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Excel预设了大量数据格式供用户选择使用，但对于一些特殊场合的要求，则需要用户对数据格式进行自定义。在Excel中，可以通过使用内置代码组成的规则来实现显示任意格式数字。下面介绍自定义数字格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图4-18所示。

图4-18　单击“数字格式”按钮

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，在“类型”列表中选择“自定义”选项，在右侧的“类型”文本框中的格式代码后面添加单位“元”字，在前面添加人民币符号“￥”和颜色代码“[蓝色]”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-19所示。

图4-19　自定义数字格式

提示：Excel以代码定义数值类型，代码中的“#”为数字占位符，表示只显示有效数字。0为数字占位符，当数字比代码数量少时显示无意义的0。“_”表示留出与下一个字符等宽的空格。“*”表示重复下一个字符来填充列宽。“@”为文本占位符，表示引用输入的字符。“？”为数字占位符，表示在小数点两侧增加空格。“[蓝色]”为颜色代码，用于更改数字的颜色。

步骤3：选择单元格的文字将自动添加单位“元”和人民币符号“￥”，并且文字颜色变为蓝色，如图4-20所示。

图4-20　更改数字格式

对于不同类型的数据，Excel提供了多套格式方案供用户选择使用，要使用这些数据格式方案，可以在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。下面以实现在单元格中自动输入大小中文数字为例介绍使用“设置单元格格式”对话框设置数据格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图4-15所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，单击“分类”栏中的“特殊”选项，在右侧的“类型”栏中选择数据格式的类型，如这里选择“中文大写数字”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-16所示。

图4-15　单击“数字格式”按钮

图4-16　“设置单元格格式”对话框

提示：Excel一共提供了12种类型的数字格式可供设置，用户可在“类型”列表中选择需要设置的数字类型后再进行设置。“常规”类型为默认的数字格式，数字以整数、小数或者科学记数法的形式显示；“数字”类型数字可以设置小数点位数、添加千位分隔符以及设置如何显示负数；“货币”类型和“会计专用”类型的数字可以设置小数位、选择货币符号以及设置如何显示负数。

步骤3：在指定的单元格中输入数字，Excel会自动将数字转换为大写汉字，如图4-17所示。

图4-17　数字自动转换为大写汉字

对于常见的数据类型，Excel提供了常用的数据格式供用户选择使用。在Excel 2016功能区的“开始”选项卡的“数字”组中，各个命令按钮可以用于对单元格数据的格式进行设置。对于常见的数据类型，如时间、百分数和货币等，可以直接使用该组中的命令按钮快速设置它们的格式。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：首先选择要设置数据格式的单元格，这里单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列。打开“开始”选项卡下“数字”组中的“数字格式”下拉列表，选择相应的选项指定单元格的数据格式，如选择“货币”选项，如图4-12所示。

步骤2：单元格中的数据将自动转换为设置的格式，如图4-13所示。

步骤3：如果需要为货币数据减少小数位，可在“数字”组中单击“减少小数位数”按钮，如图4-14所示。

提示：在“数字”组中，单击“会计数字格式”按钮上的下三角按钮可以得到一个下拉列表，选择相应的选项后可以在添加货币符号时在数据中添加分隔符，并在右侧显示两位小数。单击“千位分隔符”按钮，数据将被添加千位分隔符，右侧显示两位小数，多于两位小数的按四舍五入处理。单击“百分比样式”按钮，数据将以百分比形式显示，没有小数位。

图4-12　选择“货币”选项

图4-13　数据自动转换为设定的格式

图4-14　减少小数位

利用Excel程序可以建立报表、完成相关数据的计算与分析。那么在进行这些工作前首先需要将相关数据输入工作表中，根据实际操作的需要，可能需要输入多种不同类型的数据，如文本型数据、数值型数据、日期型数据等。

输入数据

在Excel中，选择单元格和单元格区域后就可以直接向其中输入数据，包括文本、数字、图表和声音等。下面首先介绍向单元格中输入数据的一般方法。

步骤1：选中需要插入数据的单元格，切换到中文输入法，通过键盘输入文字，如图4-1所示。

步骤2：按Tab键或“→”键，右侧的单元格将被选择，可以继续输入数据，如图4-2所示。

图4-1　输入文字

图4-2　继续在右侧单元格中输入数据

步骤3：按Enter键，下一行单元格被选择，按“←”键，左侧单元格被选择。在单元格中使用键盘输入日期数字“2015-7-15”后，Excel会根据输入的数字自动套用格式，如图4-3所示。

图4-3　Excel自动套用数据格式

相同数据的快速填充

在工作表特定的区域中输入相同的数据时，可以使用数据填充功能来快速输入相同的数据。如下例在输入相同产品品种时可以使用数据填充功能来快速输入。

方法一：使用“填充”功能输入相同数据。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单果粒”），选中需要进行填充的单元格区域（注意：要包含已经输入数据的单元格，即填充源）。切换至“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“填充”按钮，从打开的菜单中选择填充方向，此处为“向下”，如图4-4所示。

图4-4　进行数据填充

步骤2：数据填充后的效果如图4-5所示。

图4-5　填充效果

方法二：使用鼠标拖动的方法输入相同数据。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单果粒”），将光标定位到B2单元格右下角至光标变成十字形状“”，如图4-6所示。

图4-6　将光标定位到B2单元格右下角

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动至填充结束的位置，松开鼠标左键，拖动过的位置上都会出现与B2单元格中相同的数据，如图4-7所示。

图4-7　填充效果

有规则数据的填充

通过填充功能可以实现一些有规则数据的输入，如输入序号、日期、星期数、月份、甲乙丙丁等。要实现有规律数据的填充，需要至少选择两个单元格来作为填充源，这样程序才能根据当前选中填充源的规律来完成数据的填充。下面介绍连续序号输入的步骤。

步骤1：在A2和A3单元格中分别输入前两个序号。选中A2：A3单元格，将光标移至该单元格区域的右下角，至光标变成十字形状“”，如图4-8所示。

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动至填充结束的位置，松开鼠标左键，拖动过的位置上即会按特定的规则完成序号的输入，如图4-9所示。

图4-8　将光标移至该单元格区域的右下角

图4-9　完成序号的输入

非连续单元格数据的填充

当需要在多个非连续的单元格中输入相同的数据时，并不需要逐个依次输入。Excel 2016提供了一种快捷的输入方法，下面对这个方法进行介绍。

步骤1：按住Ctrl键单击需要输入数据的单元格，此时最后一个单元格会显示为白色，如图4-10所示。

步骤2：在最后一个单元格中输入数据后按“Ctrl+Enter”快捷键，所有选择的单元格将被填充相同的数据，如图4-11所示。

图4-10　依次选择单元格

图4-11　选择单元格填充相同的数据