性特定条件:Excel 2019序列有效性设置

STEP01:新建一个空白工作簿,重命名为“有效性特定条件”。打开工作簿,切换至“Sheet1”新工作表,选择A1单元格,在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮,在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项,如图5-1所示。

STEP02:打开“数据验证”对话框,如图5-2所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中可以选择验证条件,这里选择“序列”选项。

选择“数据验证”选项

图5-1 选择“数据验证”选项

图5-2 选择数据验证条件

数据有效性允许用户设置的条件有如下几种。

1)任何值:选择该项,用户可以在单元格内输入任何数据类型而不受影响,其他选项卡的设置不变。如果要把所有选项卡的设置都清除,则可以单击对话框下方的“全部清除”按钮。

2)整数:用于限制单元格中只能输入某一范围内的整数。

3)小数:用于限制单元格中只能输入某一范围内的小数(包含该范围内的整数)。

4)序列:用于限制单元格中只能输入某一特定的序列,可以是单元格引用,也可以手工进行输入。

STEP03:在“来源”文本框中输入数据来源为“真,假”,表示的是“真”或“假”,然后单击“确定”按钮返回工作表,如图5-3所示。

图5-3 设置条件

STEP04:返回工作表后,再次单击设置有效性的单元格会显示一个控件按钮。单击控件按钮,在展开的下拉列表中选择“真”,工作表中便会显示“真”,如图5-4所示。这种设置在极大程度上为重复数据的录入节省了大量的时间。

显示控件

图5-4 显示控件