Excel 银行存款日记账相关函数:SMALL函数、ROW函数

在讲解关于银行存款日记账知识之前,我们先来学习一下SMALL函数和ROW函数的功能和用法,再介绍一下OR函数。

SMALL函数的语法和功能

(1)SMALL函数的含义

返回数据中第k个最小值,如图3-40所示。

(2)SMALL函数的语法格式

SMALL(array,k),其中,array为数据的范围,k为返回的数据在数据区域里的位置(从小到大),如图3-41所示。

(3)SMALL函数的实例

我们先来看一下简单的应用方法。如图3-42所示,我们需要求数据中倒数第5个值,该怎么办呢?在D1单元格中输入公式“=SMALL(A1:A10,5)”,便可得出结果为5。

图3-40 返回最小值

图3-41 SMALL函数的语法格式

图3-42 求数据中倒数第5个值

下面我们来看一下第二个例子。已知9名学生的成绩,求最后3名的姓名。我们只需要在E3单元格中输入公式“=VLOOKUP(SMALL(B2:B10,1),CHOOSE({1,2},B2:B10,A2:A10),2,0)”,即可得出结果,如图3-43所示。

图3-43 求出最后3名的姓名

ROW函数的语法和功能

我们将从函数的含义、函数的语法格式、函数在日常办公中运用的实例介绍以及函数使用的注意点4个方面对ROW函数进行详细的讲解。

(1)ROW函数的含义

返回所选择的某一个单元格的行数,如图3-44所示。

图3-44 ROW函数的含义

(2)ROW函数的语法格式

ROW(reference),如图3-45所示。如果省略reference参数,则默认返回ROW函数所在单元格的行数。

(3)ROW函数实例

下面我们具体来探讨一下它的应用实例。

第一个实例:如图3-46所示,在A1单元格中输入公式“=ROW(C6)”,返回C6单元格所在列,返回6。

图3-45 ROW函数的语法格式

图3-46 返回C6单元格所在列

第二个实例:如果reference为一个单元格区域,如图3-47所示,返回引用中的第一行的列号。这里第一行为B5所在行,返回5。

ROW函数常常和MOD函数结合起来使用,如图3-48所示。输入公式“=MOD(ROW(B2:B17),4)”,公式解释:返回单元格所在行,然后被4整除取余数。如图3-48所示,余数是有规律的。

图3-47 返回引用中的第一行的列号

图3-48 求余数

(4)ROW函数使用的注意点

如果省略reference,则默认返回ROW函数所在单元格的行数。

3.OR函数的语法和功能

关于OR函数,我们重点从功能以及它的实际应用两方面进行介绍。

(1)OR函数的功能

OR函数可以用来对多个逻辑条件进行判断,只要有一个逻辑条件满足时就返回“TURE”。函数形式如下:OR(logical1,logical2,…),最多可以有30个条件,如图3-49所示。

(2)OR函数的应用

下面举例来说明OR函数的使用方法。

某公司对升职设置了条件:“年龄大于30岁,或在本公司工作年限大于10年(含)”,要筛选出符合条件的人选,公司人员表如图3-50所示。

具体做法如下。

步骤01:使用OR函数,在G2单元格中输入“=OR(D2>30,E2>=10)”,按Enter键,得到的结果是“FALSE”,因为张3的年龄小于30岁,在公司工作时间也没有超过10年,即OR函数中的两个逻辑条件都不满足,所以返回“FALSE”,如图3-51所示。

图3-49 OR函数的语法形式

图3-50 公司人员表

步骤02:利用自动填充功能将单元格下拉,就可以得到所有人能否升职的结果,如图3-52所示。

图3-51 判断张3能否升职

图3-52 利用自动填充完成判断

Excel 使用填充功能快速录入相同数据

如果需要在某一个行或列区域输入相同的数据,可以只在其中的一个单元格中输入数据,然后通过填充功能来将数据快速输入其余单元格中。

使用功能区中的命令填充数据

步骤01:在银行存款日记账中录入数据,如图3-74所示。

步骤02:选择单元格区域J5:J15,如图3-75所示。

步骤03:在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“填充”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“向下”选项,如图3-76所示。

图3-74 银行存款日记账

图3-75 选择单元格区域

图3-76 单击“向下”选项

步骤04:系统将单元格J5中的文本“借”填充到其余选定的单元格中,如图3-77所示。

图3-77 填充结果

拖动填充柄填充相同数据

还可以直接拖动单元格右下角的填充柄来填充数据。先撤销前面的填充操作。下面以同样的例子来介绍拖动填充柄填充相同数据。

步骤01:单击选中单元格J5,拖动该单元格右下角的填充柄,向下拖动至单元格J15,释放鼠标后,屏幕上会显示一个填充选项按钮。单击该按钮中的下三角按钮,从展开的下拉列表中单击选中“不带格式填充”单选按钮,如图3-78所示。

图3-78 设置填充选项

步骤02:此时,将只填充内容,而不填充格式,单元格J15中保留了原有的格式,如图3-79所示。

步骤03:在单元格K6中输入公式“=K5+G6-I6”,按下Enter键后,拖动单元格K6右下角的填充柄向下复制公式至单元格K15,得到如图3-80所示的计算结果。

