财会工作总是离不开数据的统计与计算。在实际工作中，常常会需要同时统计多种数据，如产品类别、产品型号、销售数量、销售部门、销售月份、销售金额等数据。当产品类别、型号以用销售部门等分类较少时，使用Excel静态表格来统计也能够满足用户需要，但一旦出现产品品种、销售部门和人员多时，会计工作的统计量就会大大增加，仅靠单一静态表格来统计，不但工作量大，而且也不利于数据的多角度查看与分析。此时，就可以借助于Excel中的数据透视表，灵活多变地从不同角度去统计与分析数据。数据透视表的特性可以说代表了Excel最具有技术性的成分之一，本章将以销售数据的统计与分析为例，详细介绍Excel 2016中数据透视表的创建与使用。
设计好了数据透视表布局后，为了使数据透视表看上去更加美观，最快捷的方法就是为数据透视表应用样式。例如，为上节中更改好布局的数据透视表应用样式，应如下操作。
步骤01：切换至“设计”选项卡，在“数据透视表样式”组中的单击“其他”按钮，如图13-71所示。
图13-66 单击“其他”按钮
步骤02：选择“中等深浅”第二个类型，将其应用到数据透视表中去，如图13-67所示。
图13-67 选择样式
步骤03：应用指定样式后的数据透视表效果如图13-68所示。
图13-68 数据透视表效果
数据透视表的布局设置包括的选项有分类汇总、总计、报表布局以及空行等，用户可以决定是否在数据透视表中显示这些选项以及以何种特定的格式来显示这些选项。
步骤01：打开实例文件“销售员业绩透视表.xlsx”，选择分类汇总方式。切换至“设计”选项卡，单击“分类汇总”按钮，在弹出的下拉框中选择“在组的底部显示所有分类汇总”，如图13-58所示。
步骤02：此时数据透视表中会在每组的底部显示分类汇总结果，如图13-59所示。
图13-58 选择分类汇总方式
图13-59 在组的底部显示分类汇总
步骤03：设计总计选项。单击“分类汇总”右侧“总计”按钮，从展开的下拉列表中单击“仅对列启用”选项，如图13-60所示。
步骤04：此时在数据透视表的底部会显示对列数据的总计行，如图13-61所示。
提示：禁止显示总计
如果要禁止在数据透视表中显示行和列的总计，则可以在“总计”下拉列表中单击“对行和列禁用”选项，在此情况下数据透视表中不会自动显示总计行；如果单击“仅对行启用”，则数据透视表中不会显示对列的总计；如果单击“仅对列启用”，则数据透视表中不会显示对行的总计；当单击“对行和列启用”时，系统会根据当前数据透视表中数据的特点，自动添加行或列的总计。
图13-60 单击“仅对列启用”选项
图13-61 显示列总计行
步骤05：选择报表格式。在“布局”组中单击“报表布局”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“以表格形式显示”选项，如图13-62所示。
步骤06：以表格形式显示的数据透视表效果，如图13-63所示。
图13-62 选择报表显示格式
步骤07：在“布局”组中单击“空行”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“在每个项目后插入空行”选项，如图13-64所示。
图13-63 以表格形式显示数据透视表
图13-64 单击“在每个项目后插入空行”选项
步骤08：此时，数据透视同有中，每一个汇总行之后会插入一个空行，如图13-65所示。
图13-65 自动在每个项目后插入空行
提示：删除数据透视表中的空行
要删除数据透视表中的空行，只需要再次单击“布局”组中的“空行”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“删除每个项目后的空行”选项即可。
对于已经创建好的数据透视表，还可以更改其数据源。例如，假设数据表中增加了新的行列，如果希望将这些新增加的数据加入到数据透视表中，则可以通过更改数据源区域来实现。
在“分析”选项卡中的“数据”组中单击“更改数据源”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“更改数据源”选项，如图13-53所示。随后打开“更改数据透视表数据源”对话框，如图13-54所示，用户可以重新选择新的区域。
提示：推迟布局更新
