Excel 2019快速选择单元格的几种方法

选择单元格是Excel用户经常需要进行的操作。单元格的选取也有一定的技巧,掌握这些技巧后,用户便可以准确而快速地选择单元格。选择工作表中的单元格通常分为以下几种。

使用“Shift”键选择较大区域

如果需要选择一个较小的单元格区域,直接用鼠标拖动来完成就可以了。在很多情况下单元格区域超出了屏幕的显示范围,这时就可以选择用“Shift”键进行选择,以下通过实例进行说明。

方法一:先选择G1单元格,在左手按住“Shift”键的同时,右手按“Home”键,这时A1:G1单元格都被选择了。左手按住“Shift”键不放,右手放开“Home”键,按向下方向键到希望选择的行数,这里选择27,这时就选择了A1:G27单元格区域。

方法二:先选择A1单元格,在左手按住“Shift”键的同时,右手按向右方向键,直到A1:G1单元格都被选中。左手按住“Shift”键不放,右手放开“Home”键,按向下方向键到希望选择的行数,这里选择27,这时就选择了A1:G27单元格区域。

选择整行

方法一:用鼠标选择。在行号处单击鼠标左键即可选择整行。如果选中整行之后再向下或向上拖动鼠标,就可以选择多个连续的行。如果选择不相邻的行,则可以按住“Ctrl”键然后在相应的行号处单击鼠标左键即可。

方法二:用键盘进行选择。

1)选择整行:先选择目标行的任意单元格,然后按“Shift+Space”组合键即可。

2)选择多个连续的行:先选择最上面的列或最下面的列,然后按住“Shift”键,再按向下方向键或向上方向键扩展选区即可。

选择整列

方法一:用鼠标选择。在列行标处单击鼠标左键即可选择整列。如果选择整列之后再向左或向右拖动鼠标,就可以选择多个连续的列。如果选择不相邻的列,则可以按住“Ctrl”键然后在相应的列标处单击鼠标左键即可。

方法二:用键盘进行选择。

1)选择整列:先选择目标列的任意单元格,然后按“Ctrl+Space”组合键即可。

2)选择多个连续的列:先选择最左面的列或最右面的列,然后按住“Shift”键,再按向右方向键或向左方向键扩展选区即可。

选择非连续区域

如果同时选择多个不相邻的单元格或单元格区域,则可以在按住“Ctrl”键的同时用鼠标去选择不同的区域。用键盘组合键同样可以实现选择两个非连续区域,先用鼠标选中一个区域,然后按“Shift+F8”组合键,再用鼠标选中另一个区域即可。

选择当前数据区域

先选中当前数据区域中任意一个单元格,然后按“Ctrl+*”快捷键,即可选择选择当前数据区域。注意,这种方法选择的是当前数据的矩形区域。

反向选择剩余的行

在操作Excel 2019时,有时需要选择指定行以外的所有行,这会是一个相当大的区域,这时可以使用反向选择剩余行的方法。具体操作方法如下。

先整行选择指定行的下一行,然后按“Ctrl+Shift+向下方向键”组合键则会选择从指定行开始,到1048576行的所有行。

按“Ctrl+Shift+向上方向键”组合键则会选择从指定行开始到第1行的所有行。

反向选择剩余的列

同样在操作Excel 2019时,有时需要选择指定列以外的所有列,这也是一个相当大的区域,这时可以使用反向选择剩余列的方法。具体操作方法如下。

先整列选择指定列的右一列,然后按“Ctrl+Shift+向右方向键”组合键,则会选择从指定列开始,到16384列的所有列。

按“Ctrl+Shift+向左方向键”组合键则会选择从指定列开始到第1列的所有列。

选择多个工作表的相同区域

在Excel 2019中,用户不仅能在一张工作表中选择多个区域,还可以在多张工作表中选择相同区域。具体操作方法如下。

先在任意一张工作表中选择数据区域,然后按住“Ctrl”键,单击其他工作表的标签,此时就选中了多张工作表的相同区域。可以看到所有被选定的工作表的标签会亮白显示,如图3-19所示。这时还可以看到标题栏工作簿名称的右侧显示“[组]”。