图3-79 不带格式填充效果

图3-80 计算余额

Excel 将“现金日记账表”并另存为“银行存款日记账”

在“现金日记账表格”的基础上,修改表格格式后,另存为“银行存款日记账”。具体操作方法如下所示。

步骤01:右击列标E,从弹出的快捷菜单中单击“删除”命令,删除“对应科目”列,如图3-68所示。

图3-68 删除“对应科目”列

步骤02:右击列标D,从弹出的快捷菜单中单击“插入”命令,插入新列,如图3-69所示。重复此操作,在“摘要”栏左侧插入两列。

图3-69 插入列

步骤03:合并单元格D3:E3,然后分别在D3、D4、E4中输入表格栏目“结算方式”“类”“号码”,如图3-70所示。

图3-70 输入表格栏目

步骤04:选中单元格A1,将单元格中的“现金”更改为“银行存款”,如图3-71所示。

图3-71 修改表格标题

步骤05:在Excel窗口中单击“文件”菜单中的“另存为”命令,打开“另存为”对话框。选择好保存位置后,在“文件名”框中输入“银行存款日记账.xlsx”,然后单击“保存”按钮,如图3-72所示。

步骤06:此时工作簿的名称会更改为“银行存款日记账”,如图3-73所示。

图3-72 “另存为”对话框

图3-73 另存为新工作簿

Excel 撤销和恢复操作

用户在工作表中输入数据或者在执行某个操作的时候,可能会出现误操作,这时可以使用“撤销”命令来撤销之前的一个或多个操作,在上一节中已经提到过,接下来就来介绍Excel 2010中的撤销与恢复操作。接着上一节对实例的操作介绍,下面来撤销“清除内容”操作。

步骤01:在快速访问工具栏中单击“撤销”下三角按钮,从展开的下拉列表中选择要撤销的操作,可以是一步操作,也可以是多步操作,如图3-64所示。

图3-64 选择要撤销的操作

步骤02:撤销“清除”操作后,单元格区域中的内容会被还原,如图3-65所示。

图3-65 撤销“清除”操作

步骤03:如果此时确实想要删除选定单元格区域中的内容,可以再恢复上一步撤销的操作。单击快速访问工具栏中的“恢复”下三角按钮,单击“清除”选项,如图3-66所示。

图3-66 选择要恢复的操作

步骤04:恢复“清除”操作后,单元格区域的内容恢复被清除状态,如图3-67所示。

图3-67 恢复“清除”操作

小技巧:关于撤销和恢复操作

并不是所有的操作都可以被撤销,如删除工作表,保护工作表,还有一些宏等操作就不能被撤销。当直接单击“撤销”按钮时会撤销最近一次的操作,用户也可以从“撤销”下拉列表中选择最近执行过的多次操作一并撤销;只有执行过“撤销”操作后,“恢复”按钮才会被激活,否则“恢复”按钮会显示为灰色。

Excel 清除单元格内容和格式

对于已经输入内容和设置了格式的单元格区域,用户可以清除单元格内容和格式,也可以只清除格式而保留内容,或者是只清除内容而保留格式。

清除全部

步骤01:选择要清除的单元格区域,如单元格J2、单元格A5:J10,如图3-56所示。

步骤02:在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“清除”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“全部清除”选项,如图3-57所示。

步骤03:此时选定的单元格区域所有的内容和格式都被清除,显示为默认的单元格效果,如图3-58所示。

清除格式

如果想要保留单元格区域的内容,而不需要已设置的格式,则可以只清除单元格区域的格式。首先在快速工具栏中单击“撤销”命令撤销上面的“清除全部”操作。

步骤01:选择要清除格式的单元格区域,如单元格J2、单元格A5:J10,如图3-59所示。

图3-56 选择要清除的单元格区域

图3-57 单击“全部清除”选项

图3-58 清除全部后的效果

图3-59 选择要清除的单元格区域

步骤02:在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“清除”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“清除格式”选项,如图3-60所示。

图3-60 单击“清除格式”选项

步骤03:此时,选定的单元格区域的边框、分数等格式被清除掉,系统以默认的格式显示,如图3-61所示。

清除内容

如果不想要内容,但希望保留格式,也可以做到。同样地,先单击快速工具栏中的“撤销”命令来撤销上面的“清除格式”的操作。

步骤01:选定单元格J2、单元格区域A5:J10,在“编辑”组中单击“清除”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“清除内容”选项,如图3-62所示。

步骤02:此时工作表中会保留单元格格式,而删除单元格内容,如图3-63所示。

图3-61 清除选定区域的格式

图3-62 单击“清除内容”选项

图3-63 只清除内容后的效果

Excel 打开“现金日记账”工作簿

启动Excel 2016后,接下来使用“文件”菜单来打开上一节中创建的最终文件“现金日记账表格”。

步骤01:在Excel窗口中单击“文件”菜单,然后单击“打开”命令,选择要打开的文件位置,这里我们选择“这台电脑”中的“桌面”选项,如图3-53所示。

图3-53 选择“桌面”

步骤02:在“打开”对话框中选择“现金日记账表格”工作簿,单击“打开”按钮,如图3-54所示。

步骤03:打开后的工作簿如图3-55所示。

图3-54 “打开”对话框

图3-55 打开的工作簿