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企业需要经常对销售数据进行分析，以便从中查看企业的销售状况，分析产品的销售前景以及总结经验等。接下来我们将介绍数据分析常用方法中的排序操作，Excel 2016提供了多种排序的方法，可以对某一列进行简单排序，也可以对多列进行复杂排序，还可以自定义排序。

简单排序

简单排序是最常用的一种排序方法，即对数据类表中的某一列数据按照升序或者降序的方式进行排序。下面我们将对销售记录单进行简单排序，具体步骤如下。

步骤01：打开“进销存管理.xlsx”工作簿，切换到“销售记录单”工作表，选中数据区域中的任意一个单元格，功能区切换到“数据”选项卡下，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮，如图5-41所示。

图5-41　单击“排序”按钮

步骤02：弹出“排序”对话框，在“主要关键字”组合框中的下拉列表中选择“销售单价”选项，然后单击选中其右侧的“升序”按钮，单击“确定”按钮返回工作表，如图5-42所示。

图5-42　设置排序方式

步骤03：此时系统会自动对“销售单价”进行升序排序，效果如图5-43所示。

图5-43　对销售单价进行升序排序

步骤04：使用工具栏按钮进行简单排序。选中“销售金额”列中的任一单元格，然后在“排序和筛选”组中单击“降序”按钮，如图5-44所示。

步骤05：此时系统会自动对“销售金额”进行降序排序，如图5-45所示。

复杂排序

对数据进行简单排序时，可能会遇到该列中有相同数据的情况，这时可以设置多个关键字对多列进行复杂排序。

下面我们以“销售记录单”中的数据为例讲解复杂排序的具体操作。

步骤01：打开“进销存管理.xlsx”工作簿，切换到“销售记录单”工作表，选中数据区域中的任意一个单元格，功能区切换到“数据”选项卡下，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮，如图5-46所示。

步骤02：弹出“排序”对话框，在“主要关键字”组合框中的下拉列表中选择“销售单价”选项，并选中其右侧的“升序”单选按钮，然后单击“添加条件”按钮，如图5-47所示。

图5-44　单击“降序”按钮

图5-45　对销售金额进行降序排序

图5-46　单击“排序”按钮

图5-47　设置主要关键字并选择添加条件

步骤03：在“次要关键字”组合框中的下拉列表中选择“销售金额”选项，并选中其右侧的“降序”单选按钮，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-48所示。

图5-48　设置次要关键字

步骤04：此时系统会自动地先对“销售单价”进行升序排序，如果“销售单价”相同，则对“销售金额”进行降序排序，效果如图5-49所示。

图5-49　复杂排序结果

自定义排序

如果用户觉得简单排序和复杂排序都不能满足实际需要，可以选择自定义排序。系统默认的自定义排序是一种按照字母和数字顺序的排序方式，在实际工作中，用户也可以创建新的自定义排序以便于应用。对“销售记录单”进行自定义排序的具体步骤如下。

步骤01：打开“进销存管理.xlsx”工作簿，切换到“销售记录单”工作表，选中数据区域中的任意一个单元格，功能区切换到“数据”选项卡下，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮，如图5-50所示。

图5-50　单击“排序”按钮

步骤02：打开“排序”对话框，在“主要关键字”组合框中的下拉列表中选择“销售单价”选项，在“次序”组中选择“自定义序列”选项，如图5-51所示。

图5-51　选择“自定义序列”选项

步骤03：弹出“自定义序列”文本框，在“输入序列”文本框中输入序列中的各个项目，然后单击“添加”按钮，系统会自动地将输入的系列添加到“自定义序列”列表框中，同时“输入序列”文本框中会以列的形式显示输入的序列，如图5-52所示。单击“确定”按钮返回“排序”对话框。

步骤04：在“主要关键字”组合框中的下拉列表中选择“商品名称”选项，在“次序”选项卡下选择自定义的次序，如图5-53所示。然后单击“选项”按钮。

步骤05：在“排序选项”对话框中将方向设置为“按列排序”，如图5-54所示。单击“确定”按钮返回“排序”对话框。

步骤06：单击“确定”按钮返回工作表，此时系统会自动对商品名称按自定义序列进行排序，如图5-55所示。

图5-52　设置自定义序列

图5-53　选择自定义的次序

图5-54　设置排序方向

图5-55　按自定义序列排序

一般情况下，企业中的销售数据主要是以流水账的形式记录的，因此可以创建销售记录单以便于管理。创建销售记录单的具体步骤如下。

步骤01：打开实例文件“进销存管理.xlsx”工作簿，在工作表标签“采购记录单”上按住鼠标不放，同时按住Ctrl键不放，此时指针会变成页面形状，同时工作表标签的左上角会出现一个黑色的小三角符号，拖动鼠标到工作表标签的最后位置释放，然后松开Ctrl键，便可以将“采购记录单”工作表复制到该工作簿中所有工作表的后面，系统默认其名称为“采购记录单（2）”，如图5-30所示。

图5-30　复制采购记录单

步骤02：清除单元格内容。将“采购记录单（2）”工作表重命名为“销售记录单”。单击该工作表行标题和列标题的交叉处选择整个工作表，功能区切换到“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“清除”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“清除内容”选项，如图5-31所示。

图5-31　清除内容

步骤03：随即系统会自动清除整个工作表的单元格内容，但保留用户设置的单元格格式，然后在工作表的适当位置输入表格标题和列标题，如图5-32所示。

步骤04：选择合并后的单元格B1，功能区切换到“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，此时合并的单元格已经被拆分为多个单元格，如图5-33所示。

图5-32　输入表格标题和列标题

图5-33　拆分单元格

步骤05：改变列的次序。选中要调整的列，例如I列，按Ctrl+X组合键，剪切I列，如图5-34所示。

步骤06：选中D列，右击鼠标，然后选择“插入剪切的单元格”选项，如图5-35所示。

步骤07：随即就可在D列插入原来的I列，原来的列则依次右移，列次序改变完成，如图5-36所示。

步骤08：按照上述改变列次序的方法，将F列改为E列，原来的列则依次右移，列次序改变完成，如图5-37所示。

步骤09：设置销售金额列公式。在H3单元格中输入公式“=IF（AND（C3=””,F3=””,G3=””）,””,G3*F3）”，按Enter键完成输入，随即返回计算结果，如图5-38所示。

步骤10：根据企业销售的实际情况，依次填写销售记录，如图5-39所示。

图5-34　剪切I列单元格

图5-35　插入剪切的单元格

图5-36　完成列次序改变

图5-37　将F列改变次序为E列

图5-38　设置“销售金额”列公式

图5-39　填写销售记录

步骤11：在“开始”选项卡下再次单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，将标题“销售记录单”进行合并居中，完成销售记录单制作，如图5-40所示。

图5-40　完成销售记录单