Excel 2016单元格无法下拉填充,如何解除限制

图 1.14 中鼠标指针放在单元格右下角时产生的黑十字图标即为单元格填充柄,按下填充柄向某个方向拉动可以批量填充序列或公式,从而提升工作效率。但是有时将鼠标指向单元格右下方时看不到填充柄,无法填充序列或公式,应如何解除此限制呢?

图1.14 单元格填充柄

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了设置选项,用于控制填充柄的显示与否,具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡,然后将右方的“启用填充柄和单元格拖放功能”打钩,即选择该复选框。

图1.15 启用填充柄

3.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作表界面。

4.将鼠标指针放在任意单元格的右下角,可以发现填充柄已经处于可用状态。

知识扩展

1.填充柄的作用很大,通过填充柄复制公式可以避免每个单元格手工输入公式;通过填充柄填充序列可以让具有某种规律的字符串自动输入到区域中。

例如,在A1单元格输入字符甲,然后按下填充柄向下填充会自动产生乙、丙、丁、戊、己等序列。图1.16和图1.17分别展示了填充过程和填充结果。

图1.16 填充过程中

图1.17 序列填充结果

2.填充方向包含上、下、左、右,填充数值时向下或向右是递增、向上或向左是递减。

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Excel 2016 如何按需求指定按下Enter键后的光标移动方向

在Excel 2016的单元格中输入字符后,有两种切换单元格的方式,包含Tab键和Enter键。默认状态下,按下两种键都会激活活动单元格右方的单元格,即默认状态下总是输入数据后向右移动。显然如此设计不利于工作,实际工作中最常见的是向下和向右移动两种方式。

在图1.12中,当向B3单元格输入数据后希望激活下方的单元格B4,而非激活右方的单元格C3。

图1.12 向下输入数据

如何才能实现输入数据后按下Enter键自动激活下方的单元格呢?

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了设置选项用于修改按下Enter键后活动单元格的移动方向,具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡,然后将右方的“方向”栏由默认值“向右”修改为“向下”,操作界面如图1.13所示。

图1.13 调整方向

3.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作表界面。

4.在B4单元格输入任意字符,按下Enter键后Excel会自动激活B5单元格,等待输入下一笔资料。假设没有调整Excel选项,那么在B4输入数据并按Enter键后将激活C4单元格,需要按两次方向键调整才能进入B5。因此修改Excel选项能提升工作效率。

5.假设临时要求在B5单元格输入数据后激活C5单元格,那么将按Enter键修改为按Tab键即可。

知识扩展

1.默认状态下,在单元格中输入数据后按下 Enter 和 Tab 键都会激活右方的单元格,但是按下Tab键后的移动方向是不能修改的,因此只能修改按下Enter键后的移动方向。

2.如果不想修改Excel选项,那么还有一个办法提升输入速度。假设要在B2:B100中输入数据,期望输入数据后自动激活下方的单元格,那么选择B2:B100后再输入数据即可,此时不管按下的是Tab还是Enter键,Excel都会激活下方的单元格。

3.Excel允许按下Enter后激活左方或上方的单元格,但是没有实际意义,尽可能不选。

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Excel 2016如何设置文件的默认路径

Excel 默认的文件路径是“我的文档”,单击快速访问工具栏中的打开文件或保存新工作簿时总是自动进入“我的文档”路径下,然而实际工作中常用的文件都放在其他地方,如“E:\生产表”。如果常用的文件夹不是默认的文件路径,将导致每次打开文件或保存文件都需要浪费大量时间去查找自己的常用文件夹,是否可以让“E:\生产表”成为默认的文件路径呢?

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了设置选项,用于修改默认的文件路径,具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.单击对话框左方的“保存”选项,将右边的“默认本地文件位置”修改为“E:\生产表”,操作界面如图1.11所示。

图1.11 修改默认的文件路径

3.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作表界面。

4.重启Excel,分别测试打开文件或保存新工作簿,可以发现默认的路径总是“E:\生产表”,从而提升了制表效率,减少了切换文件夹的时间。

知识扩展

1.文件路径主要限制打开文件和保存新工作簿时的文件夹位置,应该将最常用的文件夹路径设置为默认文件路径,从而提升制表效率。

2.工作文件不宜存放在“我的文档”中,因为默认设置下“我的文档”属于C盘的文件夹,而整个硬盘中最不安全的地方就是C盘,它易受病毒攻击,同时也会因重装系统而丢失,因此重要文件一定不要存放在“我的文档”中,而应在D盘或E盘新建一个文件夹,将工作文件放在该文件夹中,然后将文件夹的快捷方式存放在桌面上,便于快速开启。

3.Excel不允许设置两个默认文件路径,因此如果有两个常用文件夹,那么最好的办法是将两个文件夹都放在一起,然后将它们的上一层文件夹作为Excel 2016的默认文件路径。

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Excel 2016是否可修改保存文件的类型为xls,从而提升兼容性

Excel 2016的默认文件格式是“*.xlsx”,将它发给Excel 2003用户后,Excel 2003用户将无法打开文件,更无法编辑文件。是否可以将Excel 2016的默认保存类型修改为“*.xls”格式,从而让所有工作簿都能兼容Excel 2003、Excel 2007、Excel 2010、Excel 2013和Excel 2016呢?

