分类：Excel 2016实用技巧大全

工作表中有若干图形对象，能否暂时隐藏这些图形对象呢？

解题步骤

Excel 2016提供了一个名为“选择窗格”的工具，用于控制图形对象的选中、显示与隐藏等操作，“选择窗格”使用步骤如下。

1.单击功能区的“开始”→“查找与选择”→“选择窗格”，在选择窗格中会罗列出活动工作表的所有图形对象名称，同时提供“全部显示”、“全部隐藏”及单独控制图形对象显示与否的大眼睛符号，操作界面如图1.31所示。

2.单击右上方的“全部隐藏”可以将活动工作表中所有图形对象隐藏起来。如果需要显示所有图形对象则单击“全部显示”即可。

3.如果只需要隐藏名为“Excel2010 函数与图表速查宝典”的图形对象，那么单击选择窗格中的对象名称“Excel2010函数与图表速查宝典”右方的大眼睛即可。隐藏后的效果如图1.32所示，指定的图片在工作表中消失，同时选择窗格中对应图片名称右边的大眼睛呈关闭状态。

知识扩展

1.隐藏图片后并不能减小工作簿的体积，删除图片才可以减小工作簿的体积。

2.隐藏图片的目的：除了临时禁止查看以外，还可以禁止打印。尽管通过设置图片的属性也可以让图片禁止打印，但是隐藏图片的方式显然更高效、便捷。

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Excel的默认状态是显示状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签这些组件的，但有时打开了某些文件后，状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签中的一项或多项组件都可能消失。

图1.28和图1.29分别是没有状态栏、编辑栏、工作表标签和有状态栏、编辑栏、工作表标签的状态，如何才能将图1.28的状态恢复到图1.29的状态呢？

解题步骤

Excel的部分组件可以自由控制显示状态，其中视图选项卡中有“标尺”、“编辑栏”、“网格线”和“标题”4个菜单，用于控制4个组件的显示或隐藏，更多的组件控制按钮都在“Excel选项”对话框中。控制状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签这些组件的显示与否，可以按以下步骤操作。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击“高级”选项卡，然后分别选择右方的“显示编辑栏”、“显示水平滚动条”、“显示垂直滚动条”、“显示工作表标签”和“显示行和列标题”复选框，操作界面如图1.30所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

经过以上操作后，消失的状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签都会显示出来。

知识扩展

1.Excel 2016支持VBA编程，VBA代码可以轻易地隐藏Excel的任意组件，如果使用了他人的包含VBA代码的工作簿或插件，那么有可能导致Excel部分组件被隐藏起来。

2.网格线控制仅对工作表有效，而状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签都是对工作簿生效的。换言之，网格线需要每个工作表单独控制，而状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签则是操作一次对所有工作表都生效的。

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在Excel的工作表中输入地名时，有时部分地名需要重复输入。例如，图1.22中B5和B2单元格的地名完全一致，由于地名较长，逐个字符重新输入出错率更高，而且输入效率较低，是否有办法通过鼠标选择的方式来输入重复值呢？

解题步骤

Excel提供了一个选项用于控制单元格是否支持记忆式输入，而且默认处于启用状态，因此只需要掌握调用方式即可。不过对于新手而言还是有必要了解每个步骤，以便设置错误时能及时纠错，具体的操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，检查右方的“为单元格值启用记忆式键入”是否选中，如果没选中，则单击它前面的方框使其选中，操作界面如图1.23所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.在B5单元格单击右键，从弹出的右键菜单中选择“从下拉列表中选择”，此时单元格中会弹出图1.24所示的列表，列表中包含了B5前面所有已经出现过的字符串，包含标题“地址”与4个地名，效果如图1.24所示。

5.从下拉列表中选择第2行，那么B5单元格会自动输入“广东省珠海市拱北湾仔镇石角路广济药房”。

知识扩展

1.右键菜单中的“从下拉列表中选择”仅支持文本，如果上方单元格都是数值，那么只能弹出空白列表。

2.“从下拉列表中选择”仅对上方的单元格有效，不会调用左方、下方和右方单元格的值。

3.如果活动单元格左方、上方和右方一个单元格都是空白的，那么单击右键菜单“从下拉列表中选择”后只能产生空白列表，不管活动单元格前面还有多个非空单元格。

例如，在图1.25中，活动单元格为A9，那么无法调用前面的任意单元格的值产生下拉列表。

4.如果上方存在多个不连续的区域，而且活动单元格左方和右方都是空白的，那么此时只能调用上方最近的一个区域的值。例如，在图1.26中，在A8单元格单击右键并选择“从下拉列表中选择”，那么产生的列表中只有A6：A7区域的值，忽略A1：A4区域的值。

