分类：Excel 2016实用技巧大全

每次都打开资源管理器，然后查找最常用的文件或文件夹，此操作比较费时，有什么办法对最常用的文件和文件夹指定快捷键呢？

解题步骤

Excel自带的功能无法为文件或文件夹指定快捷键，但是可以对文件或文件夹创建快捷方式，然后对快捷方式指定快捷键，具体操作步骤如下。

1.在桌面空白处单击右键，从右键菜单中选择“新建”→“快捷方式”。

2.在“创建快捷方式”对话框中单击“浏览”，找到“D：\生产表”后双击打开，从而指定要创建快捷方式的文件夹路径，界面如图4.278所示。

3.单击“下一步”按钮，弹出如图4.279所示的对话框，不做任何修改，然后单击“完成”按钮即可，此时桌面会产生图4.280所示的快捷方式。

4.单击右键桌面的“生产表”快捷方式，从右键菜单中选择“属性”，弹出“属性”对话框。

5.单击“快捷键”文本框，然后按下C键，Windows系统会自动显示组合键＜Ctrl+Alt+C＞，效果如图4.281所示。

6.单击“确定”按钮保存设置，然后在桌面按下组合键＜Ctrl+Alt+C＞，此时 Windows会自动打开对应的文件夹“D：\生产表”。

为文件创建快捷键和为文件夹创建快捷键的方法完全相同，因此不再赘述。

知识扩展

1.为了方便调用，快捷方式一定要放在桌面上，然后在桌面上按下组合键就能调用目标。如果将快捷方式放在D盘，那么必须进入D盘后才能使用组合键调用。

2.为了避免与其他软件的快捷键重复，Windows禁止使用一个功能键加一个字母的组合方式，不管按下哪个功能键，它都会同时指定Ctrl和Shift两个功能键与其组合。

若采用F1、F2这种功能键，则允许只使用两键组合，如＜Ctrl+F1＞。

Excel可以创建日历吗？日历必须可以随意调整年份，即需要2014年的日历就设置为2014、需要2015年的日期则设置为2015即可。

解题步骤

要自己设计一个可随意变化年份的日历相当困难，涉及大量的数组公式。不过Excel提供了一份日历模板，调用现成模板只需要几秒钟，具体步骤如下。

1.单击功能区的“文件”→“新建”，然后单击右方的“日历”按钮，从而进入日历模板页面，菜单界面如图4.274所示。

2.按图4.275所示的方式单击右方“分类”项目表中的“任何年份”，因为其他日历是不可以随意调整的。

3.在左边的日历模板预览界面单击第5个模板“任何年度的日历”，此时会弹出单一模板的预览界面，效果如图4.276所示。

4.从图4.276中单击“创建”按钮，从而生成图4.277所示的日历。

日历的默认年份是2013年，单击2013字样右下角的箭头可以改变年份，在改变年份的同时整页内容都会相应地改变。

知识扩展

1.Excel 2016提供了数百个模板，其中关于日历的模板就有72个，单击模板名称就可以调用模板从而生成对应的工作簿。

2.只有包含在“任何年份”下的日历模板才能生成可调整内容的模板，其他模板都是固定内容的。

部分工作表的数据并不会一次性输入完成，而是每天追加一部分。假设工作表中有公式（见图4.267），输入新数据后还需要手工填充公式，这无疑拖慢了制表节奏。

有没有方法让Excel根据用户新增的数据自动填充公式呢？

解题步骤

让公式自动向下填充有两个方法：其一是设置Excel选项，并改造公式，从而让Excel将第5行以后的公式自动向下填充；其二是将区域转换成表，从而不需要修改公式就可以让公式自动填充，具体步骤如下。

1.将公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”修改为“=RANK.EQ（C2，C：C）”。

2.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

3.打开“高级”选项卡，选择“扩展数据区域格式及公式”，操作界面如图4.268所示。

选择此选项后并不会立即生效，必须满足它的条件才会自动扩展公式，其条件是当前数据区域已经存在不少于5行数据，数据区域中包含不少于5条公式，同时当前的5条公式必须一致，然后在后面的第一个空行新增数据时才会自动填充公式。

4.在 A7：C7 中分别输入张震、6＃、1000，单击 Enter 键后 D7 单元格会自动产生公式“=RANK.EQ（C7，C：C）”，同时前面5个单元格的公式也会相应地更新，效果如图4.269所示。

以上方法能实现需求，但是有条件限制，需要修改公式，而且必须已经存在不少于5行资料，然后才能自动填充公式。下面的方法没有任何条件限制，操作方法也简单，步骤如下。

1.重新做一个表，输入图4.270中的数据。其中D2单元格有公式，其他单元格没有公式。

2.选择A1：D2区域，按组合键＜Ctrl+T＞，弹出“创建表”对话框，然后单击“确定”按钮。

3.在A3单元格输入“黄至中”，当单击Enter键后光标移到B3单元格，此时D2单元格的公式已经自动填充到 D3，只不过由于 C3 还没有输入数值，因此公式的计算结果是错误值，效果如图4.271所示。

