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要学好Excel，首先要有积极的心态。兴趣是最好的老师，要想获得积极的心态就要对Excel保持浓厚的兴趣。除了积极的心态还要有正确的学习方法，在学习Excel的过程中要循序渐进，从入门基础开始学起，要善于使用Excel自带的帮助系统和互联网来学习Excel。本节将介绍一些学习Excel 2016的方法，以帮助读者快速地掌握Excel学习技巧。

使用网络查找资源

使用各种搜索引擎在互联网上查找资料已经成为信息时代获取信息的重要方法。互联网为用户提供了大量的信息，用户可以在海量的信息中查找自己需要的知识，提高学习效率，比如Excel22。

如果要使用搜索引擎快速准确地收集自己想要的内容，需要向搜索引擎提交关键词，同时要注意以下几点。

关键词的拼写一定要正确。搜索引擎会按照用户提交的关键词进行搜索，所以一定要提交正确的关键词，如此才能获得准确的搜索结果。

多关键词搜索。搜索引擎都支持多关键词搜索，提交的关键词越多越详细，搜索的结果也会越准确。

高级搜索。搜索引擎一般都提供高级搜索，可以设置复杂的搜索条件，方便精确地查找某类信息。

使用微软在线帮助

如果用户在使用Excel时遇到疑难问题，可以使用“Excel帮助”来解决问题。在帮助窗口的搜索框中输入要搜索的问题，Excel便会给出相关的搜索结果供用户选择，从列表中选择合适的搜索结果即可。使用“Excel帮助”的操作方法如下所述。

步骤1：打开Excel 2016窗口后按F1键，打开“Excel 2016帮助”窗口，如图1-21所示。

步骤2：在搜索框中输入相关的问题，例如此处输入“工作表”，然后按Enter键，此时会显示相关的搜索结果，如图1-22所示。单击要查看的搜索结果链接，即可显示相关的信息。

图1-21　“Excel 2016帮助”窗口

图1-22　搜索结果

启动Excel 2016后将会看到它的工作界面。相比以前版本而言，Excel 2016的工作界面做了相当大的改进，使操作变得更加方便、快捷。对于第一次接触Excel 2016的用户来说学习会更加简单，本节将介绍Excel 2016的工作界面以及各部分的使用方法。

工作界面概述

Excel 2016的工作界面主要包括标题栏、“文件”按钮、快速访问工具栏、功能区、数据区、编辑栏以及工作表标签等，如图1-2所示。

图1-2　工作界面

功能区

功能区能帮助用户快速找到完成某一任务所需的命令，这些命令组成一个组，集中放在各个选项卡内。每个选项卡只与一种类型的操作相关，Excel 2016的功能区主要包括“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”等选项卡。

1.“开始”选项卡

启动Excel 2016后，在功能区默认打开的就是“开始”选项卡。“开始”选项卡中集合了“剪贴板”组、“字体”组、“对齐方式”组、“数字”组、“样式”组、“单元格”组和“编辑”组，如图1-3所示。在选项卡中有些组的右下角有一个按钮，比如“字体”组，该按钮表示这个组还包含其他操作窗口或对话框，可以进行更多的设置和选择。

图1-3　“开始”选项卡

2.“公式”选项卡

该选项卡主要集中了与公式有关的按钮和工具，包括“函数库”组、“定义的名称”组、“计算”组等。“函数库”组包含了Excel 2016提供的各种函数类型，单击某个按钮即可直接打开相应的函数列表；并且，将鼠标移到函数名称上时会显示该函数的说明，如图1-4所示。

3.“插入”选项卡

该选项卡包括“表格”组、“插图”组、“图表”组、“迷你图”组、“文本”组、“符号”组等。该选项卡主要用于在表格中插入各种绘图元素，如图片、形状和图形、特殊效果文本、图表等，如图1-5所示。

4.其他选项卡

在功能区中还包括了其他一些选项卡，如“页面布局”、“数据”、“审阅”、“视图”等，这些选项卡中也包含了与功能相对应的组。

图1-4　“公式”选项卡

图1-5　“插入”选项卡

·“页面布局”选项卡：该选项卡包含的组有“主题”组、“页面设置”组、“工作表选项”组等，其主要功能是设置工作簿的布局，比如页眉页脚的设置、表格的总体样式设置、打印时纸张的设置等，如图1-6所示。

图1-6　“页面布局”选项卡

·“数据”选项卡：该选项卡中包括“连接”组、“排序和筛选”组、“数据工具”组及“分级显示”组等，如图1-7所示。

图1-7　“数据”选项卡

·“审阅”选项卡：该选项卡中包括“校对”组、“语言”组、“批注”组及“更改”组，如图1-8所示。

·“视图”选项卡：该选项卡中包括“工作簿视图”组、“显示”组、“显示比例”组、“窗口”组及“宏”组，如图1-9所示。

图1-8　“审阅”选项卡

图1-9　“视图”选项卡

还有一些特殊的选项卡隐藏在Excel中，只有在特定的情况下才会显示。例如“开发工具”选项卡。如果要显示“开发工具”选项卡，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：单击“文件”按钮，然后在下拉列表中单击“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2：单击左侧窗格的“自定义功能区”项，然后选中“自定义功能区”下方列表中的“开发工具”复选框，如图1-10所示。