5.如果在活动单元格左边一列或右边一列的第一行到当前行都有值，那么不管活动单元格上方有多少个不连续的区域，都可以在下拉列表中显示所有值。在图1.27中活动单元格是B9，上方有两个不连续的区域，由于A1：A9都是非空单元格，因此可以在B9单元格的下拉列表中调用上方两个区域的所有值。

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当输入包含百分比的值时，手工输入%符号比较费时。例如，图1.18中的B2单元格，通过小键盘输入78.85比较快捷，然后需要继续输入%则很费时，有何简捷的方法实现不需要输入%但单元格中能自动产生%呢？

解题步骤

通过设置Excel选项和单元格的数字格式可以提升输入百分数的效率，具体步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后查看右方的“允许自动百分比输入”复选框，如果没有选择则将它选中，操作界面如图1.19所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.选择 B2：B11 区域，单击开始选项卡中的“数字格式”右方的下箭头，然后从弹出的下拉列表中选择“百分比”项，操作界面如图1.20所示。

5.在单元格B2中输入数值78.85，当单击Enter键后B2单元格的值会自动变成78.85%。

6.继续在B3中输入数值95，Excel会将它自动转换成95.00%。

知识扩展

1.提升包含百分数的输入效率包含两个步骤，设置单元格的数字格式为“百分比”及在“Excel选项”对话框中选择“允许自动百分比输入”，前者的目的在于输入数字时自动在右边追加百分号%，后者的目的在于添加百分号之后将数值缩小到100分之1。假如未勾选“允许自动百分比输入”，那么输入80后将得到8000.00%，选择“允许自动百分比输入”后则得到80.00%，显然80.00%更符合实际需求，因此两个步骤缺一不可。

2.通过开始选项卡中的“数字格式”下拉列表选择格式名称“百分比”，从而将单元格设置为百分比格式，那么单元格的小数位数采用的是默认值——2位。如果需要将小数位数修改为其他长度，那么应该在选中 B2：B11 区域后按下组合键＜Ctrl+1＞，弹出“设置单元格格式”对话框，然后打开“数字”选项卡，从分类列表中选择“百分比”项，将右边的“小数位数”调整为0或其他需要的长度，操作界面如图1.21所示。

3.设置单元格的数字格式前应选中所有需要设置的区域，如果需要设置的单元格分布在不连续、不规则的多个区域中，应在按住Ctrl键的同时选中所有这些区域。

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图 1.14 中鼠标指针放在单元格右下角时产生的黑十字图标即为单元格填充柄，按下填充柄向某个方向拉动可以批量填充序列或公式，从而提升工作效率。但是有时将鼠标指向单元格右下方时看不到填充柄，无法填充序列或公式，应如何解除此限制呢？

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了设置选项，用于控制填充柄的显示与否，具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后将右方的“启用填充柄和单元格拖放功能”打钩，即选择该复选框。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.将鼠标指针放在任意单元格的右下角，可以发现填充柄已经处于可用状态。

知识扩展

1.填充柄的作用很大，通过填充柄复制公式可以避免每个单元格手工输入公式；通过填充柄填充序列可以让具有某种规律的字符串自动输入到区域中。

例如，在A1单元格输入字符甲，然后按下填充柄向下填充会自动产生乙、丙、丁、戊、己等序列。图1.16和图1.17分别展示了填充过程和填充结果。

2.填充方向包含上、下、左、右，填充数值时向下或向右是递增、向上或向左是递减。

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在Excel 2016的单元格中输入字符后，有两种切换单元格的方式，包含Tab键和Enter键。默认状态下，按下两种键都会激活活动单元格右方的单元格，即默认状态下总是输入数据后向右移动。显然如此设计不利于工作，实际工作中最常见的是向下和向右移动两种方式。