4.在B2和C2单元格中分别输入2＃和890，单击Enter键后D2单元格的公式会重新计算产量890在C2：C3区域的排名，效果如图4.272所示。

5.继续在第4行输入数据：陈明、3＃、798。单击Enter键，D3单元格的公式会自动向下填充到D4单元格，计算结果为1，同时还会更新D2：D3区域的公式结果，效果如图4.273所示。

知识扩展

1.让公式自动向下填充可以减少手工填充公式的时间，采用本例中第二种方法既设置简单又无条件限制。不过区域转换成表后会自动应用表的样式，在表中奇偶行会显示为不同颜色，如果不喜欢这种颜色，可以将其样式由名称“中等深浅2”修改为“无”。

2.本例中第一步将公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”修改为“=RANK.EQ（C2，C2：C）”，其目的是扩大引用范围，避免公式向下填充后计算出错。公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”仅适用于第2行到第6行，填充到第7或以后的单元格就会出错，而公式“=RANK.EQ（C2，C2：C）”则适用于任何一行，因此要让公式向下填充，有必要修改公式。

但是，采用第二种方法填充公式时是不必修改公式的，它会在填充公式时相应地修改引用范围，其计算结果总是正确的。因此不管任何时候，采用第二种方法填充公式既简单又准确。

图4.264中第一周的值班表已经安排好，现在要求将第二周的姓名随机打乱，不再按第一周的顺序安排值日。尽管数据不多，可以手工打乱姓名，但现在期望获得一个通用的方法，不管有数据多少都可以用相同的步骤、相同的时间随机打乱这些姓名。

解题步骤

随机打乱一列数据主要依靠两个小功能的组合，其一是在该列数据右方产生一列随机数，其二是对这两列数组排序，以随机数作为排序依据，具体操作步骤如下。

1.选择E2：E7，然后输入公式“=RAND（）”，并按组合键＜Ctrl+Enter＞结束，此时E2：E7将会产生图4.265所示的随机数。

随机数是不确定的，因此读者在使用以上公式时产生的值并不会和图4.265中的值一致，而且修改其他单元格时随机数还会马上变化，按下F9键时随机数也会变化。

2.选择E2：D7区域，单击功能区的“数据”→“升序”（图标为），排序结果如图4.266所示。

3.再次单击“升序”按钮，D列的姓名会重新打乱，每次排序的结果都不同，因为E列的随机数在变化，那么排序的结果也会相应地变化。

4.删除E列的辅助数据。

知识扩展

1.函数RAND的功能是生成随机数，其值在大于0、小于1这个范围之内。RAND函数是易失性函数，因此修改工作表中任意单元格时，函数的值都会变化一次。

2.一个区域排序时是以活动单元格所有列为排序条件的，本例中要对D2：E7区域排序，以E列的值为排序条件，因此应该先选中E2，然后向左下角拖动鼠标，直到选中D7时松开，称之为选中E2：D7，此时E2处于活动状态。假设按平常的操作，选择D2：E7，那么D2单元格处于活动状态，排序后无法达到随机效果，而是D列的姓名按拼音顺序升序排列。

3.由于E列的值是随机数，因此升序排列还是降序排列并不影响最终的排序结果。

图4.258中A列的职员信息包含了职员的姓名、所在车间及工号，现要求提取其中的姓名，有什么方法快速提取所有姓名？

解题步骤

由于姓名在职员信息中有比较强的规律性，因此可以借助Excel自带的快速填充完成需求，具体步骤如下。

1.在E2单元格输入“张邦民”。

2.将鼠标指向 E2 的右下角，指针变成黑色十字形时，右键按下指针向下填充，当填充到F7单元格时松开右键。

3.在弹出的右键菜单中选择“快速填充”，Excel会根据“张邦民”在A2单元格中的位置和特征分析A3：A7区域中对应的姓名，然后将姓名填充到E3：F7区域中。图4.259和图4.260分别是调用快速填充的界面及填充结果。

知识扩展

1.快速填充工具是Excel 2013开始添加进来的工具，以往的版本中无法使用。

2.本例中A列的职员信息有较明显的规律，如姓名前面都有“车间”二字，姓名后面全是字母，因此Excel可以按照这个规律去提取所有姓名，假设将数据按图4.261所示的方式修改，姓名右方全是汉字，Excel 就无法再准确地提取出姓名来。假设仍然采用相同的方式执行填充，那么填充结果将会出错，效果如图4.262所示。

3.快速填充工具比较智能，年、月、日这样的字符也可以正确地提取出来。例如，图4.263中，A1包含了年、月、日，而且月与日的长度并不相同，但是在A1单元格输入“12月”然后向下填充时，Excel总能根据规则准确地提取出对应的字符。