图1-10　选中“开发工具”复选框

步骤3：单击“确定”按钮，此时在功能区会显示“开发工具”选项卡，如图1-11所示。

图1-11　“开发工具”选项卡

“文件”按钮

“文件”按钮代替了以前版本的“文件”菜单或Office按钮，它位于Excel 2016程序的左上角。与单击Microsoft Office早期版本中的“文件”菜单或Office按钮后显示的命令一样，切换到“文件”选项卡，也会显示许多基本命令，如“打开”、“保存”和“另存为”等，如图1-12所示。

图1-12　“文件”选项卡

·信息：用于显示有关工作簿的信息，如工作簿的大小、标题、类别、创建时间和作者等；并且可以设置工作簿的操作权限。

·新建：用于创建一个新的Excel工作簿。当用户编辑完一个工作簿想在新的工作簿中重新录入数据时，可以使用“新建”命令创建一个新的工作簿。

·打开：用于打开用户已经存档的工作簿，要对以前的工作簿进行更改或查看时可以使用“打开”命令。

·保存：用于将用户创建的工作簿保存到硬盘驱动器上的文件夹、网络位置、磁盘、CD、桌面或其他存储位置。

·另存为：用于将文件按用户指定的文件名、格式和位置进行保存。如果用户要保存的文件之前从未进行过保存，则用户单击“保存”命令时将弹出“另存为”对话框。

·打印：用于设置文档的打印范围、份数、页边距以及使用的纸张大小。

·共享：可以将编辑好的工作簿通过E-mail、“Internet传真”进行发送，并且可以创建PDF/XPS文档。

·导出：与“另存为”命令有点相似。Excel 2016的导出功能中有两个选项，分别是创建PDF/XPS文档和更改文件类型，这里可以将表格内容导出为.pdf、.txt、.csv等格式。

·关闭：用于关闭当前打开的Excel文档。如果要关闭当前的工作簿，单击“文件”选项卡中的“关闭”命令即可。

·账户：与Office 2016最新的云存储有直接的关系，可以注册一个Windows可以识别的账户名称，登录后可以将文档存储到云端，这样可以随时随地编辑自己的文档。

·选项：用于打开“Excel选项”对话框，用户可以根据使用习惯设置Excel 2016程序的工作方式。

1.3.4　快速访问工具栏

使用Excel 2016时，可以将常用的命令显示在快速访问工具栏中，以方便用户的操作。快速访问工具栏的使用方法如下所述。

在Excel 2016标题栏的左侧即是快速访问工具栏，默认的命令为“保存”、“撤销键入”和“重复键入”。单击快速访问工具栏右侧的小箭头，即可打开“自定义快速访问工具栏”菜单，如图1-13所示。选中菜单中命令左侧的复选标记，即可将其加入快速访问工具栏。例如，要将“快速打印”命令加入快速访问工具栏，可单击快速访问工具栏右侧的小箭头，然后单击弹出菜单中的“快速打印”命令，即可将其添加到快速访问工具栏中。

图1-13　自定义快速访问工具栏

使用快捷键

使用快捷键可以提高用户的工作效率，使用户通过简单的操作即可完成对工作表的编辑。例如，“Ctrl+Z”对应“撤销”命令，“Ctrl+N”对应“新建”命令，“Ctrl+S”对应“保存”命令等。要了解Excel的常用快捷键，读者可参阅有关书籍，在此不做详细介绍。

右键快捷菜单

在Excel 2016中继续沿用了快捷菜单功能，右击要操作的对象便可打开快捷菜单，菜单内容会根据所选内容和鼠标指针的位置有所变化，如图1-14所示。

图1-14　快捷菜单

工作簿和工作表

启动Excel 2016后，软件默认新建一个工作簿，工作簿由多个工作表组成。在Excel中，工作表用于存储和处理数据的主要内容，每个工作表都是一个由很多行和列组成的二维表格。工作表是Excel 2016工作界面中最大的区域，用于编辑和制作表格。启动Excel 2016后会自动建立一个名为“工作簿1”的工作簿，其中包括1个工作表，叫作Sheet1，用户可以单击工作表右方的按钮插入新的工作表。

使用状态栏

状态栏用于显示当前工作区的状态，默认情况下状态栏显示“就绪”字样，表示工作表正准备接收新的信息。在单元格中输入数据时，状态栏会显示“输出”字样；当对单元格的内容进行编辑和修改时，状态栏会显示“编辑”字样。

在默认情况下，打开的Excel工作表是普通视图，如果要切换到其他视图，单击状态栏上相应的按钮即可，还可以单击“+”和“-”按钮改变工作表的显示比例，如图1-15所示。

图1-15　状态栏