当在Excel中使用大型的数据源创建数据透视表时，每次在数据透视表中添加新的字段，默认情况下Excel都会及时更新数据透视表。由于数据量较大，可能会使操作变得非常缓慢。在Excel 2016中，可以使用“推迟布局更新”选项来手工更新数据透视表，方法是在“数据透视表字段”列表窗格中勾选“推迟布局更新”复选框，此时“更新”按钮变成可用状态，如图13-55所示。当把需要调整的字段全部调整完毕后，再单击“更新”按钮更新数据透视表即可。
图13-53 单击“更改数据源”选项
图13-54 “更改数据透视表数据源”对话框
图13-55 勾选“推迟布局更新”复选框
高手支招：显示和隐藏数据透视表中的明细数据
打开实例文件“添加字段.xlsx”。在数据透视表中展开和折叠数据透视表中的明细数据有两种方法，一种是直接单击数据透视表中的汇总字段前面的
按钮展开字段，单击
按钮折叠字段，如图13-56所示。还可以在“分析”选项卡中的“活动字段”组中单击“展开整个字段”和“折叠整个字段”命令，来展开和折叠数据透视表中的明细数据，如图13-57所示。
图13-56 单击标志展开或折叠数据透视表
图13-57 单击按钮展开或折叠数据透视表
系统默认为数据透视表设置的名称为“数据透视表1”“数据透视表2”等，用户也可以重新将数据透视表的名称更改为更直观的名称。对数据透视表重命名有两种方法，一种是直接在“数据透视表名称”中输入，另一种是在“数据透视表选项”对话框中设置。
步骤01：在“分析”选项卡中的“数据透视表”组中的“数据透视表名称：”框中可直接输入数据透视表的新名称，如图13-50所示。
步骤02：还可以在“数据透视表”组中单击“选项”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“选项”，如图13-51所示。随后打开“数据透视表选项”对话框，在“名称”框中输入新的名称即可，如图13-52所示。
图13-50 直接输入名称
图13-51 单击“选项”
图13-52 输入新名称
对于已经创建好的数据透视表，用户也可以改变它的位置。可以将它移动到当前工作表的其他区域，也可以将它移到新工作表中。
步骤01：切换至“分析”选项卡，单击“操作”按钮，在下拉框中选择“移动数据透视表”，如图13-47所示。
图13-47 单击“移动数据透视表”按钮
步骤02：在“移动数据透视表”对话框中选择放置位置，单击选中“新工作表”选项按钮，单击“确定”按钮，如图13-48所示。
图13-48 “移动数据透视表”对话框
步骤03：Excel会自动在当前工作表中新插入一个工作表，并将数据透视表移到该工作表中，如图13-49所示。
图13-49 将数据透视表移至新工作表
和选择单元格、工作表类似，用户也可以选择数据透视表。数据透视表的选择操作包括选择整个数据透视表、选择数据透视表标签以及选择数据透视表中的值，现分别介绍如下。
打开实例文件“数据透视表1.xlsx”，切换至“分析”选项卡，单击“操作”按钮，在弹出的下拉框中单击“选择”，从展开的下拉列表中单击“整个数据透视表”选项，如图13-41所示，随后整个数据透视表区域被选中，如图13-42所示。
图13-41 单击“整个数据透视表”选项
图13-42 选中的数据透视表
在“操作”组中再次单击“选择”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“值”选项，如图13-43所示。随后数据透视表中的值区域被选中，如图13-44所示。
图13-43 选择“值”选项
图13-44 选中“值”后的效果
在“操作”组中再次单击“选择”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“标签”选项，如图13-45所示。随后数据透视表中的标签区域被选中，如图13-46所示。
图13-45 单击“标签”区域
图13-46 选中数据透视表中的标签区域
用户还可以设置数据透视表中的字段，比如更改字段的名称、设置分类汇总和筛选以及数据透视表的布局和打印选项等。对于数值字段，还可以设置字段的汇总方式以及值的显示方式等。
步骤01：打开实例文件“移动字段.xlsx”，在“数据透视表字段”列表中的“行标签”区域单击“销售部门”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“字段设置”选项，如图13-33所示。
图13-33 单击“字段设置”选项
步骤02：打开“字段设置”对话框。单击“布局和打印”选项卡，在“布局”区域中单击选中“以表格形式显示项目标签”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图13-34所示。