选择多个工作表的相同区域

图3-19 选择多个工作表的相同区域

Excel按单元格分割 CSV逗号,分隔值的数据

像下面这种用逗号隔开的数据,如果不是用逗号隔开每个数据,Excel 就无法正常处理。

用逗号隔开数据

这里希望大家一定要知道的功能是“数据分列”。操作方法如下。

➊ 选中整个 A 列。

➋ 【数据】选项卡➛点击【分列】后弹出画面(文本分列向导),按【下一步】。

➌ 在 【分隔符号】中勾选【逗号】,点击【完成】。

这样一来,每个逗号之间的数据会被导入不同的单元格中了。

每个逗号之间的数据被导入相应的单元格中

Excel如何限制单元格的数值

在第5章中曾介绍过,输入日期时要用公历的形式输入,但这也是非常麻烦的工作。而且,在表格中输入数据的人可能并不是十分清楚输入日期的方法。

因此,在制作需要输入日期的表格时,应该把年、月、日的数据分别输入3个不同单元格中,以这3个单元格的数值为参数,用 DATE 函数填充日期数据。这样就可以避免每次都输入斜线,提高了输入效率。

将年、月、日分别输入3个不同的单元格中,以这3个单元格的数值为参数,用 DATE 函数填充日期数据

运用这种方法的话,在输入数据时就不会出现错误。前文中也曾提到,有时会使用已经制作好的表格,而有些人不清楚要按照公历的格式输入日期。这个方法让其他填写表格的人也能够正确输入日期数据,从而顺利推进工作。

如上表,在单元格 A1中输入“年份”,单元格 A2输入“月份”,单元格 A3输入“日期”。单元格 A6的 DATE 函数以单元格 A1、A2、A3的数值为参数生成日期数据。单元格 B6的 TEXT 函数引用单元格 A6的数据生成的星期数据。

这时,如果想要在输入月份的单元格中不出现1~12以外的数字,可以按照以下步骤操作。

➊ 选中只允许输入1~12的数值的单元格,即单元格 A2,点击【数据】菜单栏➛点击【数据有效性】。

➋ 从【允许】中选择【整数】。

➌ 【最小值】输入1,【最大值】输入12,并按【确定】。

这样在单元格 A2里,即便想要输入1~12之外的数值,系统也会立刻弹出下图中的提示,无法输入。

如果想输入1~12之外的数值,会出现警告提示

这样就能防止输入错误。

将单元格中的一部分字符串移至其他单元格内

Excel 的方便之处不仅限于统计数值这一项,字符串在迅速处理单元格内的内容时也发挥着强大的作用。这里,我向大家介绍一下在处理各种数据时必须掌握的字符串处理技巧。

首先,我们需要掌握如何把单元格内的字符串的一部分提取至其他单元格的函数。这里所谓的“一部分”,指的是譬如“左数几个字”“右数几个字”“中间几个字”这样的范围。其对应的函数为 LEFT 函数、RIGHT 函数和 MID 函数。

  • =LEFT(A1,3)➛抽取单元格 A1左数3个字符
  • =RIGHT(A1,4)➛抽取单元格 A1右数4个字符
  • =MID(A1,5,2)➛抽取单元格 A1第5个字开始的2个字符

LEFT 函数与 RIGHT 函数,第一参数指定单元格的左起或右起,第二参数指定只返回多少个字符。

MID 函数,第二参数指定开始提取的位置,第三参数指定抽取的字符数。

Excel复制带公式单元格时的陷阱

有时候,我们需要将公式复制到其他单元格中。这时,如事先没有掌握相关知识,就会浪费一些不必要的时间。例如,下图是不同地区的分公司的销售额一览表,其中,处理“结构比率”一栏时,请输入正确的公式。

