标签：图表制作之前

大多数状态下我们往往通过更新数据区数据，来套用一个已经设定好格式的图表。制作一个图表有时花费的时间相当不菲，有些图表的制作过程和绣花相差无几，所以一个图表的格式如何被快速、准确地多次套用，是一个值得考虑的问题，通常可以采用以下方法：

保存为模板

在下次使用时直接套用该图表模板不失为一个好的方法。在Excel 2003中，选中图表>单击鼠标右键>图表类型>自定义类型>“选自：”自定义>［添加］，如图5.4-22所示，填写“名称：”后确认，即可在图表类型的［自定义类型］中看到；在Excel 2007/2010中，选中图表>图表工具>设计>［另存为模板］，如图5.4-23所示，保存后，即可在图表类型的［模板］中看到。

图5.4-22　Excel 2003保存图表模板

图5.4-23　Excel 2007/2010保存图表模板

注：Excel 2003图表自带的自定义类型模板保存在“Xl8galry.xls”中，请在Office 2003安装文件夹下搜索，用户自定义类型模板则保存在“xlusrgal.xls”中，请在Documents and Settings文件夹下搜索。修改时请备份！

Excel 2007/2010的图表模板为*.crtx格式，是基于XML格式的zip文件包，该文件修改起来并不方便。

对于经常用到的图表类型，请动动手指头，单击鼠标右键>图表类型>选中该图表类型，单击［设为默认图表类型］。

使用工作簿模板

当组合图表过于复杂，且包含定义名称时，使用自定义图表的图表模板功能有时并不是最佳选择，因为自定义图表的数据源是静态数组引用，和单元格无关。有些图表的制作基于单元格的数据排布技巧，如果脱离了这些单元格，再次套图将非常麻烦。此时最好的办法是将该工作簿保存为*.xlt或*.xlts/*.xltm的工作簿模板，这将极大地保存包括颜色在内的所有格式。

直接复制

当然最为直接的就是复制这个图表或包含该图表的工作表。复制图表会导致图表引用的数据源修改起来比较麻烦，因为它会带上很长的路径，所以若条件容许，最好使用工作表复制。

Excel提供了多样的数据整理工具，其中数据筛选功能和数据透视表是使用最多的功能。数据筛选具有强大的条件排序、条件选取数据功能。当使用高级筛选时，可以将查询整理后的数据放置到其他区域，如图5.4-19所示。数据透视表则是较为复杂的数据整理工具，它可以通过SQL来获取数据，进一步整理；也可以多条件整理数据；以及在整理数据时进行数值运算；Excel 2010中增加了切片器，扩充了数据透视表功能，如图5.4-20所示。

图5.4-19　Excel的数据高级筛选

图5.4-20　Excel 2010的数据透视表

注：使用高级筛选功能时需留意“与”和“或”的条件格式，属于“与”的条件，需并列写在同行；属于“或”的条件，需写在同列。

使用数据透视表结果所作的图表为数据透视图，如图5.4-21所示。在Excel 2003中，这种图表与Excel常规图表在使用上的最大不同在于：图表的格式会在数据透视表数据变更后消失，无法固定，Excel 2010相对Excel 2003有很大改观。数据透视图最大的好处在于可以通过图表坐标轴、标题、图例旁的按钮标签改变图表所引用的数据，且可与数据透视表联动。不过此类图表外观控制不灵活，且无法更改图表数据源，对使用辅助系列作图有较大限制。

图5.4-21　Excel 2010的数据透视图

图表的制作过程常常要使用到一些作图必要的辅助计算，这些计算通常由函数完成。Excel提供了非常丰富的工作表函数（如图5.4-8所示），从时间到数值、文本，从数学到工程与科学无所不包，从某种角度而言，Excel的强大在于其有强大的工作表函数，使用者发问最多的Excel功能一般也是函数的使用。

图5.4-8　Excel函数对话框

这些函数通过相互嵌套可以变为功能多样的公式，编制一个嵌套公式其实和使用VBA编程，以及Excel内部处理功能按钮的逻辑没有两样，只是其返回的是数值结果。

定义名称可以看作是Excel对函数公式的一种封装形式。Excel图表系列的数据源、单元格公式中通过对名称的调用，可直接调用定义名称所定义的公式及地址引用。要使用定义名称，在Excel 2003中，插入>名称>定义名称；在Excel 2007/2010中，公式>定义名称，即可在如图5.4-9［Excel 2003］和图5.4-10［Excel 2007/2010］所示的对话框中输入名称，然后在引用位置中输入函数公式即可。当然不是所有的函数公式都支持被直接封装，一般而言，大多数复杂的嵌套数组公式无法被直接封装到名称中。

图5.4-9　Excel 2003定义名称

图5.4-10　Excel 2007/2010定义名称

注：在定义名称中所有单元格地址引用建议使用绝对引用，不建议在实际输入时使用键盘左右方向键。

定义名称的范围包括工作簿和工作表两种。属于工作簿引用的可以被其他工作簿调用，但修改时必须打开所属工作簿，必须注明相应的工作簿名称，并使用英文半角单引号将工作簿名称括起来。范围是工作表的引用只能使用在当前工作表中，无法被其他工作簿调用。