在图1.12中，当向B3单元格输入数据后希望激活下方的单元格B4，而非激活右方的单元格C3。

如何才能实现输入数据后按下Enter键自动激活下方的单元格呢？

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了设置选项用于修改按下Enter键后活动单元格的移动方向，具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后将右方的“方向”栏由默认值“向右”修改为“向下”，操作界面如图1.13所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.在B4单元格输入任意字符，按下Enter键后Excel会自动激活B5单元格，等待输入下一笔资料。假设没有调整Excel选项，那么在B4输入数据并按Enter键后将激活C4单元格，需要按两次方向键调整才能进入B5。因此修改Excel选项能提升工作效率。

5.假设临时要求在B5单元格输入数据后激活C5单元格，那么将按Enter键修改为按Tab键即可。

知识扩展

1.默认状态下，在单元格中输入数据后按下 Enter 和 Tab 键都会激活右方的单元格，但是按下Tab键后的移动方向是不能修改的，因此只能修改按下Enter键后的移动方向。

2.如果不想修改Excel选项，那么还有一个办法提升输入速度。假设要在B2：B100中输入数据，期望输入数据后自动激活下方的单元格，那么选择B2：B100后再输入数据即可，此时不管按下的是Tab还是Enter键，Excel都会激活下方的单元格。

3.Excel允许按下Enter后激活左方或上方的单元格，但是没有实际意义，尽可能不选。

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Excel 2016的新建工作簿总是只有1个工作表，而日常工作中每个工作簿都会使用3个以上的工作簿，用于存放不同类型但有关联的数据或存放不同季度的同类数据。是否可以将所有新建的工作簿的默认工作表都改成3个呢？

Excel 2016的单元格默认字体是等线字体，但是如果更喜欢“微软雅黑”字体，是否可以让默认字体显示为“微软雅黑”呢？

解题步骤

“Excel选项”对话框中提供了对应的选项，用于控制Excel 2016新工作簿的工作表数量和默认字体，具体操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.在“常规”选项卡中，在“使用此字体作为默认字体”右方的列表中选择“微软雅黑”。

3.将“包含工作表数”修改为3，操作界面如图1.7所示。

4.单击“确定”按钮保存设置，Excel会弹出一个信息框，通知用户重启Excel后刚才的设置才生效。

5.重启Excel 2016，新工作簿“工作簿1”将包含3个工作表，且单元格的默认字体为“微软雅黑”，效果如图1.8所示。

知识扩展

1.修改工作簿的默认字体与工作表数量只对新建的工作簿有效，对当前已打开的工作簿或保存在硬盘中的工作簿则无效。

2.理论上可以让工作簿有100个以上的新工作表，不过超过10个就没有意义了。就算工作簿中需要存放100个以上的工作表，实际工作中部分工作表是通过复制产生的，而不是每次都新建空白工作表然后录入数据。例如，做好了1月工作表数据，不再需要在另一个空白工作表中逐一录入2月的数据，而是将1月工作表复制一份并命名为2月，然后删除正文数据，保留标题和格式，从而节约操作时间。

3.工作表的正文字体不宜用微软雅黑、宋体和等线以外的字体，华文彩云、隶书等字体仅适用于标题，正文用微软雅黑、宋体或等线体更利于阅读。

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“最近使用的工作簿”会罗列出最近使用过的工作簿的名称和路径，能给工作带来便利。不过当最近打开了新的工作簿后，新工作簿名称会覆盖旧的工作簿名称，导致旧的工作簿名称从“最近使用的工作簿”列表中被挤掉，如果该工作簿刚好属于最近常用的工作簿，那么这种新工作簿名称自动挤掉旧工作簿名称的机制会降低工作效率。

是否可以将某个常用的文件名称锁定到“最近使用的工作簿”列表中，从而随时可以单击打开文件，而不需要从硬盘中搜索呢？

解题步骤

Excel为锁定文件提供了专用的图钉功能，操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击“最近使用的工作簿”列表中“邮箱列表.xls”右方的图钉，操作界面如图1.6所示。

3.关闭Excel界面，重新打开其他的任意工作簿，然后进入“最近使用的工作簿”，可以发现“邮箱列表.xls”总是位于最上层，不会被其他工作簿名称挤到后面去。

知识扩展

1.Excel提供的图钉功能可以将文件名称固定在“最近使用的工作簿”列表的顶部，从而避免打开多个新工作簿后将它从列表中挤掉的现象。对于提升常用文件打开效率而言，此工具极其有效。

2.可以同时将多个常用文件的名称锁定到“最近使用的工作簿”列表顶部。

3.如果要取消置顶某个工作簿，那么再次单击图钉即可。

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