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了修改文件格式的选项,具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.单击对话框左方的“保存”按钮,然后把“将文件保存为此格式”由默认的“Excel 工作簿(*.xlsx)”修改为“Excel 97-2003工作簿(*.xls)”,操作界面如图1.9所示。

图1.9 修改默认的文件格式

3.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作表界面。

4.按组合键<Ctrl+N>新建一个工作簿,然后按组合键<Ctrl+S>保存工作簿,从如图1.10所示的“另存为”对话框中可以看到文件的默认格式是“*.xls”,而不再是“*.xlsx”。

图1.10 默认文件格式修改为“*.xls”

知识扩展

1.Excel 2003采用“*.xls”作为文件格式,它包含65 536行×256列,函数嵌套最多7层,条件格式不超过3个,排序条件不超过3个,可用颜色不超过56种……由于限制太多,2003版的Excel已经无法满足工作需求。从Excel 2007起,默认的文件格式为“*.xlsx”,它包含1 048 576行×16 384列,函数嵌套支持64层,条件格式支持64个,排序条件支持64个,可用颜色数量达到43亿种,此外还增加了很多新的条件格式、新的函数、新的排序方式……因此,从强大、易用性上讲,推荐用户将文件保存为“*.xlsx”格式,这样才能使用这些新的功能,而“*.xls”并不支持。

例如,一个“*.xlsx”格式的工作簿中包含 7 万行数据,将它保存为“*.xls”格式再发给客户,对方打开文件后只能看到前面的65 536行数据,因为“*.xls”格式的行数上限是65 536。

2.“*.xls”和“*.xlsx”两种格式各有优势,前者能让Excel 2003和更高版本的所有Excel用户都能顺利打开,后者只有Excel 2007及以上版本的用户才能打开,Excel 2003用户无法正常开启工作簿。保存文件时具体采用哪种格式应根据文件的使用环境决定,如果需要查看当前文件的用户都安装了Excel 2003以上的版本,那么宜用“*.xlsx”格式,否则宜用“*.xls”格式。

3.Excel 2016还有一种常用的格式“*.xlsm”,它是支持宏代码的文件格式。也就是说,当工作簿中有宏代码或使用了宏表函数时,工作簿应该保存为“*.xlsm”格式,如果保存为“*.xlsx”格式,那么工作簿中的宏代码或宏表函数会丢失。

4.“*.xlsx”和“*.xlsm”格式属于压缩格式,将文件保存为“*.xlsx”和“*.xlsm”格式,文件的体积会小于“*.xls”格式。

本疑难不存在案例文件,读者在Excel 2016界面中按步骤操作即可。

Excel 2016是否能修改工作表默认数量和字体名称?

Excel 2016的新建工作簿总是只有1个工作表,而日常工作中每个工作簿都会使用3个以上的工作簿,用于存放不同类型但有关联的数据或存放不同季度的同类数据。是否可以将所有新建的工作簿的默认工作表都改成3个呢?

Excel 2016的单元格默认字体是等线字体,但是如果更喜欢“微软雅黑”字体,是否可以让默认字体显示为“微软雅黑”呢?

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了对应的选项,用于控制Excel 2016新工作簿的工作表数量和默认字体,具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.在“常规”选项卡中,在“使用此字体作为默认字体”右方的列表中选择“微软雅黑”。

3.将“包含工作表数”修改为3,操作界面如图1.7所示。

图1.7 设置字体和默认工作表数量

4.单击“确定”按钮保存设置,Excel会弹出一个信息框,通知用户重启Excel后刚才的设置才生效。

5.重启Excel 2016,新工作簿“工作簿1”将包含3个工作表,且单元格的默认字体为“微软雅黑”,效果如图1.8所示。

图1.8 新工作簿的默认效果

知识扩展

1.修改工作簿的默认字体与工作表数量只对新建的工作簿有效,对当前已打开的工作簿或保存在硬盘中的工作簿则无效。

2.理论上可以让工作簿有100个以上的新工作表,不过超过10个就没有意义了。就算工作簿中需要存放100个以上的工作表,实际工作中部分工作表是通过复制产生的,而不是每次都新建空白工作表然后录入数据。例如,做好了1月工作表数据,不再需要在另一个空白工作表中逐一录入2月的数据,而是将1月工作表复制一份并命名为2月,然后删除正文数据,保留标题和格式,从而节约操作时间。

3.工作表的正文字体不宜用微软雅黑、宋体和等线以外的字体,华文彩云、隶书等字体仅适用于标题,正文用微软雅黑、宋体或等线体更利于阅读。

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Excel 2016如何锁定常用文件到“最近使用的工作簿”

“最近使用的工作簿”会罗列出最近使用过的工作簿的名称和路径,能给工作带来便利。不过当最近打开了新的工作簿后,新工作簿名称会覆盖旧的工作簿名称,导致旧的工作簿名称从“最近使用的工作簿”列表中被挤掉,如果该工作簿刚好属于最近常用的工作簿,那么这种新工作簿名称自动挤掉旧工作簿名称的机制会降低工作效率。

是否可以将某个常用的文件名称锁定到“最近使用的工作簿”列表中,从而随时可以单击打开文件,而不需要从硬盘中搜索呢?