条件格式是Excel通过函数公式对单元格文字、背景、边框的动态格式设置，Excel 2007/2010还提供了更加丰富的格式化设定。在Excel 2003中，格式>条件格式，即会看到如图5.4-11所示的对话框；在Excel 2007/2010中，开始>条件格式，可见如图5.4-12所示的下拉菜单。Excel 2003支持最多3个条件格式，Excel 2007/2010则为64个。

图5.4-11　Excel 2003条件格式设定

图5.4-12　Excel 2007/2010

由于Excel对1900日期系统中1900年视为闰年，所以该日期系统有Bug，如果不需要和Lotus软件相兼容，在Excel 2003中，工具>选项>［重新计算］，在Excel 2007/2010，文件>Excel选项>高级>公式，勾选“1904日期系统”。该系统和1900日期系统的差异是：数值0通过数字格式转化后，其起始日期为1904-1-1日。

微软官方对此Bug给出了详细说明，请参见以下网址：

http://support.microsoft.com/kb/214019

在选中一个图表的前提下，Excel 2003在上述所讲［选项］对话框中可以设定［图表］选项卡，如图5.4-6所示。Excel 2007/2010需单击鼠标右键>选择数据>［选择数据源］>“隐藏单元格和空单元格”，如图5.4-7所示。

图5.4-6　Excel2003选项对话框中的图表选项卡

图5.4-7　Excel 2007隐藏和空单元格设置

空单元的相关选项主要针对：柱形图、条形图、折线图、XY散点图、面积图、雷达图等图表系列，且数据源中包含未输入任何内容的空单元格。需要特别说明的是，面积类图表空单元格的绘制其实都以零值代表，但数据点标签的值引用会受选项的不同而变化。

• 不绘制／空距：无数据点，且当设置数据点间连线时，空单元格的位置会被设置为无连线，面积图不支持。
• 以零值代表／零值：数据点被赋值为0，处在数值坐标0的位置，该选项一般为默认选项。
• 以内差值替换／用直线连接数据：无数据点，且当设置数据点间连线时，空单元格的引用数值会被内差值替换，视觉上为忽略空值，两点直接相连。柱形和条形图不适用此选项。

注：如果在组合图表中包含了该设置不支持的图表类型，以上3个选项将无法设置。

提示

Excel图表遵循两种方式的内差值计算：

• 非平滑曲线，采用两点间数值平均的算法；
• 平滑曲线采用三次贝塞尔曲线算法，该算法较为复杂。

只绘制可见单元格数据／显示隐藏行列中的数据：该选项和隐藏单元格相关，Excel 2003和Excel 2007/2010在设置上正好相反。Excel 2003的“显示名称”和“显示值”选项，主要针对鼠标移至图表相应元素时，鼠标指针右下角出现的提示标签内容，该标签为只读模式，无法设置。

在Excel的全局选项中还包括诸如公式计算的最大误差精度设定（默认为0.001）等众多设定，需要花些时间来研究一下这些设定；这将会对接下来的操作助益良多。

注：在Excel 2003选项中，如果［编辑］选项卡的“单元格拖放”选项未被选中，则本节所述的拖曳功能将无法实现。

在Excel 2003中选中图表后，菜单栏中的“数据”会变为“图表”下拉菜单，如图5.4-1所示。针对图表Excel也提供了专有的工具栏，合理使用工具栏可以将图表制作过程变得简单和快捷。Excel 2003中该工具栏默认不显示：要调用需鼠标指向Excel工具栏的空白处，单击鼠标右键，勾选“图表”选项，如图5.4-2所示；Excel 2007/2010中，当鼠标选中一个图表，在菜单中就会出现如图5.4-3所示的“图表工具”选项集，包括了［设计］、［布局］、［格式］3个选项卡，涵盖了80％与图表相关的选项。

图5.4-1　Excel 2003图表菜单

图5.4-2　Excel 2003图表工具栏

图5.4-3　Excel 2007/2010图表工具菜单

需特别留意Excel 2007/2010菜单中，每个选项群组标签右下角的按钮，这个按钮很小，使用者一般很难发现和注意。单击该按钮，一般会弹出更为细致的该选项设置对话框。

Excel带有一个照相机功能，该功能可以将单元格区域作为镜像图形，使单元格变为图形，也可利用其将图表和单元格“拼合”。该功能按钮默认不在工具栏显示，要将其显示到工具栏，在Excel 2003中，鼠标指向Excel工具栏的空白处，单击鼠标右键>自定义>［工具］选项卡>“类别：”中选择“工具”>“命令：”中选中“照相机”，然后使用鼠标拖至工具栏，关闭自定义对话框即可；在Excel 2007/2010中，文件>Excel选项>快速访问工具栏>“命令：”选项中“不在功能区的命令”选中“照相机”，单击［添加］及［确认］按钮即可。

注：Excel 2007的“文件”指按钮。

在Excel中制作一个图表，不仅需要熟悉与图表直接相关的操作，还需要了解与图表制作间接相关的Excel功能。这些操作有些与图表制作效率相关，有些与图表操作环境相关，有些则可帮助我们实现图表的一些特殊要求。除此之外从作图准备开始还需规划好图表制作的路线图，这将帮助我们理清头绪，指明从哪里来到哪里去。

使用Excel制作图表，我们必须了解快捷键、工具栏、拖拽操作、粘贴操作、Excel选项、函数、定义名称、自定义格式、图形对象、数据整理、模板等这些与图表间接相关的功能。下面就一起来学习吧～