标签：数据透视表

用户还可以设置数据透视表中的字段，比如更改字段的名称、设置分类汇总和筛选以及数据透视表的布局和打印选项等。对于数值字段，还可以设置字段的汇总方式以及值的显示方式等。

通过字段中的下拉列表设置字段

步骤01：打开实例文件“移动字段.xlsx”，在“数据透视表字段”列表中的“行标签”区域单击“销售部门”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“字段设置”选项，如图13-33所示。

图13-33　单击“字段设置”选项

步骤02：打开“字段设置”对话框。单击“布局和打印”选项卡，在“布局”区域中单击选中“以表格形式显示项目标签”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图13-34所示。

步骤03：此时的数据透视表布局效果如图13-35所示。

图13-34　“字段设置”对话框

图13-35　数据透视表效果

通过功能区中的命令设置字段

用户还可以通过功能区中的命令来设置字段格式。下面以设置“求和项：销售金额”字段的格式为例，具体操作步骤如下所示。

步骤01：切换至“分析”选项卡。单击“活动字段”按钮，在弹出的下拉框中单击“字段设置”按钮，如图13-36所示。

步骤02：更改名称。在“值字段设置”对话框中的“自定义名称”框中输入“销售金额合计”，单击“数字格式”按钮，设置小数位数，在“设置单元格格式”对话框中设置小数位数为2位，如图13-37所示。设置后的效果如图13-38所示。

步骤03：设置格式后的效果。设置格式后的数据透视表效果如图13-39所示。

提示：“字段设置”与“值字段设置”。被添加到报表的“值”区域的字段称为值字段，而其他3个区域的字段称为“字段”。因此，当对它们进行字段设置时，对话框中会分别显示为“值字段设置”和“字段设置”。通常，字段设置除了可以更改字段的名称外，还可以设置字段的分类汇总和筛选、布局和打印等选项；而对于值字段，还可以设置值的汇总方式和显示方式。同时，还可以设置它们的数字格式。

图13-36　打开“字段设置”选项

图13-37　设置小数位

高手支招：快速对数据透视表中的值字段求平均值

默认的方式下，将数值字段添加到“值”区域时，系统默认的汇总方式为“求和”。实际上，在数据透视表中，值字段同的汇总方式，即计算方式可以是“求和”“计数”“平均值”“最大值”“最小值”等多种，用户可以选择需要的汇总方式来创建数据透视表。

在数据透视表中双击“求和项：销售金额合计”字段名称，在打开的“值字段设置”对话框中的“值汇总方式”列表中单击“平均值”计算类型，如图13-39所示。随后“自定义名称”框中的名称会自动更改为“平均值项：销售金额”，如图13-40所示。

图13-38　设置格式后的效果

图13-39　设置“值字段设置”

图13-40　平均值项

当不想在数据透视表中反映某个字段的数据时，可以将它删除。删除字段通常也有两种方法，一种是直接将字段拖到报表区域外，另一种是通过菜单项来删除。

在上节创建的数据透视表中，假如不需要反映数量，则可以将“数量”字段删除。可以使用拖动法则直接将“求和项：数量”字段拖到报表区域外，也可以使用菜单命令来删除。

步骤01：单击“求和项：数量”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“删除字段”选项，如图13-30所示。

步骤02：单击“删除字段”后，如图13-31所示。此时数据透视表的效果如图13-32所示。

图13-30　单击“删除字段”选项

图13-31　删除后的效果

图13-32　数据透视表效果

当同一个报表区域有多个字段时，Excel默认是按照用户添加字段的先后顺序排列的。例如，在上一节中，当将“年月”字段添加到“行标签”区域时，自动排列在该区域的最下方。区域中字段的顺序决定数据透视表的汇总顺序，如“销售部门”字段在“行标签”最前面，则对“销售部门”字段的汇总为一级汇总。如果用户想要更改汇总字段，则只需要调整字段的顺序即可。

步骤01：在“行标签”区域单击“年月”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“移至开头”选项，如图13-27所示。

步骤02：“年月”字段被移动到“行标签”区域的最上方，如图13-28所示。此时数据透视表的效果如图13-29所示。

图13-27　单击“移至开头”选项

图13-28　“年月”移至开头

图13-29　数据透视表效果

用户还可以直接在“数据透视表字段”列表中的报表区域间移动字段，例如，将“年月”字段从报表“筛选”区域移动到“列”标签区域，可以直接将“年月”字段从报表“筛选”区域拖动到“列”标签区域，也可以使用菜单来移动。使用菜单移动的方法如下。

步骤01：在“报表筛选”区域单击“年月”字段中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“移动到行标签”选项，如图13-24所示。

步骤02：“年月”字段被移动到“行”标签区域的最下方，如图13-25所示。

步骤03：此时数据透视表的效果如图13-26所示。

图13-24　单击“移动到行标签”选项

图13-25　移动到“行标签”区域

图13-26　透视表效果

向数据透视表添加字段除了直接将字段拖动到区域中外，还有另外两种方法，一种是勾选字段前面的复选框，另一种是使用右键快捷菜单。现分别介绍如下。

勾选复选框添加字段

打开实例文件“数据透视表1.xlsx”，在“数据透视表字段”列表窗格中的“选择要添加到报表的字段”区域勾选要添加的字段前面的复选框，如图13-18所示。Excel 2016会根据该字段的特点自动将它添加到最适当的区域，这里将“数量”字段添加到“∑值”区域，并自动按“求和”方式汇总，如图13-19所示。此时工作表中的数据透视表如图13-20所示。

图13-18　勾选字段前的复选框

图13-19　自动添加到“Σ值”区域

图13-20　数据透视表效果

使用右键快捷菜单添加字段

在“数据透视表字段”列表窗格中的“选择要添加到报表的字段”区域右击要添加的字段，如“产品类别”，从弹出的快捷菜单中单击“添加到行标签”命令，如图13-21所示。随后，该字段添加到“行”标签区域中，如图13-22所示。此时的数据透视表如图13-23所示，“行标签”中有两个字段，并按“销售部门”和“产品类别”分别对销售金额和数量进行求和。

图13-21　从右键菜单中选择

图13-22　添加到“行”标签区域

图13-23　透视图效果

在默认的方式下，Excel 2016中的数据透视表字段列表都会以字段节和区域节层叠的视图方式来显示数据透视表字段列表。用户也可以根据自己的习惯更改数据透视表字段列表的视图方式。

步骤01：在“数据透视表字段”窗格中单击“字段视图”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“字段节和区域节并排”选项，如图13-16所示。

步骤02：字段节和区域节并排显示的视图效果如图13-17所示。如果只想在数据透视表字段列表中显示字段节，可以从“字段视图”下拉列表中单击“仅字段节”选项，此时视图中只显示字段节，不显示区域节。

图13-16　选择视图方式

图13-17　字段节和区域节并排显示

提示：用户也可以设置只显示区域节，不显示字段节。只显示区域节有两种视图方式，“仅2×2区域节”是指将区域节显示为2行2列的格式，“仅1×4区域节”是指将区域节显示为1列4行的格式。