Excel 快速删除工作表中所有的空行

如果数据区域中含有大量的空行,如图3-106所示,其不仅占用工作表的空间,还会增加文件的大小。用户应如何找到这些空行并快速将其删除是一个经常遇到的问题。通常情况下,删除工作表中的所有空行有以下几种方法,用户可根据实际情况选择一种进行操作。

图3-106 含有大量空行的工作表

方法一:如果工作表中的空行不多,可以一一对其删除。

方法二:

步骤1:选中单元格区域,如这里选择A1:I16。单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“筛选”命令,如图3-107所示。

图3-107 选择“筛选”命令

步骤2:这时A1:I1中的单元格中都出现了按钮。在每一列的按钮中都选择“(空白)”选项,如图3-108所示。

步骤3:选定所有蓝色行号的行,右击鼠标,从弹出的菜单中选择“删除行”命令,如图3-109所示。

步骤4:选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“筛选”命令,如图3-110所示。

图3-108 选中“空白”选项前的复选框

图3-109 选择“删除行”命令

图3-110 选择“筛选”命令

步骤5:所有的空行已被删除,此时工作表如图3-111所示。

图3-111 删除所有空行

Excel 可否批量删除空行?

由于部分人员离职,提前领了工资,在图 4.11 所示的工资表中有若干行资料已经删除。现要求将这些空行一并删除,只保留有数据的行,有何方法一次性删除所有空行呢?

图4.11 中间存在空行的工资表

解题步骤

删除空行的重点在于定位空行,删除空行比较简单。具体操作步骤如下。

1.观察工资表的每一列,看是否有哪一列符合此条件——当整行都空白时此列在该行对应的单元格才空白,否则所有单元格都有数据。显然,在数据区域中除了I列以外,其他每一列都符合条件。

2.选择A、B、C、D、E、F、G、H列中的任意一列,假设是A列(但不能包含标题,标题行是不允许删除的)。

3.按下组合键<Ctrl+G>,弹出如图4.12所示的“定位”对话框,然后单击“定位条件”按钮,弹出如图4.13所示的对话框。

4.选中“定位”对话框中的“空值”单击按钮,表示选中当前选区中的空白单元格。

图4.12 “定位”对话框

图4.13 设置定位条件

5.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作表界面。此时工作表中除标题行以外,A 列的所有空白单元格都处于选中状态,效果如图4.14所示。

图4.14 选中A列标题行以外的所有空白单元格

6.单击键盘中的右键键,然后在弹出的右键菜单中选择“删除”,弹出“删除”对话框。图4.15是键盘上的右键键,图4.16则是“删除”对话框。

图4.15 右键键

图4.16 “删除”对话框

7.在“删除”对话框中选择“整行”,然后单击“确定”按钮执行删除。图4.17是删除空行后的工资表。

图4.17 删除空行后的工资表

注意:有些小键盘有可能没有配备右键键,笔记本电脑也可能没有右键键,此时只能用鼠标调用右键菜单,不过要注意用鼠标单击时必须单击选中的所有空白单元格中的一个,否则无法删除空行。例如,通过“定位条件”对话框定位了A7、A11和A20以后,此时应用鼠标单击A7、A11和A20中的任意单元格调用右键菜单。

知识扩展

1.Excel的定位工具可以定位单个空白单元格,不会定位空白行。即只要单元格本身是空白的就符合定位条件,不管单元格所在的行是否全部空白。因此删除空白行的重点不在于定位空白单元格,而在于找到所有空白单元格都刚好位于空白行的列。在本例中,I列的部分空白单元格处于空白行中,部分空白单元格处于非空行中,因此不能对I列定位。

2.定位空白单元格后,调出右键菜单时,默认只能删除空白单元格,必须自行调整“删除”对话框的选项为“整行”,从而删除所有空白单元格所在的行。

3.如果数据太多,很难肉眼判断哪一列的空白单元格刚好处于空白行中,那么可以采用公式作为辅助工具来区分。仍以本例的数据为例,在所有数据的右方一列 J 列输入公式“=COUNTA(A3:I3)”,公式计算结果等于 0 者表示该行是空行,公式计算结果大于 0 者则表示该行至少有一个非空单元格,公式计算结果如图4.18所示。

图4.18 区域空行与非空行

由于Excel的定位工具无法定位0值,因此还需要改进公式,采用“=1/COUNTA(A3:I3)”,公式的含义是1除以非空单元格的数量,当非空单元格的数量为0时,只能得到错误值;当非空单元格的数量大于0时,则返回一个正数,效果如图4.19所示。

图4.19 利用公式标注空行

此时选择I列,然后打开“定位条件”对话框,按图4.20所示的方式设置定位条件为公式错误值,当单击“确定”按钮后,I列的错误值所在单元格都会被自动选中。

图4.20 设置定位条件

最后只需要从右键菜单中调出“删除”对话框,删除整行即可。

此方法步骤较多,但是判断更精确,适用于数据较多的工作表,避免肉眼判断失误。

请在封面中缝指定的QQ群下载文件和视频教材,从而方便练习,同时验证本案例中的技巧与操作结果。