各分公司的“结构比率”,是将各个分公司销售额除以全公司的销售额计算得出的。因此,首先请在 C2中输入“=B2/B11”。

在单元格 C2输入=B2/B11

※选择单元格 C2➛输入等号(=)➛点击单元格 B2➛输入斜线(/)➛点击单元格 B11

选择单元格 C2➛输入等号(=)➛点击单元格 B2➛输入斜线(/)➛点击单元格 B11

详细的内容我会在第七章介绍,这里只稍微提一下。在“设置单元格格式”中,可以预先将 C 列的表示形式设为百分比,那么就可以知道北海道分公司在整个公司的销售额中所占的比例。

接下来,同样在 C3~C11中输入计算占比的公式,就可以得出所有分公司的销售额在整体中所占的比例。当然,如果你在单元格中逐个输入相同的公式,做完的时候太阳都下山了。

而且如果你这么做……还会出现这样的乱码:

表格中显示“#DIV、0!”

单元格中出现“#DIV/0!”,似乎计算进行得并不顺利。

那么到底出了什么问题?我们选中单元格 C3,按下F2 键。

F2 键的功能】

  • 使活动单元格处于可编辑状态。
  • 选中的活动单元格内容引用自其他单元格时,用有色框线显示被引用的单元格。

于是,所选单元格的引用单元格如下图。

选中单元格 C3,按下F2 键

除数引用了正确的单元格(B3),被除数本应引用 B11中的数值,但却引用了单元格 B12的数值。就是说,指定被除数时出现了偏差。

为什么会发生这种情况?

原来,将最初输入的公式向下复制的同时,所引用的单元格也一同被“拖拽”向下移动。

一开始在 C2中输入“=B2/B11”,其实是引用了 B2和 B11数值。这是因为从单元格 C2的位置关系来看,系统将 B2和 B11这两个单元格分别当作为“用于计算的分子与分母的单元格”。从含有公式的单元格 C2来看,与单元格 B2和 B11的位置关系如下:

  • B2➛自己所在处向左1格的单元格
  • B11➛自己所在处向左1格、向下9格所到达的单元格

而且,这种位置关系在被复制的单元格里也是同样。直接拖动复制,向下1格的 C3如先前画面所示,会自动变为“=B3/B12”。

作为除数的 B3,在含有公式的单元格 C3看来,就是“向左1格的单元格”,选中时会保持这种识别也没有问题。但是,关于被除数的话,在 C3看来引用的是“向左1格、向下9格的单元格”,也就是 B12。而 B12是一个空白单元格,那么这个算式就是 B3数值除以一个空白单元格数值……换句话说,被除数其实是0。

数学中最基本的常识就是被除数不能为0。因此,单元格 C3最终表示的结果就会是“#DIV/0!”这样的乱码。

像这样,在复制包含公式的单元格作为引用时,结果有所偏差的状态叫作“相对引用”。

Excel如何快速选择单元格范围

在平时的教课过程中,当我提出“选中某一范围的单元格”这一要求,会有一大部分人无法顺利做到。选择单元格范围是与在单元格中输入内容同等重要的操作,我们需要理解和掌握操作的种类与区别。

选择单个单元格

只需将光标移动到目标单元格并点击,或者可以利用键盘上的方向键选择单元格。

选择多个单元格的范围

点击该范围的起始单元格,用鼠标拖曳至终止单元格。这就是“拖拽”操作。

另外,也可以同时按下Shift 键与方向键,然后按下方向键,扩大单元格的选择范围。

选择数据连续输入的单元格范围

为了选择连续输入数据的单元格范围,可以同时按下Shift +Ctrl +方向键,这样就能恰好选中目标单元格的范围。

本方法也适用于Windows系统下文件夹中的各种操作,在大多数软件中也属于通用操作。

解除Excel鸡肋功能:消除单元格的错误提示

单元格公式等出现问题时,单元格左上角会出现带颜色的三角形,表示此单元格有错误。可这个“问题”,有可能是有意为之的,这时候就不需要 Excel 自动纠错。那么,我们可以通过以下方法关掉纠错功能。

【Excel 的选项】➛【公式】➛点击【错误检查】➛取消勾选【允许后台错误检查】