解题步骤

Excel为锁定文件提供了专用的图钉功能,操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.单击“最近使用的工作簿”列表中“邮箱列表.xls”右方的图钉,操作界面如图1.6所示。

图1.6 锁定“邮箱列表.xls”

3.关闭Excel界面,重新打开其他的任意工作簿,然后进入“最近使用的工作簿”,可以发现“邮箱列表.xls”总是位于最上层,不会被其他工作簿名称挤到后面去。

知识扩展

1.Excel提供的图钉功能可以将文件名称固定在“最近使用的工作簿”列表的顶部,从而避免打开多个新工作簿后将它从列表中挤掉的现象。对于提升常用文件打开效率而言,此工具极其有效。

2.可以同时将多个常用文件的名称锁定到“最近使用的工作簿”列表顶部。

3.如果要取消置顶某个工作簿,那么再次单击图钉即可。

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Excel 2016修改“最近使用的工作簿”数量

Excel的文件菜单中的“打开”选项卡中有一个“最近使用的工作簿”,在该界面会罗列出最近使用的不超过25个文件名称与路径,效果如图1.4所示。

图1.4 最近使用的工作簿

如果不想被图1.4泄密,不想让他人知道自己最近使用文件的名称,应如何设置呢?

解题步骤

“最近使用的工作簿”显示与否可通过设置Excel选项来完成,具体步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡,将看到如图 1.5 所示的界面,然后将显示此数量的“最近使用的工作簿”右方的默认数值“25”修改为“0”。

修改最近使用的工作簿数量

图1.5 修改最近使用的工作簿数量

3.单击“确定”按钮保存设置,同时返回工作簿界面。

4.再次打开文件菜单,在“最近使用的工作簿”界面中不再罗列工作簿名称和路径,而是显示“您最近没有打开任何工作簿,请选择一个浏览工作簿的位置”。

知识扩展

1.“最近使用的工作簿”默认状态下可以罗列最近打开过的不超过25个工作簿的名称和路径,它能提升用户打开工作簿的速度,避免每次打开旧文件都到磁盘中搜索,但是它同时也会泄密,如果不在意泄密问题,则应该显示此列表。

2.事实上,也可以将显示的最近使用的工作簿数量限制为3个,按上述步骤操作,将“0”修改为“3”即可。

3.还可以在文件菜单的最下方显示最近使用的工作簿,默认数量为4,操作方式是:在“Excel选项”对话框的“高级”选项卡中,选择“快速访问此数目的‘最近使用的工作簿’”复选框。

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Excel 2016如何关闭开始屏幕?

疑难场景

每次打开Excel 2016都会显示如图1.1所示的开始屏幕,需要单击第一个模板按钮“空白工作簿”才能创建空白的新工作簿,为此每天都会浪费不少时间。

是否可以跳过此界面直接新建一个空白工作簿,且自动进入该工作簿的Sheet1界面呢?

Excel 2016的开始屏幕

图1.1 Excel 2016的开始屏幕

解题步骤

开始屏幕是Excel 2013新加入的界面,Excel 2007、Excel 2010、Excel 2003等版本都没有开始屏幕。关闭开始屏幕能节约打开Excel的时间,操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”,弹出“Excel选项”对话框(也可以使用<Alt+T+O>组合键打开“Excel选项”对话框)。

2.取消选择“常规”选项卡底部的“此应用程序启动时显示开始屏幕”,复选框表示不再显示开始屏幕,操作界面如图1.2所示。

此应用程序启动时显示开始屏幕

图1.2 取消选择“此应用程序启动时显示开始屏幕”复选框

3.单击“确定”按钮保存设置,然后重启Excel应用程序,此时可以发现Excel的开始屏幕不再启动,从而加快了Excel的启动速度。

知识扩展

1.Excel 2016的开始屏幕其实是一个模板启动界面,它包含了20多个内置的模板,还允许通过搜索获得在线模板。例如,在搜索框中输入“贷款”,然后按下 Enter 键,Excel 会将从网络搜到的模板名称和预览图一一罗列在下方,单击名称即可开始下载模板,然后打开该模板。图1.3是“贷款”相关的模板搜索结果。

图1.3 搜索“贷款”相关的模板

2.图1.1中的“空白工作簿”也是一种模板,如果启动Excel的同时没有打开一个指定名称的工作簿,那么Excel就会自动调用“空白工作簿”模板。

3.善用模板能节约表格设计时间,工作中偶尔需要自制模板从而减少诸多重复性工作,但是开始屏幕中除了“空白工作簿”以外的模板都使用频率偏低,或者与自己的工作关联度不大,因此有必要关闭开始屏幕。

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