步骤03：此时的数据透视表布局效果如图13-35所示。
图13-34 “字段设置”对话框
图13-35 数据透视表效果
用户还可以通过功能区中的命令来设置字段格式。下面以设置“求和项：销售金额”字段的格式为例，具体操作步骤如下所示。
步骤01：切换至“分析”选项卡。单击“活动字段”按钮，在弹出的下拉框中单击“字段设置”按钮，如图13-36所示。
步骤02：更改名称。在“值字段设置”对话框中的“自定义名称”框中输入“销售金额合计”，单击“数字格式”按钮，设置小数位数，在“设置单元格格式”对话框中设置小数位数为2位，如图13-37所示。设置后的效果如图13-38所示。
步骤03：设置格式后的效果。设置格式后的数据透视表效果如图13-39所示。
提示：“字段设置”与“值字段设置”。被添加到报表的“值”区域的字段称为值字段，而其他3个区域的字段称为“字段”。因此，当对它们进行字段设置时，对话框中会分别显示为“值字段设置”和“字段设置”。通常，字段设置除了可以更改字段的名称外，还可以设置字段的分类汇总和筛选、布局和打印等选项；而对于值字段，还可以设置值的汇总方式和显示方式。同时，还可以设置它们的数字格式。
图13-36 打开“字段设置”选项
图13-37 设置小数位
高手支招：快速对数据透视表中的值字段求平均值
默认的方式下，将数值字段添加到“值”区域时，系统默认的汇总方式为“求和”。实际上，在数据透视表中，值字段同的汇总方式，即计算方式可以是“求和”“计数”“平均值”“最大值”“最小值”等多种，用户可以选择需要的汇总方式来创建数据透视表。
在数据透视表中双击“求和项：销售金额合计”字段名称，在打开的“值字段设置”对话框中的“值汇总方式”列表中单击“平均值”计算类型，如图13-39所示。随后“自定义名称”框中的名称会自动更改为“平均值项：销售金额”，如图13-40所示。
图13-38 设置格式后的效果
图13-39 设置“值字段设置”
图13-40 平均值项
当不想在数据透视表中反映某个字段的数据时，可以将它删除。删除字段通常也有两种方法，一种是直接将字段拖到报表区域外，另一种是通过菜单项来删除。
在上节创建的数据透视表中，假如不需要反映数量，则可以将“数量”字段删除。可以使用拖动法则直接将“求和项：数量”字段拖到报表区域外，也可以使用菜单命令来删除。
步骤01：单击“求和项：数量”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“删除字段”选项，如图13-30所示。
步骤02：单击“删除字段”后，如图13-31所示。此时数据透视表的效果如图13-32所示。
图13-30 单击“删除字段”选项
图13-31 删除后的效果
图13-32 数据透视表效果
当同一个报表区域有多个字段时，Excel默认是按照用户添加字段的先后顺序排列的。例如，在上一节中，当将“年月”字段添加到“行标签”区域时，自动排列在该区域的最下方。区域中字段的顺序决定数据透视表的汇总顺序，如“销售部门”字段在“行标签”最前面，则对“销售部门”字段的汇总为一级汇总。如果用户想要更改汇总字段，则只需要调整字段的顺序即可。
步骤01：在“行标签”区域单击“年月”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“移至开头”选项，如图13-27所示。
步骤02：“年月”字段被移动到“行标签”区域的最上方，如图13-28所示。此时数据透视表的效果如图13-29所示。
图13-27 单击“移至开头”选项
图13-28 “年月”移至开头
图13-29 数据透视表效果
用户还可以直接在“数据透视表字段”列表中的报表区域间移动字段，例如，将“年月”字段从报表“筛选”区域移动到“列”标签区域，可以直接将“年月”字段从报表“筛选”区域拖动到“列”标签区域，也可以使用菜单来移动。使用菜单移动的方法如下。
步骤01：在“报表筛选”区域单击“年月”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“移动到行标签”选项，如图13-24所示。
步骤02：“年月”字段被移动到“行”标签区域的最下方，如图13-25所示。
步骤03：此时数据透视表的效果如图13-26所示。
图13-24 单击“移动到行标签”选项
图13-25 移动到“行标签”区域
图13-26 透视表效果